Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25. Виды планово-отчетных  документов, требования к их составлению  и оформлению.

Система плановой документации— фиксирует результаты планирования деятельности учреждения.

Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые др. Смета – это документ, в котором постатейно прописываются все затраты на какой-либо проект.

Система отчётной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определённый период времени. Основной вид документов этой системы— отчёт. Достаточно широко используется также отчётный доклад. Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Отчетные документы  составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов бухгалтерских отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

• наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);
• наименование отчета;
• дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;
• регистрационный номер;
• место составления отчета;
• составители (исполнители) отчета;
• основание для составления отчета;
• подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;
• печать организации, если этого требуют нормативные документы.

 

 

 

27. Понятие  «комплексы документов» 

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс документов – это обособленная единица для  формирования документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности.

Единица хранения (по ГОСТ 16487-83) – это наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющая самостоятельное значение.

Комплекс научно-технических  документов – совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления либо проектировании объекта капитального строительства.

К научно-техническим  документам понятие «первичный комплекс» не применяется, если, конечно, речь не идет о текстовых научно-технических документах, формируемых в обычные дела.

Единица хранения научно-технических  документов – это совокупность научно-технических  документов, относящихся к определенному вопросу или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку (и внесенные в опись под отдельным порядковым номером).

К специальной документации также часто применяют термин «комплект», а не «комплекс», в частности Правила работы архивов с КФФД понятие «комплекс» не употребляют вообще. Так, комплект КФФ документа состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, тележурналу и т.д. В данном случае единица учета и единица хранения часто не совпадают.

Комплект фонодокумента  состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице  учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26. Информационно-справочные  документы; их составление и оформление

Понятие информационно-справочных документов

Подавляющее большинство  документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

- Виды  информационно-справочных документов

СПРАВКИ - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

ДОКЛАДНЫЕ И  ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются  для решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей: 1) Сопроводительное письмо; 2) Письма-приглашения; 3) Информационное письмо; 4) Рекламное письмо; 5) Письмо-извещение; 6) Письмо-подтверждение; 7) Гарантийное письмо; 8) Инициативные письма; 9) Письма-ответы.

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28 Сложные комплексы  Ведомственные архивы……………………..

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы  документов можно разделить на первичные  и сложные. Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может не быть специального подразделения –архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:

-центральный отраслевой  архив министерства хранит документы  организаций отрасли всех уровней;

  -центральный архив  министерства хранит документы  центрального аппарата и непосредственно  подчиненных организаций;

  объединенный ведомственный  архив хранит документы организаций  связанных соподчиненностью или  однотипных по профилю деятельности;

-объединенный межведомственный  архив хранит документы организаций  нескольких отраслей, систем.

Главные задачи ведомственного архива:

      -комплектование  архива;

      -обеспечение  сохранности и учет документов;

      -отбор,  обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение;

      -использование  хранящихся в архиве документов;

      -осуществление  методического руководства и  контроля за организацией документов  в делопроизводстве.

       В  соответствии с задачами определяются функции архива:

      1.Комплектование  архива, прием документов из структурных  подразделений, подведомственных  организаций; ежегодное проведение  экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и  оформление документов на дела  подлежащие дальнейшему хранению.

      2.Обеспечение     сохранности    документов,   создание   условий, обеспечивающих  сохранность документов, улучшение  температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических  условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

      3.Использование  документов, информирование руководителей  и работников о составе и  содержании документов, исполнение  запросов

      4 Контроль  и оказание помощи делопроизводственным  службам, составление номенклатуры  дел, участие в работе ЭК  проверка правильности формирования  и оформления дел, проверяют  работу архивов подведомственных  организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30 Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности», развитие экспертизы. 
Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Ценность doc, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. 1. Некоторые doc нужны для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока имеется практическая значимость. 2. Социальная значимость- информация о гражданах сотрудниках, выпускниках ВУЗов. 3. Историческая значимость для того чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций.  4. Нормативно-методическая ценность содержит управленческое и справочное значение. 5. Научно-техническое достижения,  отражающие экономическое, политическое значение. Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание doc, их использование, в том числе доведение исполнителей и само исполнение, но и хранение doc и сведений о них с целью последующего возможно неоднократного использования.  ЭЦД -  это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.. Критериями оценки doc являются их происхождение, содержание и внешние особенности. Критериями являются: 1. оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления. Критерии 2. оценки содержания - значимость события, отраженного в doc, значение содержащейся в документах информации. 3. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы doc. 4. Значимость содержания doc. 5. Время и место образования doc. 6. Подлинность и копийность doc. 7. Юридическую силу 8. Дублетность doc. 9. Физическое состояние doc. Для организации и проведения ЭЦД, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия из 5 квалифицированных работников, председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения.   Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи doc на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы doc с различными сроками хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Главными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению doc и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;  рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение doc личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения doc;