Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

     Порядок формирования и хранения  дел наиболее полно изложен  в «Основных правилах работы  архивов организации».

     В тексте Правил условно можно  выделить две части. В первой  освещены вопросы делопроизводственные:

     - требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (раздел 3.4);

     - порядок формирования дел и  делопроизводстве (раздел 3.5);

     - организация и порядок проведения  экспертизы ценности документов  в делопроизводстве (раздел 2);

     - порядок выделения документов  к уничтожению (раздел 2.4);

     - подготовка дел к передаче  в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформления обложки  и т.д.), составление описей передача  в архив (раздел 3.6 и 3.7).

     В другой части правил подробно  раскрывается работа с документами  в архиве.

     Для кадровых служб коммерческих  организаций, не передающих документы  на государственное хра-нение, а  хранящих их у себя, правила  являются незаменимым подспорьем  в организации их архива.

     Учитывая, что службе кадров приходится  иметь дело с обращениями граждан, надо иметь и руковод-ствоваться  «Типовым положением о ведении  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан  в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

     Работникам отдела кадров достаточно  часто приходится вести переписку  как с организациями, так и  с частными лицами, отправлять  невостребованные документы, посылать  поздравления и т.п. Для правильного  оформления всех почтовых отправлений  надо иметь в отделе для  справок «Правила оказания услуг  почтовой связи», утвержденные постановлением  Правительства РФ 26.09.2000 № 725. В Правилах  изложен порядок адресования, кроме  того в них даны допустимые  размеры и вес писем и бандеролей.

     Следует обратить внимание на  п. 17 Правил о том, что «с отметкой  «Вручить лично» могут приниматься  письма с объявленной ценностью, заказные письма и заказные  почтовые карточки с заказными  уведомлениями о вручении, адресованные  гражданам на дом. Такие почтовые  отправления вручаются лично  адресату под расписку на бланке  уведомления». Это положение важно  для работника кадров в том  случае, если ему приходится вручать  сообщение, от получения которого  адресат по какой-либо причине  пытается уклониться. Например, уведомление  об увольнении, о необходимости  присутствовать в определенный  день и т.д.

     Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную  работу, надо еще иметь представление  о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

     Разработано достаточно большое  количество нормативных документов, содержащих нормы времени на  работы, выполняемые работниками  управленческого аппарата. Все они  разработаны Центральным бюро  нормативов труда. Службе кадров  полезно иметь:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. – М., 1991.

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72). – М., 1995.

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152(. – М., 1993.

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур феде-ральных органов исполнительной власти, утверждены постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г.

     Последние нормативы времени 2002 года содержат нормы времени  на работы с использованием  ком-пьютерной техники, что очень  важно для подразделений, уже  внедривших современные информационные  технологии.

     Все эти нормы рекомендуются  для применения в управленческом  аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от  форм собственности.

     Во всех нормативах времени  не только указываются виды  работ с определением норм  времени на их выполнение, но  и последовательно перечисляется  содержание работы, т.е. работа раскладывается  на со-ставляющие ее операции.

     Помимо норм времени на основные  виды работ, в указанных сборниках  всегда освещаются и вопросы  организации труда, режим труда  и отдыха, рациональное оборудование  рабочих мест, санитарные нормы.

 

6.Локальные  нормативные акты.

Локальные нормативные акты — документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации. Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации. Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации:  заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны, руководство-ваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), вкл-ми в штатное расписание организации; заключив трудовой договор с работо-дателем, работник обязан соблюдать действую-щие в организации правила внутреннего трудового распорядка; работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанав-ливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установ-ленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности; очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. порядок решения следующих вопросов: установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат; установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок; введение, замену и пересмотр в организации норм труда.   Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников; - штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должно-стные инструкции принимаются работодателем единолично;  другие локальные нормативные акты (положение о персонале) могут прини-маться с учетом мнения представи-тельного органа работников.

 

7.Документы, сопровождающие подбор персонала.

Документы, необход. при приеме на работу: Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка.  Документы воинского учета – для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву на военную службу.  Документ об образовании или квалификации (диплом, свиде-тельство об окончании курсов)  Свидетельство государственного пенсионного страхования Работодатель может потребовать: 1. Регистрация  2. Справка о зарплате с прежнего места работы. 3. Характе-ристика с прежнего места работы.  4. Медицинское заключение. Если вам нет 18 лет, согласно ТК, работодатель может потребовать, чтоб перед заключением трудового договора вы прошли медицинское освидетельс-твование. (Оплачивать его должен работодатель.) Также медсправка необходима транспортникам, пищевикам, работникам детских учреждений и т. д. 5. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

 

8.Обязательные  унифицированные формы документов  в управлении персоналом.

 Т-1 "Приказ  о приеме работника на работу"; Т-1а "Приказ о приеме работников  на работу"; Т-2 "Личная карточка  работника"; Т-2ГС (МС) "Личная карточка  гос-ого (мун-го) служащего"; Т-3 "Штатное  расписание"; Т-4 "Учетная карточка  научного, научно-педагогического работника"; Т-5 "Приказ о переводе работника на др ра-боту"; Т-5а "Приказ о переводе работ-ников на другую работу"; Т-6 "Приказ о предост-ии отпуска работнику"; Т-6а "Приказ о предоставлении отпуска работникам"; Т-7 "График отпусков"; Т-8 "Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"; Т-8а "Приказ о прекра-щении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)"; Т-9 "Приказ (распоряжение) о направ-лении работника в командировку"; Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"; Т10 "Ко-мандировочное удостоверение"; Т10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполне-нии"; Т-11 "Приказ о поощрении работника"; Т-11а "Приказ о поощрении работников". Однако при применении этих форм не обязательно их полное копирование.

 

9.Оформление  приема на работу.

1. Получение  от работника заявления о приеме  на работу.2. Ознакомление работника  с локальными норматив-ными актами  работодателя и с коллек-тивным  договором (при его наличии).3. Заключение  с работником трудового договора  и при наличии оснований договора  о полной материальной ответственности.4. Регистрация тру-дового договора  и договора о полной материальной  ответственности 5. Вручение работнику  его экземпляра трудового договора. 6. Издание приказа (распоряжения) о  приеме на работу. 7. Регистрация  приказа (распоряжения)  8. Ознакомление  работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. 9. Внесение записи о приеме  на работу в трудовую книжку. 10. Внесение сведений в книгу  учета движения трудовых книжек  и вклады-шей к ним и, при  необходимости, в приходно-расходную  книгу по учету бланков трудовых  книжек и вкладышей к ним. 11. Оформление личной карто-чки на  работника 12. Оформление лич-ного  дела работника 13. Сообщение бывшему  работодателю работника о закл-ии  трудового договора с данным  работником, если принятый работник  явл-ся бывшим гос-ным служащим  или бывшим муниципальным служащим. 14. Направление в соответствующие  военный комиссариат и (или) органы  местного самоуправления сведений  о гражданине, подлежащем воинскому  учету и принятию его на  работу.

 

10.Оформление  переводов работников.

Перевод на другую постоянную работу может осуществляться и по инициативе работника, который обращается к работодателю с соответ­ствующим заявлением (приложение 3). В сложившейся практике такой перевод обычно согласовывается с руководителями структурных подразделений – того, где в настоящее время работает работник, и того, где он желает продолжить работу в будущем, что не является обязательным. Однако если названное согласование предусмотрено правилами ведения делопроизводства в организации, на заявлении проставляются визы согласования (в нашем примере свое согласие на перевод работника подтверждают его непосредственный руководитель – главный бухгалтер и руководитель того обособленного структурного подразделения, где он намерен работать).

Достигнутое соглашение сторон трудовых отношений о переводе работника на другую работу фиксируется в изменении к трудовому договору (приложение 4), где отражаются все новые условия, связанные с работой по другой должности, в другом структурном подразделении, в другой местности.

Как правило, если организация имеет обособленное структурное подразделение, руководитель последнего имеет полномочия осуществлять прием и увольнение работников. В этом случае кадровое делопроизвод­ство ведется децентрализованно – отдельно в головной организации и отдельно в обособленном структурном подразделении. При такой организации делопроизводства работодателю в специальных локальных нормативных актах (например, в Инструкции по кадровому делопроизводству) следует закрепить порядок передачи документов между подразделениями, определить лиц, ответственных за оформление различных кадровых ситуаций, и др. Если же кадровое делопроизводство ведется только в головной организации, то передавать документы работников в обособленные структурные подразделения не требуется.

В приведенном примере предложен такой вариант: дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе на другую работу подписываются руководителем организации, записи в трудовую книжку работника и личную карточку Т-2 оформляются кадровой службой головной организации, затем документы работника передаются в филиал для последующего хранения и оформления.

Перевод на другую работу во всех случаях оформляется приказом работодателя (руководителя организации), изданным на основании дополнительного соглашения к трудовому договору (приложение 5). В таком приказе необходимо отразить, что структурное подразделение является обособленным и расположено в другой местности.

Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) (приложение 6) и его личную карточку (форма Т-2) (приложение 7) для ознакомления под роспись.

В том случае, когда на работника ведется личное дело, в него подшивается заверенная копия приказа о переводе. В дальнейшем личное дело вместе с другими документами работника передается в обособленное структурное подразделение.

В следующем номере мы рассмотрим перевод на другую работу внутри обособленного структурного подразделения, а в № 9 – перевод из одного подразделения в другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Пример оформления представления о переводе работника на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение

 

Приложение 2

Пример оформления предложения работнику перевода на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение

 

Приложение 3

Пример оформления заявления работника о переводе на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение

 

Приложение 4

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение

 

 

Приложение 5

Пример оформления приказа о переводе работника на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение (форма № Т-5)

 

Приложение 6

Пример внесения записи в трудовую книжку работника о переводе на другую постоянную работу в обособленное структурное подразделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 7

Пример оформления раздела III личной карточки работника (форма №Т-2) (извлечение)

 

11.Документирование  поощрений сотрудников организации.

Поощрение - это публичное признание результатов труда работников. В соотв-ии с ТКРФ бывают след. виды поощрений: а) моральные (объявление благодар-ности, почетные грамоты, награжде-ние именным подарком); б) матери-альные: премия, ценный подарок. Могут быть предусмотрены и др виды поощрений (выдача денежной премии к отпуску, внесение в книгу почета предприятия, выделение квартиры и тд), что закрепляется коллективным договором и прави-лами внутреннего распорядка. При оформлении поощрений руководи-тель структурного подразделения готовит докладную записку, которая называется представление, с обосно-ванием необходимости поощрения сотрудника. На основании представ-ления издается приказ, распоряже-ние формой Т11, Т11-А или свобод-ной формы. Приказ выдается сотруд-нику под личную подпись. Данные о поощрениях вносятся в личную кар-точку Т2 и трудовую книжку сотруд-ника. В трудовую книжку вносится в соотв с ведением трудовой книжки. Записи о премиях предусм-тся систе-мой оплаты труда или выплачивае-мых на регулярной основе в трудо-вые книжки не вносится. Запись о поощрениях в труд книжку вносятся в течении недельного срока с момента издания указа о поощрении.