Шпаргалка по дисциплине "Документационное управление персоналом"

– собственноручно заполненная анкета;

– паспорт;

– трудовая книжка (кроме впервые поступающих на работу);

– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);

– свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН);

– документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

– документ об образовании;

– сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (для должностей, перечисленных в Указе Президента РФ от 18 мая 2009 г. № 557).

Основание – часть 2 статьи 26 и часть 1 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

В отдельных случаях можно предусмотреть необходимость представления других документов (с учетом условий прохождения гражданской службы) (ч. 3 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Например:

– страховой медицинский полис обязательного медицинского страхования;

– фотографии;

– решения о поощрении (награждении);

– документы о дополнительном образовании;

– документы о прохождении государственной службы другого вида (военной, правоохранительной).

Ситуация:  может ли гражданин России при приеме на государственную гражданскую службу предъявить не паспорт, а другой документ, удостоверяющий личность (например, удостоверение личности военнослужащего и т. д.)

Нет, не может.

В перечне документов, которые гражданин должен предоставить для заключения служебного контракта, прямо указан паспорт (п. 3 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). При этом законодательство о гражданской службе не предусматривает возможности представить другой документ, удостоверяющий личность.

Исключение составляет случай, когда вместо утерянного (похищенного) паспорта гражданин предъявляет временное удостоверение личности. Подробнее об этом см. Как оформить прием гражданина на государственную гражданскую службу.

Ситуация:  можно ли отказать в приеме на государственную гражданскую службу гражданину России, у которого утерян (украден) паспорт

Ответ на данный вопрос зависит от того, может ли гражданин представить временное удостоверение личности.

При заключении служебного контракта гражданин должен представить ряд документов, в том числе паспорт (п. 3 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

В случае утраты или хищения новый паспорт выдается гражданину:

– в течение 10 дней со дня подачи всех необходимых документов, если утраченный (похищенный) паспорт выдавался этим же подразделением ФМС России;

– в течение двух месяцев со дня подачи всех необходимых документов, если утраченный (похищенный) паспорт выдавался другим подразделением ФМС России.

Об этом сказано в пункте 16 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 7 декабря 2009 г. № 339.

На время оформления паспорта гражданину может быть выдано временное удостоверение личности (п. 41 Административного регламента, утвержденного приказом ФМС России от 7 декабря 2009 г. № 339). Именно его гражданский служащий может предъявить при приеме на службу в качестве документа, заменяющего паспорт.

Если гражданин не сможет представить паспорт или временное удостоверение личности, государственный орган вправе отказать ему в приеме на гражданскую службу. Обосновать отказ можно тем, что претендент не предъявил документы, предусмотренные частью 2 статьи 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Ситуация:  можно ли принять на государственную гражданскую службу гражданина России, у которого нет свидетельства о присвоении ИНН

Нет, нельзя.

Свидетельство о присвоении индивидуального налогового номера (ИНН) прямо поименовано в части 2 статьи 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ как документ, необходимый при заключении служебного контракта. Поэтому предъявление гражданином ИНН является обязательным условием его приема на гражданскую службу.

Ситуация:  можно ли отказать в приеме на государственную гражданскую службу гражданину, у которого нет страхового пенсионного свидетельства

Нет, нельзя.

При заключении служебного контракта гражданин должен предъявить страховое пенсионное свидетельство (п. 5 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Однако свидетельства может не быть, если гражданин поступает на работу (службу) впервые или если он потерял этот документ.

В первом случае государственный орган обязан самостоятельно оформить страховое свидетельство назначенному гражданскому служащему (п. 2 ст. 7, ст. 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

При потере страхового пенсионного свидетельства гражданин должен в течение месяца обратиться с заявлением о восстановлении свидетельства в отделение Пенсионного фонда РФ по местожительству. В течение месяца со дня подачи такого заявления ему должны оформить дубликат страхового свидетельства застрахованного лица. Такой порядок восстановления страхового пенсионного свидетельства указан в пунктах 5, 6 статьи 7 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и пункте 22 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

С представленных документов снимите копии и приобщите их к личному делу гражданского служащего. Там же должен находиться экземпляр служебного контракта, приказ о приеме на службу и все последующие приказы, касающиеся гражданского служащего (п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

При приеме на службу:

– представитель нанимателя издает приказ о приеме на службу;

– гражданский служащий пишет заявление;

– гражданский служащий и представитель нанимателя заключают служебный контракт.

Ситуация:  кто осуществляет полномочия представителя нанимателя при заключении служебного контракта с гражданскими служащими, назначаемыми на должность Правительством РФ

При заключении служебного контракта с такими гражданскими служащими полномочия представителя нанимателя исполняют:

– федеральные министры – в отношении федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности заместителей соответствующего федерального министра и руководителей федеральных служб (агентств), подведомственных данному федеральному министерству;

– заместитель Председателя Правительства РФ (руководитель Аппарата Правительства РФ) – в отношении замещающих должности руководителей государственных комитетов, федеральных служб (агентств), руководство которыми осуществляет Правительство РФ, а также в отношении федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности в Аппарате Правительства РФ;

– руководители государственных комитетов, федеральных служб (агентств), руководство которыми осуществляет Правительство РФ, – в отношении заместителей руководителей этих государственных комитетов, федеральных служб (агентств).

Такие правила установлены в пункте 1 постановления Правительства РФ от 21 апреля 2006 г. № 230.

Заключение и прекращение служебного контракта с указанными федеральными государственными гражданскими служащими осуществляются на основании решений Правительства РФ (п. 2 постановления Правительства РФ от 21 апреля 2006 г. № 230).

Заявление о приеме на гражданскую службу составляется в произвольной форме.

Ситуация:  обязательно ли требовать у гражданина (гражданского служащего) заявление о приеме на государственную гражданскую службу

Да, обязательно.

Заявление прямо поименовано в перечне документов, которые гражданин должен предъявить при заключении служебного контракта (п. 1 ч. 2 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Поэтому оформление заявления является обязательным условием его приема на государственную гражданскую службу.

Служебный контракт заключается на основании приказа государственного органа о назначении на должность гражданской службы (ч. 1 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, п. 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 1 февраля 2005 г. № 112).

Служебный контракт составьте в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. Оба экземпляра должны быть подписаны сторонами – гражданским служащим и представителем нанимателя. Такие правила установлены в части 8 статьи 24 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

При составлении служебного контракта используйте примерную форму, утвержденную Указом Президента РФ от 16 февраля 2005 г. № 159. В служебном контракте должны быть указаны существенные условия, предусмотренные частью 3 статьи 24 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. В частности, наименование замещаемой должности, дата начала исполнения должностных обязанностей, условия оплаты труда, виды и условия медицинского и социального страхования гражданского служащего, права и обязанности сторон и т. д.

Ситуация:  нужно ли вести нумерацию служебных контрактов

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Обязательные сведения, которые должен содержать служебный контракт, перечислены в части 3 статьи 24 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. К числу обязательных сведений номер служебного контракта не относится.

Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию служебных контрактов (например, форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) служебным контрактам.

Кроме того, вышестоящий орган может рекомендовать подведомственным органам ведение нумерации служебных контрактов. Например, такие рекомендации даны для территориальных органов ФАС России в пункте 3.5 Инструкции, утвержденной приказом ФАС России от 4 февраля 2008 г. № 23.

Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому государственный орган вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер служебного контракта состоит из собственного номера контракта и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, служебному контракту, заключенному в марте 2009 года, присваивается номер 16/03, где 16 – порядковый номер контракта, 03 – месяц заключения контракта).

Такие разъяснения даны в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0 относительно трудовых договоров, однако они применимы и к порядку оформления служебных контрактов (ст. 73 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ч. 7 ст. 11 ТК РФ).

«Главбух» советует

При приеме гражданина на государственную гражданскую службу в служебном контракте укажите конкретную сумму должностного оклада, а не пишите фразу «согласно штатному расписанию».

Если сделать отсылку к штатному расписанию, оно станет неотъемлемой частью служебного контракта. В таком случае придется знакомить гражданского служащего под подпись с этим документом и со всеми изменениями в нем. Кроме того, возникнут сложности с оформлением приказа, поскольку строки формы № Т-1 «с тарифной ставкой (окладом)», «надбавкой» рассчитаны именно на запись цифрами. То же самое касается и формы № Т-1а.

Ситуация:  имеет ли законную силу служебный контракт, если на нем не стоит печать государственного органа

Нет, не имеет.

Примерная форма служебного контракта, утвержденная Указом Президента РФ от 16 февраля 2005 г. № 159, предусматривает место для печати. Поэтому печать государственного органа при заключении служебного контракта обязательна.

Назначение гражданского служащего на должность оформите приказом, на основании которого заключается служебный контракт (ч. 1 ст. 26 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Приказ о приеме на гражданскую службу можно оформить по унифицированной форме № Т-1. Если государственный орган одновременно примет нескольких государственных гражданских служащих, то удобно сделать приказ по списочной форме № Т-1а. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

После издания приказа и заключения служебного контракта в трудовой книжке гражданского служащего сделайте запись о приеме на службу.

После того как заполнена трудовая книжка, оформите личную карточку по форме № Т-2ГС(МС), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, государственный орган, как и любая организация, обязан вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этот документ внесите сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. При этом укажите серию и номер каждого бланка.

Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В этой книге зарегистрируйте как вновь выданные трудовые книжки, так и книжки, принятые от гражданских служащих (сотрудников) при поступлении на службу (работу). При этом также укажите серию и номер каждого документа. Подробнее об этом см. Как учитывать и хранить трудовые книжки.

Пример оформления документов при приеме гражданского служащего в государственный орган

По результатам конкурса Территориальный орган Федерального агентства исследований и разработок принял на должность федеральной государственной гражданской службы ведущего специалиста-эксперта отдела общего обеспечения А.С. Кондратьева.

Кондратьев написал заявление и представил следующие документы:

– анкету;

– паспорт;

– трудовую книжку;

– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

– свидетельство о присвоении ИНН;

– военный билет;

– диплом высшего профессионального образования;

– фотографии;

– полис обязательного медицинского страхования;

– медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

– справку о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности федеральной государственной гражданской службы.

Представитель нанимателя в лице руководителя Территориального органа А.В. Львова издал приказ о назначении на должность и заключил с Кондратьевым служебный контракт.

 

24. Документирование перевода государственных  гражданских и муниципальных  служащих на другую работу.