Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

Приняв решение об установке  системы электронного документооборота (СЭД), руководитель компании сталкивается с непростым выбором. На российском рынке существует порядка 30 фирм-разработчиков, продающих СЭД. Есть три подхода к созданию системы:

1) продажа готовых решений (платформ или систем высокой готовности);

2) разработка с нуля (заказные разработки);

3) комбинированный подход ЭлектроОфис — доработка специфических модулей, но на базе уже готовой платформы.

Выбирая один из описанных  вариантов СЭД, их обычно рассматривают по нескольким критериям, главными из которых являются:

- соответствие программного обеспечения процессам предприятия;

- полезность решения;

- стоимость необходимого оборудования и инфраструктуры;

- стоимость лицензионного программного обеспечения;

- качество услуг консультантов по постановке задачи;

- стоимость разработки и внедрения решения;

-время обучения персонала компании использованию данного решения;

- стоимость технической поддержки и сопровождения системы;

- время, необходимое для поддержания информации в актуальном состоянии.[19 - С. 21-25]

Проведя небольшой анализ, легко понять, что и первый, и  второй вариант имеют недостатки. Так, ни одна готовая СЭД не может  в полной мере удовлетворить все нужды конкретной компании. Производитель утверждает, что с помощью уже разработанной когда-то для кого-то «коробочной» программы он сможет оптимизировать документооборот любого предприятия. Однако на деле такие внедрения часто проходят не так гладко, как хотелось бы. Кроме того, в подавляющем большинстве случаев, заказчику продается дорогая лицензия, после чего ее необходимо докупать каждый раз, когда в офисе появляется новое рабочее место. Также регулярно требуется оплачивать стоимость технической поддержки и обновлений.[36- С.38-42]

Разработка с нуля имеет  другие недостатки. Это весьма трудоемкий процесс, который требует много времени, а, следовательно, стоит дорого. Кроме того, компания понесет дополнительные расходы на установку нового программного обеспечения, покупку нового оборудования, обучение персонала (индивидуально-настраиваемые СЭД значительно отличаются от стандартных компьютерных программ, поэтому для работы с ними необходимы дополнительные навыки).

 

3. Носители электронных документов

 

В понятии электронного документа можно выделить основные составляющие информации.

В отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, без всяких следов такого вмешательства.

Носители документной  информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».[ 39]

Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком  диске компьютера. При работе в  сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они   будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим  объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. .[ 35 - С. 216-217.]

 Все документы, поступившие  в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с  номенклатурой дел подразделения  (организации в целом) на основе  стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе  – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность  документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Электронный документ может  находиться: на жестком диске компьютера; на съемном носителе; на магнитном  носителе.

Применение того или иного  электронного носителя информации определяется следующими факторами:

1. Стоимость хранения  информации – зависит прямо  пропорционально количеству документов  и стоимости хранения одного  документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.

2. Время поиска необходимой  информации. Определяется системой  индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

3. Стоимость коллективного  использования информации. Определяет  количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

4. Время передачи документа  от одного рабочего места к  другому Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным.

Основная особенность  электронного хранения состоит в  направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).[29.- С. 43-52]

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и  после того, как все документы  за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Особенно актуальным перенос  информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и т.п.).[ 38]

В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддерживающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информации и восстановление информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней обращения.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования  — бумажной или электронной —  и определяются, как уже сказано  выше, специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при  выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое  помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок  компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком  диске документов за определенный период производится их копирование на внешний  носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск - эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия - плотно упаковать, положить в сейф и т.п. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.[ 31- С. 33-38]

Если документы используются в оперативной работе, они могут  оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для  документов постоянного и долговременного  хранения является сегодня CD-R, гарантирующий  от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.

Однако документы постоянного  и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве  организаций пока еще традиционно  оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению - составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимо указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия - для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).[32 – С.132-137]

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы  учета позволяет составлять подокументные  описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.