Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации;

- обращений граждан [43, с. 64].

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях.

Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

- отсутствие предусмотренных действующим  законодательством в обязательном  порядке видов документов;

- нарушение порядка разработки  и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;

- неверное оформление документов, незнание правил придания документам  юридической силы;

- неправильное документирование  управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;

- организация хранения и уничтожения  кадровой документации с грубыми  нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

- локальные нормативные акты – документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями

- документация по личному составу  – документы, создаваемые в процессе  выполнения кадровой службой  своих обязанностей по документированию  работы с персоналом [34].

Следующим этапом построения «идеальной» системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

- локальные нормативные акты, регламентирующие  режим и условия труда, принимаются  работодателем с учетом мнения  представительного органа работников [ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТКРФ];

- штатное расписание, положения  о структурных подразделениях, должностные  инструкции принимаются работодателем  единолично;

- другие локальные нормативные  акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом  мнения представительного органа  работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства [ст. 27 ТК РФ].

Таким образом, служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых [27, с. 155].

 

1.2. Нормативно-правовое регулирование документирования деятельности кадровой службы

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст.37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск» [1].

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия –«социальное партнерство».

В соответствии со ст.25 Трудового кодекса РФ «сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством» [2].

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего, отметим, что отдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости: трудовой кодекс Российской Федерации;иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;указы Президента Российской Федерации;постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;нормативные правовые акты органов местного самоуправления;коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права [43].

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.

Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления - в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации - только в пределах этой организации.

Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы.

Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации «О государственной тайне» (в нем в ст.5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 №90.

Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 –«Защита персональных данных работника»). Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных».

Цель Закона – обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

В Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.

Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 35-ФЗ) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

В один день с Федеральным законом «О персональных данных», то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№149-ФЗ) и утратил силу действовавший с 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».

В новом Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика [31, с. 84].

В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон «О персональных данных».

Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: «Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на: 1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации; 2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; 3) реализацию права на доступ к информации».

Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Собрание законодательства РФ. 2000. №52 (ч. I). Ст. 5021 (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 №2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ) [39, с. 192].

Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001 (с изм. №1 от 25.12.2002 №505-ст). Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителя юридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.