Шпаргалка по "Документоведение"

Дисциплина «Документоведение»

 

1. Понятия «ценность документа» и «экспертиза ценности». Принципы и критерии экспертизы ценности документа.

Ценность документа – информационные возможности документа обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении приказом руководителя, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В крупных организациях имеющих подведомственные учреждения, создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

оформление дел;

составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев и принципов их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их  на государственное хранение.

Критерии экспертизы ценности:

- оценка происхождения документа (автор);

- оценка содержания документа (значение  содержания документа);

- оценка внешних особенностей  документа (какая бумага, чернила, печатные  или рукописные, общее состояние  документа).

Экспертиза ценностей документа:

производится в делопроизводстве организации;

1.в архиве организации;

2. в гос. архиве.

Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Экспертиза ценности документов в учреждении на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры  дел;

- в процессе формирования дел  и проверке правильности отнесения  документов к делам;

- при подготовке дел к передаче  в архив учреждения.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

 

3. Особенности составления и оформления телеграмм и телефонограмм.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Включает в себя:

Служебный заголовок

Указание на категорию телеграммы

Отметка о виде телеграммы

Телеграфный адрес получателя, полный или условный

Текст (содержание телеграммы)

Регистрационный номер,

дата регистрации

Подпись

Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

1. простая или обычная (максимальный срок прохождения между пунктами, имеющими телеграфную связь - не более 10 часов)
2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)
3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)
4. правительственная
5. международная.

Виды телеграмм:

По России

1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)
2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)
3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)
4. уведомление телеграфом
5. уведомление телеграфом срочное
6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

- исходящий регистрационный номер  отправляемой телефонограммы;

- наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего  телефонограмму;

- подпись лица, принявшего телефонограмму,

- входящий регистрационный номер  полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограммы целесообразно использовать специальные бланки. Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его Телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая за исключением подписи..

2. Документы, создаваемые  в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня—это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об"

Список участников - это второй документ, который должен подготовить секретарь.

список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим совещание ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, секретарь приступает к оповещению участников. Оповещение может быть проведено двумя способами; письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону).

Если для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение.

Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные формы связи - факс или компьютерная почта. В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адресата.

Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Большинство крупных совещаний проводятся в организации по плану, поэтому можно заранее продумать комплекс мер по их подготовке. Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, ему необходим доклад. К плановым совещаниям и заседаниям необходимо также оповестить участников при помощи телефонограмм, приглашений. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовиться и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты:

- вид документа;

- номер и дату;

- место составления;

- заголовок к тексту.

Бывают: развернутые (полные) и краткие. Развернутые содержат не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ…заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих (фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество) и излагается повестка дня.