Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

В приказах сложились  правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключалась в том, что документы склеивались в столбцы, где отражалось последовательное "производство" по конкретному вопросу.

Наряду со столбцовой техникой делопроизв-ва, в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизв-ва. Н-р, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были хар-рны для делопроизв-ва приказов. В делопроизв-ве приказов зарождается орг-ция архивов: появляется описание и учет док-нтов, начинают составляться их описи.

Главная особ-сть  делопроизв-ва приказов заключалась в том, что его орг-ция в своей основе не регулировалась з/дательством, а основывалась на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12. Формуляр документа XVIII в.

Великий реформатор Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Создается специальный орган, контролирующий делопроизводство, - канцелярия. Появились и новые названия документов: векселя, облигации и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями и т.д .

Выделяется из текста и становится самостоятельным элементом  формуляра дата документа.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии -- в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718--1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент  ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа -- коллегий.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным  актом окончательно отделяются обязанности  присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением -- канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Особенно детально разработаны  в Генеральном регламенте вопросы  регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Существенные изменения  в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документыВ коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13. Формуляр  текстового документа 19 – н. 20 вв.

В XIX в. существенные изменения  произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

Документы в XIX в. обязательно  подписывались и скреплялись. Подпись  и скрепа включали наименование должности  чиновника, его инициалы, фамилию.

В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа  от правил его оформления

В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к  формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы  документации. Характерно, что некоторые  из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых  установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов.

В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение  пишущих машинок, гектографов и  другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.

На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

 

 

 

 

16. Правила  оформления реквизитов, определяющих  юридическую силу

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”. Авторство является важнейшим признаком документа.

Важным документообразующим  признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление  и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших  признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному.

Дата создания документа  необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для  оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с  выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то “фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные”.

Достоверность документированной  информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные  документообразующие признаки придают  документу необходимую юридическую  силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь  соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным119. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14. Унификация  и стандартизация документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандарты – нормативные документы, которые содержат правила, требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижения науки, техники, передового опыта  и утв. Зако-ом.Различают следующие виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации  их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Существует 3 способа  унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.  
В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, — это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержании информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности».

Главной целью создания УСД является установление рационального  состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система  документации способствует:

1) сокращению затрат  ручного труда в информационных  процессах;

2)  широкому использованию   электронно-вычислительной техники, поскольку   унифицированные   формы   документов удобны для электронной обработки;

3) упорядочению информационных  потоков;

4) сокращению количества  документов;

5) дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления.

Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД  представляет собой комплекс государственных  стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.

В настоящее время  в Российской Федерации действует 8 УСД, в том числе:

—  унифицированная система организационно-распорядительной документации;

—унифицированная система банковской документации;

—  унифицированная   система  отчётно-статистической документации;

—унифицированная система документации по труду; —унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов — единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Нa основании Табеля создаётся Альбом форм документов — сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15. Бланки документов. Требования  к Бланкам.

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами. Значительно  облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003

Предусмотрены три вида бланков:для писем;общий;конкретного  вида документа. 
Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты: 
• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования); 
• эмблема, товарный знак (знак обслуживания); 
• код организации по ОКПО; 
• наименование вышестоящей организации (если оно имеется); 
• наименование организации; 
• справочные данные об организации • дата; 
• регистрационный номер документа; 
• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.