Шпаргалка по "Документоведение"

В протоколах заседаний Совета директоров указываются фамилии присутствующих членов Совета, независимо от их количества.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается». Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они фиксируются в протоколе вместе с ответами.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Если проводилось голосование, указываются его результаты: ЗА–ПРОТИВ-ВОЗДЕРЖАЛИСЬ.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и др., которые оформляются как приложения.

Протокол оформляется в течение 2-3 дней с момента проведения совещания.

 

 

 

 

ООО «Лютик»

ПРОТОКОЛ

00.00.0000                                                                   № 00

Место составления

Форма заседания

Председатель                               И.О. Фамилия

Секретарь                                     И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел.              (указываются инициалы, фамилии или прилага-

                                                       ется список присутствующих в алфавитном

                                                       порядке, столбцом)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).

 

1. СЛУШАЛИ:

     И.О. Фамилия (в именительном  падеже) – краткое или развернутое  изложение содержания выступления (от первого лица).

     ВЫСТУПИЛИ:

     И.О. Фамилия – излагается  содержание выступления (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего).

     ПОСТАНОВИЛИ:

Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.д.), исполнитель (должностное лицо), срок исполнения.

Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

 

     Председатель                                    (подпись)                                И.О. Фамилия

     Секретарь                                         (подпись)                                 И.О. Фамилия

     В дело 00-00 (подпись, дата)      

4. Перечислите действующие  нормативно-методические документы  межотраслевого действия, которые определяют современную работу с документами (наименование документа,  год разработки, краткая характеристика).

Нормативно-методическую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления деловых документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов. Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Государственные стандарты:

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», дается понятие ДОКУМЕНТ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный юр или физ лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Носит рекомендательный характер. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) (Постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы). Устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки с гос гербом. 30 основных реквизитов (реквизиты бланка; реквизиты, придающие документу юридическую силу; реквизиты, отражающие этапы работы с документами (делопроизводственные отметки)). БЛАНК – чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведена информация об организации автора.

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы»

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). ГСДОУ обеспечивает повышение качества  документов, сокращение их количества, упорядочение документооборота. Целью ГСДОУ является нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствования работы аппарата управления. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Основные правила работы архивов организаций, 2002г. В них оговаривается порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Перечни с указанием сроков хранения документов (типовые и ведомственные). Типовой перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения, 2000, 2003гг.

Нормативы времени на различные виды управленческих работ, в т.ч. на составление и оформление документов. Разрабатываются центральным бюро нормативов по труду министерства труда. В 2002г вышли «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти», в которых впервые детально изложены и нормированы работы на ПК. Только в нормативах времени дается формула на основании которой высчитывается количество работников в структурных подразделениях.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, коды которых используются при оформлении документов в организациях. Так как в каждой организации обязаны использовать унифицированные формы кадровых документов, которые предполагают кодирование информации по личному составу, необходимо обращаться к следующим классификаторам: ОКСО (общероссийский классификатор специальностей образования), ОКАТО (общ класс-р административно-территориальных образований), ОКПДТР (общ класс-р профессий, должностей и тарификационных разрядов), ОКИН (общ класс-р информации о населении), ОКВЭД (общ класс-р внешней экономической деятельности), ОКПО (общ класс-р предприятий и организаций), ОКУД (общ класс-р управленческой документации).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который используется для разработки должностных инструкций.

Квалификационный справочник профессий рабочих

 

5. Разновидности писем. Требования к их составлению  и оформлению.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимальной связи, электронной почты и т.д. 

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-приглашения, письма-извещения, сопроводительные и др.

Письма в целом делятся на: инициативные и ответные.

Для составления писем используется специальный бланк письма (герб, эмблема, наименование вышестоящей организации, наименование организации, справочные данные, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП). В заголовочной части письма указываются следующие реквизиты: дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо явл. ответом), заголовок к тексту (изложенный одной фразой). В письмах должны быть правильно указаны  составные части реквизита «адресат»: фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя. В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма. Текст письма чаще всего состоит из вводной части (указывается причина составления письма, сопровождаемая ссылками на факты, даты, документы) и основной (предложение, отказ, просьба, гарантия и др.) Возможен другой порядок расположения логических частей текста. Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов.

В письмах используются следующие форма изложения:

- от первого лица мн. числа (направляем  на согласование);

- от первого лица ед. числа (прошу  перечислить);

- от третьего лица ед. числа (банк  не может согласиться).

Если письмо оформлено на должностном бланке, то текст излагается от первого лице ед. числа (прошу).

Письма классифицируются:

- по функциональному признаку

- по структурным признакам: регламентированные (трафаретизированный образец, который оговаривается нормативным документом); нерегламентированные (нестандартные, представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного письма.

- по месту составления: используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую).

- по стадиям подготовки: черновики, подлинники (оригиналы).

- по способу фиксации информации: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

- по срокам исполнения: срочные (со сроком исполнения, установленным законодательством, резолюцией руководителя) и несрочные.

- по степени сложности простые и сложные(несколько вопросов).

- по степени гласности: открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом (секретные, документы для служебного пользования, конфиденциальные).

- по юридической силе: подлинные и подложные.

- по степени обязательства: информационные (содержат сведения и факты о производственной и иной деятельности), директивные (обязательные для исполнения).

- по срокам хранения: постоянного, временного (до 10 лет и свыше 10 лет) хранения.

Министерство социальной политики Красноярского края Краевое государственное бюджетное учреждение социального обслуживания «Интерн»» Лесная, 8, с. Сахапта, Назаровского района, Красноярского края, 662215 Тел/Факс (39155)90-1-64 E-mail: sahaptapr@yandex.ru ОКОГУ 49007, ОГРН 1032401480980 ИНН/КПП 2456007711/245601001 «_____» _____________ _______г №_____ на № _______ от _______________

Адресат: Наименование должности И.О. Фамилия (все в дательном падеже) Название ул., дом №, г. Город, почтовый индекс

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:

- наименование организации (наименование  министерства или ведомства) - автора  документа;

- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета  в банке);

- дата, номер;

- адресат (кому направляется, однако  не более четырех адресатов  на одном письме);

- ссылка на регистрационный  индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только  на бланке для писем;

- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более  длинной строке заглавие делят  на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;