Совершенствование организации документирования деятельности кадровой службы ЗАО «Троицкая энергетическая компания»»

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

- журнал регистрации трудовых  договоров;

- журнал регистрации приказов  о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов  о предоставлении отпуска;

- журнал регистрации приказов  о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных  удостоверений;

- журнал регистрации служебных  заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых  книжек и вкладышей к ним;

- журнал регистрации приказов  о поощрениях и наложении дисциплинарных  взысканий;

- журнал выдачи справок по  личному составу;

- журнал учета больничных листов.

Проанализировав оформление документов по личному составу, мы пришли к выводу, что допущен ряд ошибок. Все личные дела передаются на хранение в Гос. архив и обложка дела должна оформляться соответственно. В ЗАО «ТЭК» обложки личного дела не имеют архивного шифра, количества листов в деле, срока хранения дела, у большинства личных дел отсутствует заголовок дела.

Рассмотрим организацию текущего хранения кадровых документов.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

- личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие в ЗАО «ТЭК» осуществляется в помещениях кадровых служб организаций, которые оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися.

Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, не имеют на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой, что затрудняет поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров хранятся трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов должны сдаваться руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале, чего не наблюдалось в ходе наблюдения и анализа работы кадровой службы.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, но не на специальной бумагорезательной машине, которой в принципе не существует в компании, а выбрасываются в корзин с мусором. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ЗАО «ТЭК» создан архив.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

 Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 26 августа 2010 г. распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таким образом, можно сделать вывод, что в ЗАО «ТЭК» система кадровой документации ведется в не соответствии с нормативно-правовой документацией .

 

 

2.3. Направления по совершенствованию документирования деятельности кадровой службы предприятия

Объем документации, создаваемых в отделе кадров имеет тенденцию к постоянному и всё более ускоряющему росту. В связи с научно-технической революцией (НТР) увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв – одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние НТР, развитие экономики, освоение новых районов, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличивается с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- незнание и несоблюдение работниками  управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих  юридические требования к оформлению  документов. В результате возникает  недоверие к документам и их  перепроверка, т.е. создание новых документов;

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение  количества проверяющих инстанций, увеличение контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных  прав граждан. Все это приводит  к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью;

- неквалифицированное документирование  распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий  изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций разъяснительного характера;

- несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений, договорных  обязательств, срыв сроков их  исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, объяснениями, претензиями и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных  или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними  задач вынуждает постоянно обращаться  в вышестоящие учреждения за  разъяснениями или разрешениями  спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования  приводит к использованию значительного  количества разнообразных видов  и форм документов, предназначенных  для документирования идентичных  функций и содержащих аналогичную  информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

- широкое распространение копировальной  техники и ее бесконтрольное  использование в учреждениях  приводит к созданию огромного  количества копий документов, которые  используются в незначительной мере;

- использование в процессах  создания и подготовки документов  компьютеров, с одной стороны, значительно  повысило скорость подготовки  документов, сократило трудоемкость  этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме [44].

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с деятельностью руководителя, специалиста, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Проанализировав порядок документирования деятельности кадровой службы ЗАО «ТЭК» можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.