Шпаргалка по "Документоведение"

Адресат печатается в правой верхней части документа (максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес). Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. На одном документе указывается не более четырех адресатов. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Резолюция ставиться на документах требующих исполнения (на свободном поле, обычно в верхнем углу справа или слева). Включает в себя: фамилию и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Согласование документа бывает внутреннее и внешнее. Внутреннее оформляется визой согласования (должность, подпись и расшифровка (инициалы и фамилия), дата визирования). Внешнее грифом (СОГЛАСОВАНО, должности согласовавшего лица (вкл. наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи  и даты согласования.

 

18. Общие требования к  тексту документа. Требования к  оформлению реквизитов «заголовок  к тексту», «приложения».

Текст документа является основным элементом любого документа.

Текст документа, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с их законодательством. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Реквизит «Заголовок к тексту» (18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)?

Например:

в письме о поставке продукции

в приказе о приеме на работу А.И. Матвеева

- чего (кого)?

Например:

акт списания продукции

протокол общего собрания акционеров

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. Располагается слева или посередине над текстом документа.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» (21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

При наличии нескольких приложений:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2007 № 23/3 на 5 л. в 2 экз.

                        2. Акт приема работ от 15.09.2007 № 17 на 1 л. в 4 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказу, постановлению и др.) на первом его листе в правом верхнем углу:   

Приложение № 1

к приказу директора ОАО «Эра»

от 01.04.2007 № 12 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: письмо Роспатента от 07.09.2007 № 1-5/17 и приложение к нему всего на 3 л.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

 

19. Дайте определение  термина «документооборот». Перечислите  операции, которые выполняются с  исходящими документами.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа  исполнителем

- проверка правильности оформления  проекта документа

- согласование проекта документа

- подписание документа руководителем (в необходимых случая утверждение)

- регистрация документа

- отправка документа адресату

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его  оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в 2-х экземплярах, за исключением факсов и телеграмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с др. специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой, проставляемой на экземпляре, который остается на предприятии.

Подготовленный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены др. документы, на основании которых составлен проект исх. Документа (инициативные письма, договора и др.).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем 2-х экземпляров исх. Документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исх. документов необходимы следующие данные:

- № документа, включающий №  дела

- дата документа

- адресат (корреспондент)

- краткое содержание или заголовок

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, № документов-ответов)

- примечание.

После регистрации и присвоения исх. документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

Затем исх. документ в тот же день отправляется адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

 

20.Способы представления  текстов (анкеты, таблицы, трафаретные  тексты). Порядок их составления.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унификация – сокращение разнообразия видов документов, приведение к единообразию.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Таблицами  называют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной сложности.

Обязательные элементы конструкции таблицы: головка - наименование показателя, заголовки граф, подзаголовки граф; основная часть – строки (горизонтальные ряды), боковик (заголовки строк),  графы (колонки).

Таблица ограничительными линиями, как правило, не закрывается. Таблицы нумеруются. Нумерация производится арабскими цифрами, которые проставляются у границы правого поля листа в круглых скобках, она может быть сквозной, либо связанной с номером раздела документа, но с номерами подразделов или пунктов.

Если таблица в тексте одна, она обозначается «Таблица 1». Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным и в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатается только нумерация граф. Над последующей частью пишут «Продолжение таблицы…». При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую 1 часть таблицы, не проводят.

Не допускается вводить в таблицу графу «номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах, обязательно проставляется прочерк. Числовые значения однородных величин располагаются в графах так, чтобы единицы находились под единицами и т.д., а неоднородные величины – посередине. Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками. Повторяющиеся цифры, математические записи обозначения марок материалов, знаки «№», «%» и другие символы заменять кавычками не разрешается. Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.

Большие таблицы предоставлять можно на листах больших чем А4 форматах, которые затем складываются до него. Ссылка в тексте на таблицу не обязательна. Можно написать «в соответствии с данными таблицы…». Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно вслед за текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице или в приложении к документу.