Проблема организации хранения и уничтожения электронных документов

В организации долговременного  и постоянного хранения электронных  документов можно выделить две задачи.

1)  сохранить информационное содержание документов (их контент) с тем, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. В этом направлении имеется большой практический опыт, в том числе и отечественный – достаточно вспомнить продолжающиеся программы спасения ценно научной информации с магнитных лент, записанных в 80-е и 90-е годы.

2) сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как наиболее сложную из двух.[17- С. 36-41 ]

Сохранность целостности  и аутентичности. Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом или государственным органом и им была придана максимальная доказательная сила, необходим целый комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа. Ключевой задачей стратегии долговременной сохранности является обеспечение аутентичности и целостности документов.

Стандарты о целостности  и аутентичности. Стандарт ISO 15489, п. 7.2.2. Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

- то, что он является именно тем, чем он претендует быть;

- то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

- то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нем указано.

Стандарт ISO 15489, п. 7.2.4. Целостность  документа означает его полноту и неизменность. Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.

Сохранность электронных  документов, как правило, обеспечивают несколько служб. Отделы информационных технологий организовывают хранение и оперативный доступ к информации, решают технические проблемы хранения. Департамент ИБ видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации.  Архивную службу волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов.[ 28 – С.187-192]

С точки зрения архивного  дела основной целью является не обеспечение  сохранности отдельных документов, а сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста – от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.

Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет «бумаги» по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел – это всего лишь логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы «раскладываются по делам» виртуально, и эта логика – тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена – можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.

Разрушение контекста  может привести к потере юридической  значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в «карточке» на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.

В этой связи необходимо обратить серьезное внимание на то, что обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, потому и более хрупок.

На практическом уровне это означает, что электронная структура размещения документов по рубрикам и делам – не простой документ – он имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива месте взятым.[ 31- С. 243-249]

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы, и/или где они в настоящее время хранятся, и/или которая в настоящее время используется для доступа к ним, и/или которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать  нечитаемой. К этому может привести несколько причин. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, - например, к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или повреждают носитель, или ускоряют процесс его «старения» и деградации. Для обеспечения максимального срока службы различных типов цифровых носителей требуются различные уровни контроля параметров окружающей среды в местах хранения.

При использовании некоторых  технологий записи информации порча  данных возможна вследствие воздействия  магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.[ 21 – С.190-197]

Моральное устаревание носителей  и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически  несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей неизбежно, поскольку технологические достижения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов); изменяются конструктивные параметры устройств. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

Устаревание форматов документов – электронные документы создаются  и используются в различных форматах. Многие из них являются «закрытыми» - либо недоступны их подробные описания, либо их использование может быть затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении, поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, используемых создателями и получателями документов, выбирается небольшое число часто используемых стандартов, подходящих для целей архивного хранения.

Именно поэтому сейчас так популярны открытые форматы, которые позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания. Специалисты рекомендуют в случае необходимости сохранения электронных документов в «нестандартном» формате постараться оставить максимально подробное его описание и также само ПО.[ 28 – С. 133-138]

Среди форматов для длительного  и постоянного хранения пока что  доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, SGML, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML. Стоит отметить, что новые открытые форматы ODF и OOXML для длительного и постоянного хранения документов пока не используются.

2.2 Уничтожение электронных документов

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Данная работа ведется  в организации постоянно и  заключается в изучении документов с целью установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов согласно нормативно-методическим требованиям проводится постоянно: в процессе составления номенклатуры и формирования дел, при подготовке  законченных делопроизводством документов к передаче в архив организации, во время подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться  как самостоятельно, так и с  привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг. Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. В экспертную комиссию следует включать хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя. [ 28 – С. 237-241]

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом можно из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов требуется руководствоваться иными существующими требованиями в сфере деятельности определённой организации, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение  делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения;

- для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами. Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт.[15 – С.- 228-236]

После сдачи дел постоянного  и долговременного хранения в  архив, дела с истекшими сроками  хранения за этот же период выделяются к уничтожению.

На отобранные к уничтожению дела составляется акт. В акте указываются все дела, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Если в акт вносятся однородные дела за разные годы, то названия всех дел не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается общее количество дел.

Акт о выделении дел  к уничтожению составляется членами  Экспертной комиссии, утверждается Управляющим  делами и передается в архив Общества для рассмотрения на заседании ЭК Общества.

Отбор документов к уничтожению  и составление актов о выделении  к уничтожению производится после  составления годовых разделов сводных  описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководством Общества только после утверждения описей постоянного срока хранения. Только после этого Общество имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Подлежащие уничтожению  дела размагничиваются, опечатываются  в спец контейнер или уничтожаются. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов не допускается. Далее мы рассмотрим основные способы уничтожения электронных документов, их недостатки и преимущества.[29- С. 144-149 ]

Способ 1. Уничтожение с использованием специального программного обеспечения, которое уничтожает информацию методом перезаписи или стирания. Для более надежного уничтожения информации эта процедура проводится многократно.

Недостатки. Надежность уничтожения информации не слишком высокая, поскольку остается возможность восстановления информации высококвалифицированными специалистами в лабораторных условиях, с использованием специального оборудования и программ. Современные методы позволяют восстанавливать информацию, уничтоженную в результате многократной перезаписи, в том числе и с отдельных фрагментов носителя. Специалисты по защите информации рекомендуют проводить перезапись не менее 7 раз, а некоторые уверяют, что надежное уничтожение обеспечивает 35-кратная перезапись. Процесс уничтожения требует значительного времени даже при использовании имеющихся специальных аппаратных средств. С учетом оплаты труда квалифицированных специалистов подобная "очистка" морально устаревшего носителя для повторного использования может оказаться для организации экономически невыгодной. Если носитель неисправен или содержит нечитаемые зоны, перезапись может не справиться со своей задачей.