Виды деловых писем

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Одним из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром является официальное письмо. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи  и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызвало острую необходимость в унификации делового письма. Неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Возьмем, например, переписку, связанную с созданием  новой организации. Обычно на этапе  регистрации организации каждый руководитель, учредитель, предприниматель составляет ряд писем. Это письма-обязательства, письма-запросы. Их адресуют, например, в санитарно-эпидемиологическую службу, службу газоснабжения и водоснабжения, другие службы в зависимости от характера деятельности создаваемой организации, чтобы получить заключение о возможности использовать нежилое помещение.

Знание правил составления и оформления деловых писем – залог успеха коммерческой деятельности. Выполнение этих правил ускорит процесс принятия и реализации управленческих решений, не позволит усомниться в юридической силе документов.

Целью данной контрольной  является рассмотрение видов деловых  писем и требований, предъявляемых  к их оформлению. Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

• изучение общих правил оформления делового письма;
• рассмотрение различных видов деловых писем и приведение их примеров.

1. Правила оформления  делового письма

Написание писем  – навык, который требует сочетания здравого смысла, терпения и понимания людей.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. [5, 53] Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждое деловое  письмо должно иметь четкую структуру, это сэкономит время и поможет  адресату быстрее понять содержание документа и предпринять необходимые  действия. Почти все письма состоят  из следующих обязательных элементов.

Приветствие: уважаемый/ая г-н, г-жа... Важно правильно написать имя адресата.

Введение. Четкий заголовок. Он должен выглядеть профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок. Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.

Факты. Это основное содержание письма. В качестве подготовки необходимо запастись соответствующими достоверными фактами, рассортированными в логическом порядке. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.

Действие. Из письма должно быть ясно:

• какие действия необходимо предпринять;
• когда они должны быть предприняты;
• кому их следует предпринять.

Вывод. Последняя  строка письма представляет возможность  надолго оставить хорошее впечатление, поэтому заключительная фраза не должна быть шаблонной и черствой. [4, 71]

Таким образом, деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Преимущества деловых  писем заключаются в следующем:

• с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;
• деловые письма позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять ваши мысли;
• они дают возможность вести довольно сложные и трудоемкие дела;
• при необходимости они могут служить свидетельством в судопроизводстве;
• деловые письма могут быть средством передачи конфиденциальной информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды деловых писем

Все деловые письма можно разделить на две большие группы:

• письма, требующие письменного ответа;
• письма, не требующие письменного ответа.

К первой группе можно отнести:

• письмо-просьбу,
• письмо-обращение,
• письмо-предложение,
• письмо-запрос,
• письмо-требование.

Вторая группа включает:

• письмо-напоминание,
• письмо-подтверждение,
• письмо-отказ,
• оформленное письмо,
• письмо-извещение,
• гарантийное письмо,
• рекламное письмо и др.

По содержанию и назначению письма подразделяются на следующие группы:

• инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания, циркулярные письма, письма, в которых организация обращается к адресату);
• ответные (информационно-разъяснительные письма, запрещения, разрешения). [3, 102]

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

В письмах-просьбах автор побуждает адресата совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В претензионных  письмах автор обоснованно требует  возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.

Циркуляры – письма, рассылаемые во все подведомственные организации. Они чаще всего носят распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

Запрещения – письма, в которых дается отрицательный ответ на запрос.

Разрешения – письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

Сопроводительные  письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны.

Тарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.

Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах.

Коммерческие письма предшествуют заключению и выполнению контрактов.

Таким образом, деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Таким образом, деловое письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения  можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных  документов, поэтому, от того насколько  текст послания точен грамотен, корректен  во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 г. №28).
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №65-ст).
3. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов. – М.: Эксмо, 2006. – 554 с.
4. Картов В.В. Система документооборота на предприятии/В.В. Картов. – М.: Има-пресс, 2007. – 189 с.
5. Петрова Ю.А. Секретарское дело: настольная кн. секретаря-референта/Ю.А. Петрова. – М.: Омега-Л, 2007. – 318 с.
6. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации: учеб. пособие/Т.В. Печникова, А.В. Печникова. – М.: ЭКСМОС, 2007. – 320 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

Образец информационного письма

 

 

 

Образец письма-ответа

 

 

 

 

 

Образец письма-претензии

 

 

 

Образец гарантийного письма