Шпаргалка по "Документоведение"

Кроме копий,  снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.

Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая пометкой дубликат.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены:

1. авторизированные (удостоверенные автором)
2. заверенные (на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу)
3. нотариальные (их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом – нотариусом)
4. незаверенные (не имеющие подтверждения о своем соответствии оригиналу)

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации». Например:

Верно:

Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова

 

 

37. Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти: их значение, состав.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения (применение  и создание инструкций на их  основе)

II. Основные понятия (документоведение, делопроизводство, документ и др.)

III. Создание документов  в федеральном органе исполнительной  власти (состав реквизитов и их  расположение, поля, утверждение образцов бланков, согласование)

IV. Требования к организации  документооборота в федеральном  органе исполнительной власти (документопотоки, доставка, отправка, этапы работы с документами)

V. Документальный фонд  федерального органа исполнительной  власти (описана работа по формированию  фонда)

VI. Особенности работы  с электронными документами в  федеральном органе исполнительной власти.

 

38. Способы документирования и их развитие.

Различают следующие способы документирования: текстовое документирование, фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, техническое документирование.

Текстовое документирование:

- слово (можно забыть и ограниченно расстоянием)

- предметные письма (различное  трактование)

- узелковое письмо «кипу» (появляется  у индийских племен (сложная технология) – веревочки разного цвета  и на них завязываются узелки разной формы и на разных расстояниях)

- настоящая письменность (возникает  в сфере искусства - человек пытается, передать информацию, зарисовав  какие-то явления).

Письменность прошла несколько степеней развития:

1. пиктографическое письмо (письмо в картинках VIII–VI тыс. до н.э., передает целые сообщения, не расчленяя их на отдельные слова (сложность передачи абстрактных явлений)).
2. логографическое письмо (каждый знак означает слово – образцы этого письма дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья).
3. слоговое письмо (каждый знак равен слогу – это корейская и японская письменность, письмо Майя и т.д.). Древнейшее слоговое письмо – это шумерская письменность.
4. буквенно-звуковое письмо делиться на:

- консонантно-звуковое (передаются  только согласные)

- вокализовано-звуковое (передает  и гласные и согласные).

Наибольшее распространение имеет теория происхождения буквенно-звукового письма у финикийцев. От финикийцев его заимствуют греки, а от греческого алфавита ведут свое происхождение практически все остальные буквенно-звуковые алфавиты мира. На ее основе создается латинская письменность.

В России славянская письменность имеет свои особенности: В Древней Руси существует письменность в виде черт и резов, после появляется протокирилловское письмо. Затем письменность Кирилла и Мифодия, которые создают кириллицу.

Материалы для письма: камень, глина, дерево, папирус (Др. Египет), пергамент (г. Пергам, Азия, из кожи молодых животных), береста. Самое распространенное – бумага (изобрели в Китае, примерно в XIIв.) В 1716г Петр1 основал крупную бумажную мануфактуру в с. Красном, Петербургской губернии.

Орудия для письма: спец палочки, камышовые кисточки, перья. В 1830г – патент на металлическое перо. В 1940г изобретена шариковая ручка. В нач XVIIIв получен патент на пишущую машинку.

Фотодокументирование. В 1826г – франц. Художник Ньефс сделал 1 фотоснимок. В 1839г – признание франц академии обнародуют изобретение.  1 снимки называли дагерротипы. Под фотографией раньше понимали совокупность процессов получения изобретения на светочувствительном материале (светопись). Сейчас используется цифровая, без участия хим элементов. Фотодокумент, по сравнению с текстовым, имеет огромное преимущество, он возникает в момент и на месте событий, что придает ему большую ценность. Изобретение цифровой фотографии привело к подделкам, ее легко уничтожить.

Кинодокументы. Изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных изображений, отражающих события или явления в движении. Кинодокумент состоит из отдельных фотоснимков и тоже возникает в момент событий. Изобретателями являются братья Люмьеры (1895г). Кинодокументы делят: документальные фильмы (со сценария); кинолетопись (повседневная регулярная фиксация событий); киножурналы (периодические выпуски). Так как такие документы (технические, кино-, фотодокументы) создаются на специальных носителях и их форматы резко отличаются от бумажных, они требуют специального хранения и поэтому хранятся в специальных архивах. Фотодокументы хранятся в негативах и позитивах в специальных металлических коробках, как и кинодокументы.

Фонодокументы. Появление относится к 1877г и связано с именем Эдисона, который изобрел фонограф. Это звуковой документ. Хранятся они в студии архиве звукозаписи.

Технические документы. Древнейший способ. Виды: чертежи, технические описания (словесное описание предмета), рисунки, графики, технологические карты – процесс изготовления, картографические и проектные документы. Хранятся отдельно от текстов.

39. Дайте определения  понятию «номенклатура дел». Перечислите виды номенклатур дел и их назначение.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

Номенклатура является необходимой для правильного оформления документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Виды номенклатуры дел (исходя из вида учреждения):

- типовые (номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

- примерные (номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер).

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

- индивидуальные (заголовки дел (на  основе типовой и примерной), которые  предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики). Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

 

40.Общие и частные  функции документа.

Центральный вопрос документирования – изучение закономерностей документообразования, т.е. выявление причин, заставляющих человека создавать документы, т.е. фиксировать информацию.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается “остановить мгновение”. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Документ всегда исполняет несколько функций. Прежде всего, документ носит социальный характер т.е. создается всегда человеком и для человека. Возник он, как предмет социальной среды. Отдельные виды документов воздействуют на социальные отношения, например, такие документы как Конституция, законы, определяют жизнь общества в определенный период. В этих документах социальная функция выходит на первый план.

Помимо социальных функций, все остальные функции считаются техническими.

 

ОБЩИЕ

Главной функцией считается ИНФОРМАЦИОННАЯ. Она присуща любому документу и относится к общим функциям. Закрепив информацию, человек может получить возможность сохранить ее и эта особенность позволяет выделить функцию СОХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ. Это также общая функция документа, однако, большая часть имеет разовое значение. Она используется в определенный момент, после чего не имеет значения. Но небольшая часть в силу их особой ценности хранится постоянно и для таких документов характерна функция ИСТОРИЧЕСКОГО ИСТОЧНИКА. Закрепив информацию, человек не только сохраняет, но и получает возможность передать ее на расстояние. Это КОММУНИКАТИВНАЯ ФУНКЦИЯ. Она позволяет осуществлять все информационные связи общества. Именно она заставляет человека постоянно искать способы самой быстрой передачи информации.

 

ЧАСТНЫЕ

Ряд исследователей выделяют КУЛЬТУРНУЮ ФУНКЦИЮ документа. Они рассматривают документ, как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе. Документ отражает уровень развития языковой культуры общества, уровень образования, уровень развития технической мысли и т.д. Для управленцев главной является УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ФУНКЦИЯ.(протоколы) С помощью документа человек организовывает свою работу (организационные документы), в процессе управления идет постоянный обмен информацией. Но этой функцией документ обладает не всегда (информационно-распорядительная). Как только он выходит из оперативной работы, он исполнен и попадает в дело, он теряет эту функцию и обладает функцией СОХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ, если постоянно, то – ИСТОРИЧЕСКОГО ИСТОЧНИКА. Одной из наиболее ранних функций, ради которого начал создаваться документ – ПРАВОВАЯ. (паспорт). Она заключается в установлении и закреплении правовых норм в обществе. К таким документам относятся: правовые акты органов власти и управления, законы, указы, постановления Правительства, решения судов. Практически все управленческие документы обладают правовой функцией, т.к. обладают юридической силой. Не менее древней является ФУНКЦИЯ УЧЕТА (квитанции). Человек с древних времен хотел учесть количество населения, скота, размеры земли. Такие документы обычно содержат систематизированные количественные данные. К ним относятся все первичные учетные документы (прежде всего бухгалтерские), различные регистрационные журналы. Эти документы почти все представлены унифицированными формами, многие из которых утверждены финансовыми или органами статистики. Именно они были изобретены для обработки машинами.