Шпаргалка по "Документоведение"

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- подпись (указывают наименование  должности, проставляют личную подпись  и расшифровывают ее);

- печать (если нужно);

- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);

- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);

Название вида документа - письмо - не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- сопроводительное письмо;

- письмо-извещение;

- письмо-приглашение;

- письмо-подтверждение;

- другие виды писем.

 

6. Способы документирования  и их развитие.

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин “документирование” и определение этого понятия стандартизованы. Согласно “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (М., 1998. С.2)”, документирование - это “запись информации на различных носителях по установленным правилам”. В свою очередь, правила документирования определяются как “требования и нормы, устанавливающие порядок документирования”. Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.

Различают следующие способы документирования: текстовое документирование, фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, техническое документирование.

Текстовое документирование:

- слово (можно забыть и ограниченно  расстоянием)

- предметные письма (различное трактование)

- узелковое письмо «кипу» (появляется  у индийских племен (сложная технология) – веревочки разного цвета  и на них завязываются узелки разной формы и на разных расстояниях)

- настоящая письменность (возникает  в сфере искусства - человек пытается, передать информацию, зарисовав какие-то явления).

Письменность прошла несколько степеней развития:

1. пиктографическое письмо (письмо в картинках VIII–VI тыс. до н.э., передает целые сообщения, не расчленяя их на отдельные слова (сложность передачи абстрактных явлений)).
2. логографическое письмо (каждый знак означает слово – образцы этого письма дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья).
3. слоговое письмо (каждый знак равен слогу – это корейская и японская письменность, письмо Майя и т.д.). Древнейшее слоговое письмо – это шумерская письменность.
4. буквенно-звуковое письмо делиться на:

- консонантно-звуковое (передаются  только согласные)

- вокализовано-звуковое (передает  и гласные и согласные).

Наибольшее распространение имеет теория происхождения буквенно-звукового письма у финикийцев. От финикийцев его заимствуют греки, а от греческого алфавита ведут свое происхождение практически все остальные буквенно-звуковые алфавиты мира. На ее основе создается латинская письменность.

В России славянская письменность имеет свои особенности: В Древней Руси существует письменность в виде черт и резов, после появляется протокирилловское письмо. Затем письменность Кирилла и Мифодия, которые создают кириллицу.

Материалы для письма: камень, глина, дерево, папирус (Др. Египет), пергамент (г. Пергам, Азия, из кожи молодых животных), береста. Самое распространенное – бумага (изобрели в Китае, примерно в XIIв.) В 1716г Петр1 основал крупную бумажную мануфактуру в с. Красном, Петербургской губернии.

Орудия для письма: спец палочки, камышовые кисточки, перья. В 1830г – патент на металлическое перо. В 1940г изобретена шариковая ручка. В нач XVIIIв получен патент на пишущую машинку.

Фотодокументирование. В 1826г – франц. Художник Ньефс сделал 1 фотоснимок. В 1839г – признание франц академии обнародуют изобретение.  1 снимки называли дагерротипы. Под фотографией раньше понимали совокупность процессов получения изобретения на светочувствительном материале (светопись). Сейчас используется цифровая, без участия хим элементов. Фотодокумент, по сравнению с текстовым, имеет огромное преимущество, он возникает в момент и на месте событий, что придает ему большую ценность. Изобретение цифровой фотографии привело к подделкам, ее легко уничтожить.

Кинодокументы. Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных изображений, отражающих события или явления в движении. Кинодокумент состоит из отдельных фотоснимков и тоже возникает в момент событий. Изобретателями являются братья Люмьеры (1895г). Кинодокументы делят: документальные фильмы (со сценария); кинолетопись (повседневная регулярная фиксация событий); киножурналы (периодические выпуски). Так как такие документы (технические, кино-, фотодокументы) создаются на специальных носителях и их форматы резко отличаются от бумажных, они требуют специального хранения и поэтому хранятся в специальных архивах. Фотодокументы хранятся в негативах и позитивах в специальных металлических коробках, как и кинодокументы.

Фонодокументы. Появление относится к 1877г и связано с именем Эдисона, который изобрел фонограф. Это звуковой документ. Хранятся они в студии архиве звукозаписи.

Технические документы. Древнейший способ. Виды: чертежи, технические описания (словесное описание предмета), рисунки, графики, технологические карты – процесс изготовления, картографические и проектные документы. Хранятся отдельно от текстовых.

 

7.Требования к составлению  и оформлению актов.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий факты, события.

Актами фиксируется результаты ревизии, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акты оформляются на общем бланке (формат А4, наименование организации, вида документа, даты проверки, №, место составления), если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке (могут указываться должности, фамилии и инициалы присутствующих).

Акт может иметь заголовок. В основной части акта цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения) Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экз. акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей  ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты).

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки составляются на типографском бланке установленного образца (без помарок, подчисток или зачеркиваний). Все дополнения и исправления оговариваются и заверяются подписями обеих сторон.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

АКТ

00.00.0000  № 00

 

Место издания

УТВЕРЖДАЮ

Должность

(подпись) И.О, Фамилия

Дата

Краткое содержание события

(О вскрытии посылки)

 

Основание: распорядительный, нормативный документ

 

Составлен комиссией:

Председатель -            Наименование должности И.О. Фамилия

Члены комиссии:         Наименование должности И.О. Фамилия

(в алфавитном порядке)

Присутствовали:          Наименование должности

 

Текст: описание проведенной работы, факты, выводы. Может разделяться на пункты.

Составлен в ____ экземплярах (количество от числа заинтересованных лиц)

1-й – кому

2-й – кому

 

Председатель       (подпись) И.О. Фамилия

Члены комиссии:              (подпись) И.О. Фамилия

Присутствовали:               (подпись) И.О. Фамилия

В дело 00-00 (подпись, дата)

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:

- наименование организации (наименование  министерства или ведомства, структурного  подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо  от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с  датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных в вводной  части, с расшифровкой фамилий, указанием  инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

8. Какие формы организации  делопроизводства (документационного  обеспечения управления)  применяются на практике? Дайте  характеристику каждой формы.

Существует три формы организации делопроизводства:

-    централизованная;

-    децентрализованная;

-    смешанная.

Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.

Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом  структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной  защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в   запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей,  отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив   организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций  (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

9. Требования к составлению  и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.

Служебная (докладная) записка – документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка, в отличие от служебной, как правило направляется руководителю (внутренняя), может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом (формат А4). Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Должна иметь заголовок к тексту раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанием. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя нужно предпринять. Внутренняя докладная записка должна быть подписана автором. Внешние  подписываются руководителем организации.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Объяснительная записка – составляются по производственным вопросам и трудовым отношениям. Может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Текст составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.