Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа,  т.е. наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может.

Документ как целостная  система состоит из двух основных слагаемых — информационной и  материальной.

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ —. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях.

3.Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и  долговременность хранения документа.

Набор перечисленных  свойств документа — это особая целостная система, выполняющая  возложенные на нее обществом  функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

 

 

 

 

 

7. Классификация  документов.

классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

Все документы (документные  образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

По видам  деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету,

По наименованию существует множество разновидностей док-нтов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технич. регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и др. карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, и др.

По способу  фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления док-нты подразделяются на док-нты, используемые в орг-циях для решения внешних и внутр. вопросов. Внешняя док-нтация  делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени  сложности документы классифицируют на простые и сложные.

По степени  гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом.

По юридической  силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По срокам исполнения док-нты классифицируются на срочные и несрочные.

По стадиям  подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

По степени  обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

По характеру  содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

 

8. Способы  и средства документирования  и их развитие.

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий которые применяются в  процессе записи информации. По мере развития человечекого общества количество этих способов постоянно увеличивается и становится все более разнообразным. Способы  документирования можно разделить на две большие группы:

1  традиционные(начертание, выжигание, выдавливание, высекание) В большинстве они появились в глубокой древности

1. Технотронные – осуществляемые исключителньо с помощью техники и определяемые ее развитием, в собоенности ЭВМ и связи( механический ,фотохимический, электромагнитный, оптический, электростатический). Использование этих способов относится к 19 -21 вв.

В зависимости от выборного  способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е средства документирования.

В свою очередь способы  и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков.

Способфы и средства документирования в значительной степени  определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются аудиодокументы. Компьютерная техника позволяет создать электронные документы.

 

 

 

 

 

9. Материальные  носители документированной информации  и их развитие.

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых  способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования  и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

  бумажные;

фотографические носители;

носители механической звукозаписи;

магнитные носители;

оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном  рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п.

Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани.

К числу важнейших  характеристик фотографических  материалов, в частности, фотоплёнок, относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность. Киноплёнка является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обеих краёв отверстия – перфорации.

За более чем  вековую историю механической звукозаписи  неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. Первоначально это были фонографические валики,

Фоновалики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. Поэтому вполне закономерно уже вскоре они оказались  вытесненными граммофонными пластинками.

Магнитные носители (стальная проволока, магнитный диск, магнитная лента, компакт-кассеты и др.).

Впервые оптическая запись звуковых программ для бытовых  целей была осуществлена в 1982 г. фирмами  “Sony” и “Philips” в лазерных проигрывателях на компакт-дисках, которые  стали обозначаться аббревиатурой CD (Compact Disc). В середине 1980-х годов были созданы компакт-диски с постоянной памятью – CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory). C 1995 стали использоваться перезаписываемые оптические компакт-диски: CD-R (CD Recordable) и CD-E (CD Erasable).

 

 

10. Понятие  «Формуляр документа», «Типовой формуляр» ,»Формуляр-образец».

Формуляр документа  – совокупность реквизитов, расположенных  в документе определенным образом.

На первых этапах становления развития российского  делопроизводства в документах отсутствовало  выделение его структурных частей, тье. Документ являл собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько  видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру типовой формуляр заявления входят 6 обяз. Реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации в результате появились  так называемые формуляр-образец документа – это «модель» построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сетик, основные реквизиты. Причем располодение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему испольованию документа.

Формуляр-образец  регламентируется гостом и предназначается  для определенной системы документов. В госте2003 г – 30 реквизитов для  организационно-распорядительной документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11 Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.

Наиболее  четкая сис-ма  делопроизв-ва в XVI— XVII вв. сложилась в централ. учр-ниях — приказах, поэтому делопроизв-во этого периода называют приказным. Приказы как гос. учр-ния возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам — боярам и дьякам. Со временем поручения ("приказы") получили постоянный хар-р. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков нах-лись подьячие, подразделявшиеся на "старых" (старших), "средней руки" (средних) и "молодших" (младших). Стр-рными подразделениями приказов были столы, или повытья.

Ответственность за всю работу с док-нтами, т. е. за делопроизв-во, возлагалась на дьяка. Стар. подьячие заведовали стр-рными частями приказов, готовили проекты док-нтов (черновики), сред. подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие— переписывали док-нт набело.

Документирование  управленческой деят-ти гос. учреждений XVI—XVII вв. осущ-лось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей док-нтов.

От верховной  власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Перечисленные виды документов составляли систему общего делопроизводства, предназначавшуюся для общения гос. учреждений между собою, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с системой общего делопроизводства существовали системы документации, в к-х фиксировались отдельные ф-ции упр-я: военная, дипломатическая, статистическая, учетная и др. В период приказного делопроизводства текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная ст-на использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал неск-ко листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), к-я скатывалась в свиток, получивший название столбец. Поэтому и система делопроизводства этого периода называется столбцовой.

Удостоверение док-нта в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили.

Официальные док-нты могли  удостоверяться печатью. Формуляр док-нтов периода приказного делопроизв-ва представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зав-сти от вида док-нта они располагались в строго определенной последовательности.

Процесс орг-ции  работы с док-нтами в период приказного делопроизв-ва осущ-лся след. образом. На поступившем документе дьяк проставлял отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне под адресатом), помету (резолюцию), после чего док-нт поступал в соответствующий стол, или повытье, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил исправления ("чернил" проект), передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.