Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно – управленческих задач. С появлением ПК (персональных компьютеров) разработка АРМ стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.

Цели создания АРМ:

- Повышение оперативности управленческого труда;

- сокращение трудозатрат на  документирование, обработку и передачу  документированной информации;

- Усилие контроля сроков исполнения  документов;

- Упорядочение документооборота.

АРМ можно разделить на локальные и сетевые это зависит от используемых технических и программных средств. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей. Локальные АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте.

Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.

Переход к цифровым ЭД имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это – создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. ЭД могут одновременно использованы сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить конкурентные преимущества. Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

 

ВЫВОДЫ ПО ВТОРОЙ ГЛАВЕ

Закрытое акционерное общество «ТЭК», создано   в  соответствии   с действующим  законодательством  РФ  в  целях  получения  прибыли  от  его предпринимательской деятельности. Местонахождение Общества: Российская Федерация, 457100, Челябинская область, г. Троицк, пос.ГРЭС, ул.Монтажников, д.4. Предметом деятельности Общества является производство, передача и распределение пара и горячей воды (тепловой энергии).

Проанализировав порядок документирования деятельности кадровой службы в ЗАО «ТЭК», можно сделать вывод, что система кадровой документации ведется в несоответствии с нормативно-правовой документацией.

Необходимо отметить, что в ЗАО «ТЭК» ведение кадровой документации неправильное. Объем документации, создаваемых в отделе кадров имеет тенденцию к постоянному и всё более ускоряющему росту. В связи с НТР увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Для ЗАО «ТЭК» можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Основными направлениями по совершенствованию документирования деятельности кадровой службы в ЗАО «ТЭК» является:

1)  Унифицирование распорядительных  документов.

2) Стандартизировать оформление  документов.

3) Переход к безбумажной  технологии управления.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено сответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Трудовым Кодексом Российской Федерации, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений. В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культур труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой информации в целом.

 

Важнейшим направлением совершенствования кадрового делопроизводства является разработка инструкции по кадровому делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в ЗАО «ТЭК», а так же должностная инструкция сотрудника отдела кадров, разграничивающая его права и обязанности.

На наш взгляд в решении задач необходим глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в компании, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования кадровой деятельности ЗАО «ТЭК» важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения кадровой документации, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства кадровой службы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Источники

1. КонституцияРФ, принята 12 декабря 1993 года.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2001. - № 37. - Ст.1104. (с изм. и доп.)
3. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2000. №52 (ч. I). Ст.5021 (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 №2-ФКЗ, от 30.06.2003 №1-ФКЗ).
4. Приказ Росархива от 26.08.2010г.. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения.
5. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
6. Постановление Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
7. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
8. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003. – 17с.

 

Литература

9. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. Курс Делопроизводства ДОУ. – М., 2010. – 328с.
10. Андреева, В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.– М.: Кнорус, 2010. – 296 с.
11. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2010. – 269с.
12. Басаков, М.И. Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2010. – 376 с. Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.
13. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2012. – 211с.
14. Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2010
15. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 138с. 
16. Веснин, В.Р. Управление персоналом в схемах: Учебное пособие / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2013. - 96 c.
17. Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – М., 2010. – 148с.
18. Данилов, В.Г. Классификация сбоев в системе делопроизводства вуза / В.Г. Данилов, Н.Д. Цкадая, Т.И. Филипсоне // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 18 – 24.
19. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2010. – 359с.
20. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2009. – 347 с.
21. Документы и делопроизводство: Справ.пособие / Г.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 2010. – 271с.
22. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ /О.И. Захаркина. – Омега-Л, 2010.-214с.
23. Иритикова, В.С. Практика делопроизводства в вопросах и ответах / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 4.
24. Иритикова, В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 5.
25. Иритикова, В.С. Организационные основы процедуры согласования документов / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 9.
26. Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. Аналитический обзор. – М.: ВНИИДАД, 2009. – 124с.
27. Казакевич Т.А.: Документационный сервис. - М.: Академия, 2010. – 104с. 
28. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 296с.
29. Кирсанова М.В.: Современное делопроизводство. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010. – 274с.
30. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство. - М.: изд. «ЦОНКА», 2010. – 263с.
31. Козлов, В.П. Документ и проблемы его сохранности / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2010. – №2. – С. 22 – 28.
32. Козлов, В.П. Общая теория документа / В.П. Козлов // Делопроизводство. – 2009. – №3. – С. 3 – 12.
33. Кошкина С.П. Основы делопроизводства: Учебник. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2009. – 414с.
34. Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2010. – 158с.
35. Кугушева Т.В. Делопроизводство. – М., 2010. – 388с.
36. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2013. – 147с.
37. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М,, 2009. – 239с.
38. Кузнецова, Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 3 – 6.
39. Кузнецова, Т.В. Изменение в законодательно-правовой и нормативно-методической базе ДОУ: 2009-2010 гг. / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 3 – 8.
40. Куролес, И.И. Совместные распорядительные документы / И.И. Куролес // Секретарь-референт. – 2011 – №3.
41. Непогода А.В., Семченко П.А., Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М., 2009. – 168с.
42. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов. – М.: ВНИИДАД, 2010.
43. Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011.- 96с.
44. Свириденко С.С. Современные информационные технологии. – М., 2009. – 67с.
45. Соколова О.Н. Документационное обеспечение управления в организации: учеб. пособие. - 2-е изд. - М.: КНОРУС, 2013. - 160 с.
46. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2010. – 173с.
47. Стенюков М.В., Пустозёрова В.М. Кадровое делопроизводство в 2010 году: образцы документов, рекомендации по составлению с юридической поддержкой. – М.: А-Приор, 2010. – 126 с.
48. Храмцовская Н. А. Тенденции развития нормативной базы, регламентирующей управление электронными документами, в 2008-2009 гг.. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. - N 7. С. 35-46.
49. Янковая В. Ф. Организация движения внутренних документов : (на примере движения распорядительных документов). // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 12. С. 18-25.
50. Янковая В. Ф. Организация движения отправляемых (исходящих) документов. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. N 11. С. 14-19.
51. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2011.- 123с.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ