Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается; "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

♦          учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

♦          учета приказов о командировании;

♦          учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

♦          учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в приложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомственных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения" (см. Приложение № 10).

Учитывая особую значимость кадровой документации, 21 марта 1994г. Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1.         Рекомендовать учредителям вновь  образующихся юридических лиц, являющихся  коммерческими и некоммерческими  организациями, включать в свои  учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета  и сохранности документов по  личному составу...

2.         Рекомендовать федеральным органам  исполнительной власти, органам  исполнительной власти субъектов  Российской Федерации осуществлять  государственную регистрацию учредительных  документов на приобретение права  юридического лица при наличии  в них положений, предусмотренных  в п. 1 настоящего распоряжения".

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия или имеется бухгалтер, то бухгалтерские документы, полученные в общем потоке вместе с другими документами, после первичной обработки передаются секретарем бухгалтеру, который ведет с ними всю дальнейшую работу. Бухгалтерские документы входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации секретарем (в крупных учреждениях- в службе ДОУ). Их учет и регистрация будут проведены бухгалтером или в бухгалтерии.

Если в небольшой фирме бухгалтерский учет возьмет на себя руководитель, секретарю-референту придется в полном объеме помогать ему вести эту систему документации. В этом случае, помимо нормативно-методических документов, регламентирующих организацию общего делопроизводства, надо знать и иметь под рукой для справочной работы законодательно-нормативные акты, определяющие порядок ведения бухгалтерских документов.

 

18.Текущее  хранение документов в кадровой  службе.

В системе хранения кадровых документов можно выделить 2 вида, стадии хранения: текущее и последующее. Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осущ-тся по месту их формирования. Текущее хранение также делится на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполни-теля, который хранит их в спец-ных папках. На данных папках содержит-ся с надпись «На подпись», «Срочно»  и др, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлин-никах. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольне-нии и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).Порядок организации текущего хранения личных дел следующий: -личные дела в бумаж-ном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и проши-вают; -обложки личных дел также нумеруют, им присваивают поряд-ковый номер дела, соотв-щий общему количеству дел; -текущему хранению в отделе кадров орг-ции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и офор-мляется для передачи на архивное хранение. -Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. Текущее хра-нение кадровых документов, карто-тек, книг учета и другие осущ-тся, как правило, в помещениях кадро-вых служб организаций, которые должны быть оборудованы спец-ми шкафами или сейфами, запирающи-мися и опечатывающимися. тк работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соотв-щем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

 

19.Подготовка  дел по личному составу для  сдачи в архив

 Подготовка  дел по личному составу для  сдачи в архив организации, как  правило, осуществляется работниками  кадровой службы. Ведение подобных  обязанностей закрепляется в  их должностных инструкциях. При  этом служба документационного  обеспечения и архив данной  организации оказывают им методическую  помощь в проведении этой работы.

В том случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения. Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то эта услуга может быть оказана им на платной основе. При этом заключается договор о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства. Предметом договора, как правило, является взаимодействие сторон по подготовке дел к архивному хранению, а также по организации хранения, учета и использования архивных документов.

Не допускается приклеивать непрошитые листы документов дела, т. к. клей разрушающе действует на бумажную основу, что может привести к невосполнимой утрате текста документа

Нужно иметь в виду, что, если в ходе переплета, подшивки дела какая-то часть листов или хотя бы один лист не был захвачен переплетом, дело расшивается и переплетается заново.

Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) из дел необходимо изъять.

Нумерация листов дела

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.02. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т. е. нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенные листы (например, формата А3 или формата А2) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если имеются незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. д. Допускается также пропускать номера листов в деле. Например: 25, 27, 28, 29 и т. д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе – заверителе дела.

Например, последний номер листа дела 122, но при этом в деле имеется два литерных номера: 25а, 25б и один пропущенный номер – 26. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: “В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов – 25а, 25б; пропущенный номер листа – 26…”

Оформление обложки

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (приложение 1).

В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

 – наименование  организации;

 – наименование  структурного подразделения;

 – индекс  дела (в соответствии с номенклатурой  дел);

 – заголовок  дела;

 – дата  дела;

 – количество  листов в деле;

 – срок  хранения дела;

 – архивный  шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование.

Как быть, если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации?

В таком случае на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.

То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Что касается индекса дела, он переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

 – название  вида дела (журнал, книга, штатная  расстановка и т. п.) или разновидности  документов (протоколы, приказы, акты  и т. п.);

 – название  организации или структурного  подразделения, в деятельности которого  образовались документы дела (автор  документов);

 – краткое  содержание документов дела;

 – даты (период), к которым относятся  документы дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером

ключенных документов. В необходимых случаях он может также дополняться и другими элементами:

 – название  местности (территории), с которой  связано содержание документов;

 – ссылка  на копийность документов дела.

К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.

Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом:“Приказы с № 1 по № 236 генерального директора Общества о приеме, перемещении и увольнении работников”;“Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения Сбербанка России по алфавиту фамилий с буквы “А” по “В” за 2000 год”.Формулировка “Приказы о приеме, перемещении и увольнении” не может служить заголовком, т. к. не является полной.

В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин “дело”. Например: “Личное дело уволенного Демидова Сергея Олеговича в 2000 году”. Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.

Возможно также применение термина “документы”. Он используется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова “документы” в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: “Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Комитета к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий”.

! Работникам  кадровых служб следует обратить  особое внимание на оформление  обложек дел, содержащих лицевые  счета (расчетные ведомости) по заработной  плате. При составлении заголовка  дела необходимо указывать полностью  название структурного подразделения, работникам которого была начислена  заработная плата. Не допускается  применение таких аббревиатур, как: ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т. д., поскольку  в дальнейшем это затрудняет  поиск необходимых сведений, содержащихся  в документах.

Например, не рекомендуется формулировать заголовок дела следующим образом: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО”. Правильно: “Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела”.

Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников вредных профессий. При этом в заголовке дела необходимо указать цех (подразделение), в котором они работали.