Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И. НОСОВА»

 

 

 

 

 

 

Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

Выпускная квалификационная работа

 

 

 

Допущена к защите              Выполнила: студентка  5 курса

«__» _________ 2011 г.                                      ТР_45ДОУ_51 гр. заочного отд.

                                                     Специальности 032001.65 «Документоведение

Зав. кафедрой ДиМД                 и документационное обеспечение управления»

____________________  

 

Рецензент: ____________                   Научный руководитель:

(Фамилия И.О.)                                 

______________________

(ученая степень, должность)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Магнитогорск

2015 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..    3

ГЛАВА I . ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ …………...     6

     1.1. Понятие документооборота предприятия, перечень документов кадровой

службы……………………………………………………………………………..    6

     1.2. Нормативно-правовое регулирование документирования деятельности

кадровой службы………………………………………………………………...    12

     1.3. Современные требования к составлению и оформлению кадровой документации…………………………………………………………………….    20

ВЫВОДЫ ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ………………………………………………..   26

ГЛАВА II. ПРАКТИЧЕСКАЯ  РЕАЛИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В ЗАО «ТЭК»…………………………………………………………  27

     2.1. Характеристика деятельности предприятия и функций его отдела

кадров 27

   2.2.Анализ организации работы кадровой службы 31

    2.3. Направления по совершенствованию документирования деятельности

кадровой службы предприятия 45

ВЫВОДЫ ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ  57

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………..60

ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………………………66

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Современное трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

Трудовое законодательство РФ предусматривает обязанность ведения на предприятии различных кадровых документов. Все они в той или иной степени способны защитить работника от произвольных решений работодателя.

Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка - ст. 189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами.

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Актуальность выбранной темы работы заключается в том, что значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Цель работы – изучить особенности организации документирования деятельности кадровой службы на примере ЗАО «ТЭК» и выявить пути по его совершенствованию.

Объект исследования – кадровая документация предприятия.

Предмет – деятельность кадровой службы в ЗАО «ТЭК».

Согласно поставленной цели, в работе решаются следующие задачи:

1. Проанализировать нормативную, учебную, методическую литературу по теме исследования.

2. Изучить нормативно-правовое регулирование документирования деятельности кадровой службы.

3. Описать современные требования к составлению и оформлению кадровой документации.

4. Рассмотреть организацию работы с системой кадровой документации в ЗАО «ТЭК».

5. Выделить направление по совершенствованию  документирования кадровой службы  в данном учреждении.

В работе использованы следующие методы: теоретический анализ литературы по проблемам документационного обеспечения управления, анализ нормативных документов, обобщение опыта, системный анализ.

Источникиисследования послужили следующие документы, источники и научная литература: Конституция РФ, Трудовой кодекс, Федеральный закон от 21 июля 2011 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы», ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документови др.

Структура работы: ВКР состоит из введения, двух глав,  выводам по главам, заключения, списка источников и используемой литературы, приложений.

 

 

 

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Понятие документооборота предприятия, перечень документов кадровой службы

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [14, с. 35].

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [14, с. 42].

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства – информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована методика обследования маршрутов движения документов, разработана технология их доставки («кольцевая курьерская связь») [22, с. 58].

Документооборот – сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов [19].

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- максимальное сокращение инстанций  прохождения документов (за счет  исключения технологических операций  и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке - регистрация  и доставка, при их подготовке - визирование и согласование  и т.д.;

- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным [38, с. 127].

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное  поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров [52].

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и  инстанции маршрута движения  документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения [52, с. 14].

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности;