Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

X На практике  нередко можно встретить такие  заголовки дел на обложках: “Зарплата”, “Травматизм”, “Аттестация” и  т. п. Подобные определения никакого  отношения к заголовку дела  не имеют. Нет такого вида дела  или разновидностей документов. Применение таких формулировок  является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается

В заголовках дел, содержащих копии документов, дается ссылка на их копийность. Например: “Приказы № 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии”.

Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).

К распорядительным документам, в т. ч. по личному составу, относятся приказы и распоряжения;

к информационно-справочным – протоколы, акты, книги (журналы)

Датой дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 5 июня 2003 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя.

Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, или номенклатурой дел организации, после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя: № фонда, № описи, № дела, № связки (коробки).

Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то его номер будет “1”.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка – запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. к. она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Приложение 1

Подготовка документов по личному составу для сдачи в архив

 

20.Экспертиза  ценности документов по личному  составу.

Экспертиза ценности документов по личному составу с отметкой "ЭПК" проводится по истечении срока их хранения. Экспертиза проводится как в самой организации, осуществляющей хранение документов, образующихся в ее деятельности, так и в государственном архиве, в который поступили документы по личному составу в связи с ликвидацией организации. Отбор документов на постоянное хранение проводится в соответствии с критериями экспертизы ценности документов по личному составу. В государственном архиве, осуществляющем хранение документов ликвидированных организаций, экспертиза ценности проводится в отношении всех дел и документов, сроки хранения которых истекли. Для упрощения процедуры экспертизы ценности документов в организациях можно использовать метод выборочного отбора. Этот метод применим для отбора на государственное хранение личных дел работников массовых профессий. Рекомендуется в государственных архивах составить в отраслевом разрезе перечень организаций, предприятий из состава источников комплектования государственных архивов, от которых возможен прием личных дел работников массовых профессий на государственное хранение. Для составления перечня использовать метод группового выборочного приема по каждой из представленных в списке отраслей. Критерием выбора организации является масштабность ее деятельности. На документы, отобранные в ходе экспертизы на постоянное хранение, составляется опись дел по личному составу постоянного срока хранения. Описи дел по личному составу постоянного хранения, составленные по результатам экспертизы документов, как в государственном архиве, так и в организации, представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета. Документы, не подлежащие постоянному хранению и с истекшими сроками, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Уничтожение документов производится в установленном порядке.

 

21.Обработка  дел по личному составу

 Обработка  дел по личному составу имеет  свою специфику. При подготовке  к архивному хранению на каждого  уволенного может быть оформлено  самостоятельное дело. Индивидуальные  личные дела небольшие по объему, рационально объединять в одно  дело, не превышающее 250 листов. В  этом случае отдельные личные  дела сшиваются вместе по году  увольнения. Внутри дела они располагаются  в строгом алфавите фамилий  и отделяются друг от друга  чистым листом бумаги с указанием  на нем фамилии, имени и отчества  лица, на которое заведено личное  дело. К объединенному делу составляется  внутренняя опись включенных  в него личных дел с перечислением  по алфавиту фамилий, имен и  отчеств и указанием соотв-щих  страниц в деле, где сгруппированы  документы на одно лицо. На  архивное хранение передаются  и трудовые книжки. Трудовые книжки  хранятся в строгом алфавите  фамилий. Каждая трудовая книжка  является самостоятельно хранящейся  единицей и в дела не подшивается. Многие документы по личному  составу имеют длительный срок  хранения и подлежат особому  учету. Чаще всего ведутся журналы, которые сдаются в архив вместе  с делами: - учета приказов о  приеме, переводе, увольнении;- учета  приказов о командировании;- учета  трудовых книжек и вкладышей  к ним;- учета личных дел. Журнал  учета приказов по личному  составу ведется по годам и  является документом долговременного  хранения (75 лет). Журнал регистрации  приказов о командировании ведется  по годам и имеет срок хранения 5 лет. Журналы учета трудовых  книжек и личных дел имеют  срок хранения 75 лет. Все кадровые  документы, имеющие кратковременный  срок хранения (до 10 лет), могут быть  уничтожены по истечении одного  календарного года после окончания  срока их хранения. В уставы  создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению её сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

 

22.Составление  описей и сдача дел по личному  составу в архив.

Составление описи

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Архивные описи составляются отдельно: на дела по личному составу, на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10-ти лет); дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (следственные дела, судебные дела, научные отчеты).

Отдельная архивная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении архивные описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивной организации. По этим описям документы передаются в архив. Архивные описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Архивные описи дел структурных подразделений составляются архивной организацией по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Статьи описи дел структурного подразделения включают в себя следующие элементы:

1. Порядковый  номер дела (тома, части) по описи;

2. Даты дела (тома, части);

3. Индекс  дела (тома, части);

4. Заголовок  дела (тома, части); полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела.

5. Количество  листов в деле (томе, части);

6. Срок хранения  дела.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Сдача дел в ведомственный архив

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно, Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см, Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, «Основные правила ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел «централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы, «представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность», составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы.

 

23.Документирование  приема на государственную гражданскую  и муниципальную службу.

В перечень документов, которые гражданин должен предъявить при приеме на государственную гражданскую службу, входят:

– заявление с просьбой о принятии на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;