Вопросы документирования государственной службы

ГОСТ Р-6.30-2003⁴⁴ - в стандарте определен состав реквизитов официальных документов. Этот ГОСТ носит рекомендательный, а не обязательный характер.

Унифицированные формы  документов включены в альбом форм, который является на сегодняшний  день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положение, приказ, должностная инструкция и др.⁴⁵

Правила оформления документов по личному составу определяются также Постановлением Госкомстата  РФ от 05.01.2004 года № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты».

Указанным постановлением введены следующие формы первичной  учетной документации.

Приказы (распоряжения):

• о приеме работника (работников) на работу – Т-1 (Т-1а),
• о переводе на другую работу – Т-5 (Т-5а),
• о предоставлении отпуска – Т-6 (Т-6а),
• о направлении в командировку – Т-9 (Т-9а),
• о поощрении – Т-11 (Т-11а),
• о прекращении действия служебного контракта – Т-8 (Т-8а),
• личная карточка работника (госслужащего) – Т-2 (Т-2 ГС),
• график отпусков - Т-7,
• командировочное удостоверение – Т-10,
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении – Т-10а и др.

2. Классификатор технико-экономической  информации (ОКТЭСИ)- является нормативным  документом и по своему статусу  соответствует государственному  стандарту. Каждый классификатор  содержит блок наименований объектов  классификации и блок, включающий  коды. Коды используются при обмене  информацией между автоматизированными  системами и при заполнении  документов на компьютере.

ОКСО – общероссийский классификатор специальностей по образованию. Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлений подготовки специалистов.

ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации.

Предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращения применяемых форм документов, а также контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами ОКУД являются унифицированные формы организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемые для документирования кадровой деятельности. Код по ОКУД должен приставляться на каждой унифицированной форме.

ОКИН - общероссийский классификатор  информации о населении. Этот классификатор  используется организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. В классификатор включены наименования и коды информации, которая традиционно имеется во многих кадровых документах. Поэтому при оформлении анкет, личных листков, личной карточки и других учетных форм – сведений о возрасте, гражданстве, национальности, знании языков, состоянии в браке должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор.

3. Нормативы по организации  работы кадровых служб. Данная  группа представлена ведомственными  нормативными актами по организации  труда, которые в основном являются  разработками Минтруда России. В  этом ведомстве были созданы  нормативные документы, определяющие  требования к квалификации кадровых  работников, типовые нормы времени  на работы по комплектованию  и учету кадров, методика расчета  численности персонала кадровой  службы.

Среди разработок этого  ведомства необходимо выделить, прежде всего, «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»⁴⁶. Квалификационные характеристики, включенные в справочник, являются нормативным документом. Данный справочник может быть использован для регламентации определенных видов работ в должностных инструкциях (в том числе кадровых работников), обоснования рационального разделения и организации труда, а также правильной расстановки кадров и оценки соответствия ими занимаемой должности при проведении аттестации.

Вторым нормативным  документом, разработанным Минтруда России, является Инструкция по заполнению трудовых книжек 2003 года. Инструкция регулирует особенности внесения записей о работе, увольнении, награждении, связанных с различными правовыми основаниями, а также особенности оформления дубликата трудовой книжки. В нее включены формы учета книг (журналов), предназначенных для регистрации выдаваемых и принятых на хранение трудовых книжек.

Особую группу нормативных  документов межотраслевого действия составляют нормы времени на работы по составлению  и оформлению документов, подготовленные Минтруда России. Наиболее значимыми  для кадровых служб являются нормативы  времени на работу с документами  по личному составу⁴⁷. Нормативы разработаны как методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Их второе назначение – обоснование численности работников кадровой службы, т.к. их трудозатраты, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб.

Для определения и обоснования  штатной численности работников кадровых служб федеральных органов  исполнительной власти, оптимального подбора, расстановки и использования  кадров, правильного распределения  работ между исполнителями, установления должностных обязанностей Минтруда России разработало нормативы численности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 ВЫВОДЫ ПО II ГЛАВЕ

 

Обзор действующей законодательной  и нормативно-правовой базы кадровой службы государственного органа показывает, что она представлена множеством документов разной юридической силы - законами, указами Президента РФ, постановлениями  Правительства РФ, а также инструкциями, правилами и ГОСТами Минтруда, и Госстандарта России.

Документирование деятельности государственных служащих за период 1995-2005 гг. претерпело существенные изменения. Сравнительный анализ федеральных  законов «Об основах государственной  службы РФ» 1995г. и «О государственной  гражданской службе РФ» 2004г., а также  Указов Президента в 2005 г. позволяет  сделать следующие выводы:

• более детально регламентирован порядок документирования государственной гражданской службы;
• трудовой договор заменен на служебный контракт;
• определены основные требования к содержанию служебного контракта, условия его заключения, изменения и расторжения;
• утверждены формы таких документов, как: анкеты, заполняемой при поступлении; аттестационного листа, экзаменационного листа;
• расширен перечень документов, формирующих дело государственного служащего;
• определены функции кадровой службы государственного органа.

Начатый в 1995г. процесс  формирования обособленной системы документирования прохождения гражданской службы в 2004-2005 гг. получил свое дальнейшее развитие, система документации по личному составу в настоящее время представляет собой самостоятельную систему кадровой документации.

 

ГЛАВА III. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОХОЖДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ РФ

 

3.1.ПОСТУПЛЕНИЕ  НА ГОСУДАРСТВЕННУЮ ГРАЖДАНСКУЮ  СЛУЖБУ РФ. СЛУЖЕБНЫЙ КОНТРАКТ

 

На гражданскую  службу вправе поступать граждане Российской Федерации от 18 до 65 лет, владеющие  государственным языком Российской Федерации и соответствующие  квалификационным требованиям, установленным  Федеральным законом.

Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения  должности гражданской службы или  замещение гражданским служащим другой должности гражданской службы осуществляется на основании конкурса⁴⁸, за исключением случаев предусмотренных законом⁴⁹.

Конкурс не проводится:

- при назначении на должности гражданской службы категорий «руководители» и «помощники (советники)» если они замещаются на определенный срок;

- при назначении на должности гражданской службы категории «руководители», назначение на которые и освобождение от которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации;

• при заключении срочного служебного контракта;
• при назначении гражданского служащего на иную должность гражданской службы в случаях: реорганизации или ликвидации государственного органа либо сокращение должностей гражданской  службы; направлении гражданского служащего на профессиональную  переподготовку или повышение квалификации;
• при назначении на должность гражданской службы гражданского служащего, состоящего в кадровом резерве, сформированном на конкурсной основе.

Конкурс может  не проводиться

-  при назначении на должности, связанные с доступом к государственной тайне.

-  при назначении на должности младшей группы.

Претенденту на замещение должности гражданской  службы может быть отказано в допуске к участию в конкурсе в связи с несоответствием квалификационным требованиям к вакантной должности гражданской службы, а также в связи с ограничениями, установленными ФЗ № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе» для поступления на гражданскую службу и ее прохождения.

Претендент на замещение должности гражданской  службы, не допущенный к участию  в конкурсе, вправе обжаловать это  решение в соответствии с вышеуказанным  законом.

Конкурс заключается  в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности  гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям  к должности гражданской службы.

Таким образом, конкурсный порядок поступления на гражданскую  службу и продвижение гражданских  служащих по службе призван обеспечить, с одной стороны, право граждан  РФ на равный доступ к государственной  службе, а с другой - возможность подбора наиболее квалифицированных и компетентных кадров для государственных органов.

Для проведения конкурса на замещение вакантной  должности гражданской службы правовым актом соответствующего государственного органа образуется конкурсная комиссия.

В состав конкурсной комиссии входят представитель нанимателя и (или) уполномоченные им гражданские  служащие (в том числе из подразделения  по вопросам государственной службы и кадров, юридического (правового) подразделения и подразделения, в котором проводится конкурс  на замещение вакантной должности гражданской службы); представитель соответствующего органа по управлению государственной службой, а также представители научных и образовательных учреждений, других организаций, приглашаемые органом по управлению государственной службой по запросу представителя нанимателя в качестве независимых экспертов - специалистов по вопросам, связанным с гражданской службой, без указания персональных данных экспертов. Число независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов конкурсной комиссии.

Положение о конкурсе на замещение вакантной должности  государственной гражданской службы Российской Федерации, определяющее порядок  и условия его проведения, утверждено указом Президента Российской Федерации  от 01.02.2005 № 112.⁵⁰

В соответствии с названным положением конкурс  в государственном органе не объявляется  для замещения только вакантной  должности и только при отсутствии гражданских служащих (граждан), состоящих  в кадровом резерве, сформированном на конкурсной основе и могущих занять эту должность. Вакантной государственной  должностью признается незамещенная гражданским  служащим должность гражданской  службы, предусмотренная в структуре  аппарата государственного органа.

Конкурс может  проводиться в форме конкурса документов или конкурса испытания. Документы для участия в конкурсе представляются в государственный  орган в течение месяца со дня объявления об их приеме. Гражданин РФ, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

• личное заявление;
• собственноручно заполненную и подписанную анкету с фотографией для участия в конкурсе за замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ;⁵¹ 
• копию паспорта;
• документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию;
• копию трудовой книжки за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
• копии документов о профессиональном образовании, а также по желанию гражданина – о дополнительном профессиональном образовании, о присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы (службы);
• документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению и др.