Шпаргалка по "Документоведение"

Выводы – такие формы подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объемом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями. Выводы не нумеруют. Они могут иметь тематические заголовки, приложения и сноски.

Анкета – разновидность таблицы, способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов.

При составлении документа в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

В унифицированной системе документации на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Представление о трафаретизированном варианте оформления документа дают унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате (приказы, штатные расписания, личные карточки, графики отпусков, командировочные удостоверения и др.).

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации.

 

21. Какие реквизиты входят  в типовой формуляр приказа? Требования  к тексту распорядительных документов.

Типовой формуляр – это совокупность реквизитов для определенного типа документов.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, в данном случае «ПРИКАЗ».

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города (если имеет на это право))

- эмблему организации или товарный  знак (знак обслуживания) (не допускается  размещение на бланках одновременно изображения Герба и эмблемы)

- наименование выше стоящей  организации (если она имеется)

- наименование организации (предприятия)

- наименование вида документа (ПРИКАЗ)

- дату 

- номер 

- место составления или издания 

- заголовок к тексту 

- текст 

- гриф согласования, визы 

- подпись. 

Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения).

Текст приказа состоит, как правило, из 2 частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа (могут быть нормативные документы, производственная необходимость, решения Советов директоров и т.д.) Как правило, текст констатирующей части начинается словами: «В связи», «В соответствии», «В целях» и др.. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После него ставится двоеточие. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, последовательной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.

В последнем пункте приказа указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

Каждый пункт приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения (срок не указывают, если задание носит постоянный характер). Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. В приказах по основной деятельности не следует приводить указаний, касающихся кадровых вопросов.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа в нижней его части. Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Ответственный за составление приказа после его издания организует ознакомление с его содержанием сотрудников, при необходимости ксерокопирует, заверяет простой печатью и раздает исполнителям.

При отсутствии необходимости ознакомления сотрудников со всем приказом, делается выписка из него. Часть постоянных реквизитов при этом опускается. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под роспись.

Распоряжения и решения составляются и оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть:

 распоряжения начинается словом  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)», напечатанным  прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжения эти слова опускаются, указывая только действие, например: всем сотрудникам пройти инструктаж. Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение осуществляющее контроль за исполнением распоряжения;

решения  начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»), которые печатаются без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля. Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты, Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.

 

22.Порядок подписания документа. Требования к оформлению реквизита «подпись». Оформление реквизита  «оттиск печати». На каких документах проставляется гербовая печать?

Подписание, или утверждение официального документа – очень важный этап в работе с ним. Подписание документа означает официальное удостоверение документа (скрепление его подписью должностного лица). Существует такой термин как дата официального документа – т.е реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Право подписи предоставляется определенным лицам и закрепляется в уставе предприятия, положения, должностной инструкции и т.п. От имени организации документы подписывает, как правило, директор или его заместители (в соответствии с приказом о распределении обязанностей, или должностной инструкцией, или инструкцией по делопроизводству). Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия, главные бухгалтеры.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

В целях сокращения количества применяемых форм документов, министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке). Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Оформление такого реквизита как подпись и его право оговаривается в учредительных документах (право подписи).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей (представителями различных организаций их должности) их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Оттиск печати удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документах, применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных и финансовых документах. Оттиск печати проставляется на подлинных документах удостоверяющих права должностного лица, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (уставы, положения), гарантийные письма и др.

Если печатей несколько (гербовая и простая), перечень документов, заверяемых каждой из них, устанавливается Инструкцией по делопроизводству конкретной организации (Положением). Простые печати могут быть любой формы и размера (для ОК, канцелярии) как правило, делаются для заверения копий документов.

Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Гербовая печать проставляется на (в ГСДОУ есть Перечень документов на которых проставляется герб. печать):

Акты; Архивные справки; Архивные копии; Доверенности; Договоры; Заключения и отзывы; Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Командировочные удостоверения; Нормы расхода; Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); Соглашения; Справки; Удостоверения; Уставы организаций; Штатные расписания и т.д.

 

23Дайте определение понятия  «объем документооборота». Опишите  методику подсчета объема документооборота.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – документопотоков: поток поступающих в учреждение документов (входящий поток), поток отправляемых документов (исходящий) и поток внутренних документов. Каждый из потоков характеризуется определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов.  Количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) в сумме составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационной службы, выбора типов и количества средств механизации и автоматизации обработки информации, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Сопоставление объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно выявить тенденцию его увеличения и выработать меры по сокращению числа документов.

Ежедневному количественному учету подлежат без исключения документы: поступившие (в том числе нерегистрируемые) и отправляемые – при обработке в экспедиции, внутренние документы – по месту регистрации или составления. Подсчет документов фиксирует по потокам в учетной таблице в разрезе видов документов и групп корреспондентов. Количество указывается дробью, в которой числитель отражает число основных документов, а знаменатель – число экземпляров (копий) документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.