Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Мая 2015 в 21:57, дипломная работа
Цель работы – изучить особенности организации документирования деятельности кадровой службы на примере ЗАО «ТЭК» и выявить пути по его совершенствованию.
Согласно поставленной цели, в работе решаются следующие задачи:
1. Проанализировать нормативную, учебную, методическую литературу по теме исследования.
2. Изучить нормативно-правовое регулирование документирования деятельности кадровой службы.
3. Описать современные требования к составлению и оформлению кадровой документации.
4. Рассмотреть организацию работы с системой кадровой документации в ЗАО «ТЭК».
5. Выделить направление по совершенствованию документирования кадровой службы в данном учреждении.
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….. 3
ГЛАВА I . ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ …………... 6
1.1. Понятие документооборота предприятия, перечень документов кадровой
службы…………………………………………………………………………….. 6
1.2. Нормативно-правовое регулирование документирования деятельности
кадровой службы………………………………………………………………... 12
1.3. Современные требования к составлению и оформлению кадровой документации……………………………………………………………………. 20
ВЫВОДЫ ПО ПЕРВОЙ ГЛАВЕ……………………………………………….. 26
ГЛАВА II. ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В ЗАО «ТЭК»………………………………………………………… 27
2.1. Характеристика деятельности предприятия и функций его отдела
кадров 27
2.2.Анализ организации работы кадровой службы 31
2.3. Направления по совершенствованию документирования деятельности
кадровой службы предприятия 45
ВЫВОДЫ ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 58
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………..60
Начальник отдела организует работу отдела, обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями компании, непосредственно участвует в разработке штатного расписания.
Как видим, все стороны деятельности персонала обеспечиваются руководством и организацией.
Особый и достаточно обширный набор требований предъявляется к руководителю службы управления персоналом:
1) он - всегда член команды руководителя компании, реализующий политику компании по персоналу. При этом он должен либо проводить в жизнь идеи руководителя компании, если тот мысли прогрессивно, либо стараться сформировать у руководителя современные взгляды на персонал.
2) руководитель службы
управления персоналом - это лидер,
в подчинении которого на
3) он - широко эрудированный специалист в вопросах, определяющих поведение людей. Задачи, которые выполняет руководитель службы управления персоналом, заключается в грамотной постановке задачи и привлечении специалистов соответствующего профиля для ее решения.
4) он конкретно отвечает
за реализацию многочисленных
функций, возглавляемых на службу
управления персоналом, и является
в глазах руководства главным
специалистом по всем
5) кроме широкой специализации, он должен быть квалифицированным социологом, психологом, менеджером, чтобы грамотно распределять и контролировать работу своих подчиненных, а если надо, то и подстраховать их. Без этого сложно завоевать и удержать авторитет.
6) его потенциал должен быть достаточно высоким по всем компонентам, особенно нравственным и творческим. Свой профессионализм он должен постоянно повышать с помощью приращения контекстуальных навыков, приобретаемых в процессе познания особенностей родного предприятия и его персонала.
Необходимы еще и такие качества, как приверженность подходу «персонал-главное достояние компании» и системному подходу.
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей компании путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.
Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.
Структура отдела кадров
2.2. Анализ организации работы кадровой службы
Документирование деятельности службы кадров в ЗАО «ТЭК» охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:
- организация труда работников;
- заключение трудового договора и прием на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление работникам отпусков;
- поощрение работников;
- наложение на работников дисциплинарных взысканий;
- аттестация работников;
- ведение штатного расписания;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Внутренние документы ЗАО «ТЭК», с которыми имеют дело сотрудники кадровой службы, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):
- локальные нормативные акты,
- распорядительные документы,
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
- информационно-расчетные документы,
- официальная внутренняя переписка,
- журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
В таблице 1. рассмотрим порядок документального закрепления структуры и штата ЗАО «ТЭК».
Таблица 1.
Документальное закрепление структуры и штата предприятия
Название документа |
Содержание (наполнение) |
Структура и штатная численность |
Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания |
Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26<Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты) (Приложение № 2) |
Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом. |
Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия) |
Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием. |
Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».
В таблице 2, представлены внутренние локальные акты, используемые в ЗАО «ТЭК».
Отметим, что определение персональных данных работника дано в части первой статьи 85 Трудового кодекса РФ:
«Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».
Таблица 2.
Внутренние локальные нормативные акты
Название документа |
Содержание (наполнение) |
Положения о структурных подразделениях |
Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия. |
Должностные инструкции работников (Приложение №3) |
Внутренний локальный нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37. |
Правила внутреннего трудового распорядка. (Приложение №4) |
Порядок их составления и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации». |
Положение об обработке персональных данных работника |
Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных. Права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. |
Таблица 3.
Документы, оформляющие приём, перевод, увольнение работника в ЗАО «ТЭК»
Название документа |
Содержание (наполнение) |
Трудовой договор (Приложение №5) |
Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)». |
Изменения к трудовому договору. (Приложение №6) |
В большинстве случаев оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ). Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. |
Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26). (Приложение №7) |
Оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ). В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). |
Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма Т-5, Т-5а). (Приложение №8) |
Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы. |
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ами) (форма Т-8, Т-8а). (Приложение №9) |
Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. |
Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61) |
Применяется в небюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая часть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа. |
Личная карточка работника (форма Т-2). (Приложение №10) |
Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках; социальных льготах. Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. |
Трудовая книжка работника. (Приложение №11) |
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек. |
Личное дело работника |
Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы». |
Таблица 4.
Порядок оформления отпусков
Название документа |
Содержание (наполнение) |
График отпусков (форма Т-7). (Приложение №12) |
Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является обязательным как для работодателя, так и для работника. Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; профессии по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; табельный номер; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения. |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам) (форма Т-6, Т-6а). |
Применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания. |
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). (Приложение №14) |
Используется в небюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется сотрудником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа. |
Кроме вышеизложенных документов, отдел кадров ЗАО «ТЭК» подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).
Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности.
Отдел кадров ЗАО «ТЭК» подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.