Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Преимущества словесно-слогового  письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с  буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных  подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21.Подлиники  и копии. Виды копий. Порядок удостоверения копий.

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»"¹.

Существует множество  видов копий:

— отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала.

— дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

—  факсимиле— точное воспроизведение оригинала;

— выписка — копия части документа. Обычно выписки делают из сложных документов (из приказов, протоколов заседаний коллегиальных органов и т. п.);

— копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник;

— микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом информация представлена в аналоговой форме.

— архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (названия архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

По способу  удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям . Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего подчистки и т. д

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22. Понятие  «системы документации», развитие  систем документации.

Применительно к управленческой документации в Российской Федерации  определение понятия «система документации»  стандартизовав Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации  называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

К функциональным системам относятся такие комплекса документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего общих управленческих функций (направлений) деятельности:

—  система организационно-распорядительной документа,

— система плановой документации;

-— первичная учётная  документация;

— отчётно-статистическая;

— документация по труду;

— система бухгалтерской  документации;

—  система финансовой и расчётно-денежной документации;

—  система статистической и ведомственной отчётности и  др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций в учреждений. Это системы:

— проектно-конструкторской  документации,

— документации оперативного управления;

— медицинской;

— учебной и др. документации.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства усложнением аппарата управления. В числе первых выделилась система общего делопроизводства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. Среди них была, в частности, возникшая в XVI—XVII веках система бухгалтерского учёта, Тогда же появляется система статистического учёта, включавшая писцовые книги, переписные книги. В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчётность, а начиная со второй половины следующего столетия, — материалы первой всероссийской переписи населения.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации— контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

Ещё в условиях дореволюционной  России сложилась система дипломатической документации.

Вскоре после образования  централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистческих предприятий. После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Некоторые системы документации исчезли, к примеру коммерческая система. Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию¹. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, с переходом страны на рыночный путь развития в последние полтора десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23. Виды организационных  документов, требования к составлению.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав должен содержать  следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа;Дата документа; Место составления или издания документа; Гриф утверждения документа; Текст устава; одпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:Наименование организации; Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа; Дата; Гриф утверждения документа. Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. 
Текст Положения включает следующие разделы: общие положения. основные задачи. функции. права. организация работы.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации;

 наименование вида документа; дата;  место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст;подпись.

На каждого работника  предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. 
Основные разделы текста должностной инструкции:общие положения; должностные обязанности; права;ответственность;

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. 
Штатное расписание содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатьюорганизации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и  штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего  трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков;командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24. Виды распорядительных  документов.

Распорядительные  документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов: всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста и его подписание; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного  документа состоит из взаимозависимых  двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная  часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы. ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу»

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. 
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий. 
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и  касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.