Шпаргалка по "Документоведение"

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса.

Когда работа над документов завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело.

 

33.Понятия «унификация»  и «стандартизация» документов. Направления унификации и стандартизации документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ); отраслевые стандарты (ОСТ);  республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

1. разработку унифицированной системы  документоведения (УСД), которая осуществляется  министерствами и ведомствами, ответственными  за соответствующие системы документации;

2. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

3. ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической  документации (ОКТЭИ) с целью поддержания  достоверности информации и ее  дальнейшего развития;

4. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

5. разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификация и стандартизация в делопроизводстве идет по четырем направлениям:

1. Унификация стандартов бумаги;
2. Унификация формы документов, т.е определение «что?» и «где?» расположить на листе бумаги (достигается в разработке стандартов на систему документации);
3. Унификация текстов документов

(а) содержание важнейших видов  документов, прописывается в законодательных  актах; б) создание трафаретных текстов, которыми оформляются повторяющиеся  управленческие ситуации);

4. Понятийная унификация

(а) создаются стандарты на термины  и определения в различных  областях деятельности; б) термины  и определения закрепляются в  законодательных актах).

 

33.Общий бланк документа, его назначение, отличия от бланка  письма.

Бланк – стандартный чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается.

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк содержит следующие реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города (для организаций, имеющих на это право));

- эмблема организации или товарный  знак (при наличии герба не  проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации предприятия).

На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как:

- дата;

- регистрационный номер.

На общем бланке рекомендуется проставлять ограничительные уголки для следующих реквизитов документа:

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту.

Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой. Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа.

Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем – угловое.

Отличие общего бланка документа от бланка письма заключается в проставлении ограничительных уголков для реквизита «Адресат».

 

34Понятия «формуляр документа», «типовой формуляр документа».

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов.

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Формуляр документа – это совокупность реквизитов документа.

Типовой формуляр – это совокупность реквизитов для определенного типа документов.

35.  Опишите методику  проведения экспертизы ценности  документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов – изучение состава и содержания документов для определения сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК), приказом руководителя, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В крупных организациях имеющих подведомственные учреждения, создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

- отбор дел с временными сроками  хранения, подлежащих хранению в  структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел  за предыдущие годы, сроки хранения  которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

3-и группы критериев  экспертизы ценности:

1.  Происхождения документа;

2.  Содержания документа;

3.  Внешние особенности документа.

Каждый критерий имеет группы (признаки) отбора:

1 группа - происхождение:  - значение учреждения, лиц;

- значимость событий, явлений;

- время и место образования  документа.

2 группа - содержание:  - значение той информации, которая содержится в документе;

- повторяемость информации;

- целевое назначение документов.

3 группа - вн. особенности док-ов: - подлинные документы;

- юр. сила документа;

- наличие резолюций, пометок, виз;

- физическое состояние документа.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор документов предназначенных  для архивного хранения;

- отбор документов подлежащих  уничтожению;

- отбор документов, необходимых  для дальнейшего использования  в делопроизводстве.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится ЭК по «Перечню типовых управленческих документов, отражающихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» и используются отраслевые перечни министерств (ведомств).

Установить сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

36. Подлинники и копии  документов, виды копий. Порядок  удостоверения копий документов.

По степени подлинности документы делятся на:

1. подлинники
2. копии
3. дубликаты

Подлинник (оригинал) официального документа – это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой.

«Умноженные» оригиналы – оригиналы, составленные в нескольких экземплярах.

Копия – это повторное воспроизведение подлинников (документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы).

По способу получения копии делятся на:

1. ручные – получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке
2. автоматические (факсимильные) – получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники

Копия может быть сделана с части документа (называется свободная копия) в виде выписки (решения, протокола, приказа).