Шпаргалка по "Документоведение"

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее * качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. ; Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли),

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), органами субъектов (главами, мэрами), общественными организациями, в целях разрешения основных задач управления. Подготовка постановлений регламентируется специальными правилами, инструкциями, в которых устанавливаются не только правила подготовки, но и сроки составления.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях решения производственных задач, вопросов. Издаются министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляют преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. документов.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями, преимущественно по вопросам информационно-методического характера.

Составляются и оформляются аналогично приказам.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях решения производственных задач.

Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя.

12.Виды организационных  документов, требования к их составлению  и оформлению.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы – документы, которые организуют работу должностных лиц, структурных организаций. К ним относятся: устав, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность и др.

Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Заключается он учредителями (участниками). Является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами. Состоит из разделов: вводная часть, цель заключения договора, наименования и правовой формы организации, предмет деятельности, местонахождения организации, обязанности участников по созданию юридического лица, порядка образования имущества, условий об ответственности по обязательствам, порядка распределения прибыли и погашения убытков, порядка управления делами юридического лица, прав и обязанностей учредителей, ответственности за нарушения договора, условий и порядка выхода участников из состава организации и принятии новых членов, порядка рассмотрения споров, порядка изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юр лица.

Устав – основной документ, создаваемый при учреждении организации, в котором прописывается работа организации в целом. Общие требования к уставу изложены в 1 части ГК РФ. Устав утверждается его учредителями и подлежит обязательной гос. регистрации в установленном порядке. Юридическое лицо, лишь созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. Требования устава обязательны для исполнения всеми органами организации и его акционерами. В соответствии с уставом разрабатывается структура организации, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации. Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация. Согласно Конституции, Устав – это и главный законодательный акт субъектов РФ. Основные реквизиты: наименование организации, вида документа, дата утверждения, текст и т.д.

Реквизиты при оформлении уч. документов:

- наименование организации, наименование  вида документа, место составления, подпись, дата, гриф утверждения, отметки о регистрации, печати организации и регистрирующего органа.

Положение – нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Существуют типовые, индивидуальные, примерные. Оформляются на стандартных листах бумаги. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящего органа, наименование организации,, наименование вида документа, дата и № документа, место составления, заголовок к тексту (о чем?), подпись, гриф утверждения, печать. Текст от 3-его лица ед.  или мн. числа. Главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими. Структура: общие положения; цели и задачи организации; функции организации, ее структура; руководство; права и обязанности; контроль, проверка, ревизия деятельности; порядок реорганизации и ликвидации. Положение о структурном подразделении имеет унифицированную форму, составляется на общем бланке организации, имеет гриф утверждения и унифицированную структуру текста.

Инструкция – локальный, нормативный акт, который предписывает, как выполнить ту или иную работу. Бывают типовые и индивидуальные. Оформляются как на чистом бланке, так и на бланке организации. Состоит: общие положения, далее текст строго не регламентирован. Бывают: инструкции по делопроизводству (устанавливает единый порядок работы с документами; состоит: общие положения, правила подготовки, оформления и согласования документов, организации документооборота), должностные инструкции (устанавливает организационно-правовое положение работника, состоит: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимодействие со структурными подразделениями, подпись),  инструкции разъясняющие порядок применения законодательных актов, инструкции по эксплуатации оборудования. Реквизиты как в Положении.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и численность организации в соответствии с ее уставом. Формуляр штатного расписания включает в себя: наименование организации, наименование вида документа, период действия документа, дату и № документа, код организации, ОКПО, ОКУД, гриф утверждения. Оформляется на чистом листе бумаги формата А4, в табличной форме и включает в себя: название структурных подразделений, их коды, должности, количество штатных единиц, оклады, надбавки, месячный фонд з/п. Утверждается штатное расписание распорядительным документом и ставиться гербовая печать. Изменения вносятся путем издания приказа руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации (должны отвечать действующему законодательству). Часто является приложением к коллективному договору. Состоит: общие положения, порядок найма и высвобождения персонала, основные обязанности администрации и персонала, рабочее время и его использование, поощрение за успешные результаты в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Оформляются на общем бланке.

График отпусков – является обязательным документом, как для работника, так и для работодателя. Составляется кадровой службой, не позднее, чем за 2 недели до наступления нового рабочего года. В табличной форме. Содержит: структурные подразделения, должности по штатному расписанию, ФИО, табельный №, количество календарных дней отпуска, запланированную и фактическую дату, основание при перенесении отпуска.

13.Реквизиты, придающие  документу юридическую силу.

Юридическая сила документа – это свойства официального документа сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издаваемого органа и установленным порядком оформления.

Состав реквизитов придающих документу юр. силу:

- наименование организации (автора)

- дата

- номер

- состав удостоверения

- гриф утверждения

- наименование вида документа.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты: подпись, дата, печать, гриф утверждения, регистрационный номер документа, которые придают документу юридическую силу.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия от введения документа в действие. Реквизит Подпись состоит из 2-х элементов - наименования должности и расшифровки подписи. Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля.

Дата - один из наиболее важных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Отсутствие даты на документа делает его недействительным. Оформляется в левой части листа от границы левого поля под реквизитом Наименование вида документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при оформлении реквизита Дата рекомендуется  записывать дату в формате: ДД.ММ.ГГГГ, то есть 2 цифры число, две цифры месяц и 4 цифры год, например 12.02.2002.