Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

 

12.Оформление  дисциплинарных взысканий в организации.

Прежде чем наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, совершенный проступок должен быть правильно оценен по степени тяжести. За каждый проступок может быть применено не более одного взыскания.  Срок действия дисциплинарного взыскания — один месяц со дня совершения дисципли-нарного проступка сотрудником.Для наложения на сотрудника дисцип-го взыскания работодателем сост-ся приказ о дисцип-ом взыскании. Составляется в свободной форме и в распорядительной части документа должны содержаться следующие реквизиты: вид нарушения, время совершения проступка или время его обнаружения, документы, на базе которых был издан приказ о взыскании, а также вид взыскания.  Визируется приказ руководителем предприятия или его структурного подразделения и отдается для ознакомления провинившемуся работнику. Приказ о наложении взыскания издается в одном оригинальном экземпляре, который подшивается в наряд, и двух копий, одна из которых передается в личное дело, другая — работнику.

 

13.Оформление  и виды отпусков.

ТК РФ предусматривает следующие виды отпусков: Ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный). Отпуск без сохранения заработной платы. Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск). Отпуск по уходу за ребенком. Работнику предостав-ляется право использовать отпуск за каждый рабочий год (12 месяцев), исчисляемый с первого дня работы в данной организации. Документы для оформления отпуска: График отпусков. Заявление о предостав-лении отпуска. Приказ о предостав-лении отпуска. Заявление о предос-тавлении отпуска по уходу за ребенком. Приказ об отзыве работника из отпуска. При оформлении отпуска необходимы: график отпусков, заявление сотрудника, приказ/распоряжение, личная карточка, лицевой счет, записка расчет о предоставлении отпуска сотруднику.

14.Документирование  командирования.

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы: – служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). – приказ (распоряжение) руковод-ля о направлении работника в ком-вку. – командировочное удостоверение  (по форме № Т-10). Данный доку-мент нужно оформлять только при направлении работника в коман-дировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправите-льственные соглашения.  По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт. Дооформить нужно следующие документы: команди-ровочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансово-му отчёту работника ряд других документов, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т.д. Работ-нику, направленному в командиро-вку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним отно-сятся: расходы по проезду; расходы по найму жилья; суточные; другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.

 

15.Документирование  увольнения сотрудников.

Прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя. С приказом  работодателя о прекращении трудо-вого договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требо-ванию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указан-ного приказа . В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе произво-дится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключе-нием случаев, когда работник факти-чески не работал, но за ним, в соотв-ии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работ-нику трудовую книжку и произвести с ним расчет. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

 

16.Трудовые  книжки и работа с ними.

Все записи в тк производятся без сокращений. Необходимо писать полностью: пункт, статья Трудового кодекса Российской Федерации, приказ (его номер, дата). Записи должны производиться аккуратно. В тк вносятся сведения: - о времени военной службы - о времени обуче-ния на курсах и в школах по повыш-ению квалификации, по переквали-фикации и подготовке кадров". вносятся следующие сведения о работнике: -фамилия, имя, отчество; -дата рождения 06.10. 1972;- образо-вание; - профессия, специальность. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Присут-ствие записи об образовании в тру-довой книжке нового образца обяза-тельно.  Возможно внесение записи о неоконченном образовании соот-ветствующего уровня  на основе зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения. После указания даты заполнения тк работник своей под-писью на первой странице (титуль-ном листе) трудовой книжки заве-ряет правильность внесенных све-дений. Первую страницу (титульный лист) тк подписывает лицо, ответст-венное за выдачу тк, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудо-вая книжка заполнялась впервые.  В случае неправильного первичного заполнения тк исправления не допус-каются, бланк считается испорчен-ным (аннулированным) и подлежит уничтожению. Порядок заполнения сведений о работе в тк следующий. 1. Сначала в графе 3 раздела «Све-дения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации (в соот-ветствии с ее учредительными доку-ментами), а также сокращенное наименование организации (при его наличии). 2. Далее под этим заголов-ком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. 3. в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное под-разделение организации с указанием его конкретного наименования, наи-менования должности, специальнос-ти, профессии с указанием квалифи-кации. 4. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, соглас-но которому работник принят на ра-боту. Наименования профессий и должностей должны строго соотв-ть штатному расписанию. Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указы-ваются. Также не указывается, при-нят работник по срочному трудово-му договору или на неопределенный срок. Все сведения о работе в тк нумеруются и датируются. Датами записей явл соотв  даты приема на работу, перевода, увольнения, указанные в приказах работодателя по личному составу. Если присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом производится соотв-щая запись. Отмечается в тк  и установ-ление работнику второй и последую-щей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

 

17.Работа  с кадровыми документами.

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. К сожалению, из-за некомпетентности секретари иногда не придают должного значения этому участку работы. Вместе с тем именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В задачи секретаря не входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу. Это делает руководство или специально выделенные сотрудники. Но оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок, если нет специального работника по кадрам, выполняет секретарь (секретарь-референт).

Для правильного ведения кадровой документации секретарю необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

•          Комментарий к Кодексу законов о труде РФ (с изменениями и дополнениями);

•          Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми документами хорошо расписана в "Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров".

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но фирма может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые-справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее-указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

♦          лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

♦          в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

♦          сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

 Секретарь  или работник, оформляющий прием  на работу, проверяет правильность  изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными  документами.

К анкете прилагаются:

♦          копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

♦          фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТ РФ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

 

Примерная форма трудового договора (контракта)

 

1. Предприятие (организация)

(наименование)

в лице и        

(должность, ф.и.о.) именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин

(ф.и.о.)

именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем.

 Указываются  основные характеристики работы  и требования куров-ню их выполнения; по объему их производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), уровню  выполнения норм и нормированных  заданий, соблюдению правил по  охране труда, выполнению смежных  работ в целях обеспечения  взаимозаменяемости.

При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства.

  2. Работник

(ф.и.о.)

принимается на работу      

(наименование  структурного подразделения предприятия) по профессии, должности

квалификации

(полное наименование  профессии, должности) (разряд, квалификационная  категория)

3.         Договор является: договором по  основной работе

договором по совместительству (нужное подчеркнуть)

4.         Вид договора:

-          на неопределенный срок (бессрочный)

-          на определенный срок

(указать  причину заключения срочного  договора)

8. Предприятие  обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного  и эффективного труда, оборудовать  рабочее место в соответствии  с правилами охраны труда и  техники безопасности, своевременно  выплачивать обусловленную договором  заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации  производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.

- на время  выполнения определенной работы

(указать, какой)

5,         Срок действия договора.  Начало  работы

Окончание работы 

6.         Срок испытания:  

а) без испытания

б)       

(продолжительность  испытательного срока)

7. Работник  должен выполнять следующие обязанности: