Вопросы документирования государственной службы

При проведении конкурса документов конкурсная комиссия оценивает кандидатов на основании  представленных ими документов об образовании, о прохождении государственной  службы и другой трудовой деятельности.

Конкурс – испытание  проводится при непосредственном участии  кандидата. При этом могут быть использованы не противоречащие федеральным законом  и другим нормативным правовым актом  РФ методы оценки профессиональных и  личностных качеств кандидатов, включая  индивидуальное собеседование, анкетирование, проведение групповых дискуссий, написание реферата по вопросам, связанным с исполнением должностных обязанностей и полномочий по государственной должности, на замещение которой они претендуют.⁵²

Результаты голосования  конкурсной комиссии оформляются решение, которое подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами конкурсной комиссии.

Решение конкурсной комиссии принимается в отсутствии кандидата и является основанием для назначения его на соответствующую  государственную должность либо отказа в таком назначении. При  этом в нем указывается конкретный срок испытания в пределах от трех до шести месяцев для гражданина, впервые принятого на государственную  должность, в том числе по итогам конкурса документов, или при переводе государственного служащего на другую государственную должность. Решение  по результатам конкурса оформляется  приказом (распоряжением) государственного органа. Копия этого решения направляется в соответствующий орган по управлению государственной службой, а также  вручается гражданскому служащему, назначенному на соответствующую государственную  должность.

С лицом прошедшим  конкурс, заключается служебный контракт.

Гражданин, поступающий  на гражданскую службу, при заключении служебного контракта, предъявляет  представителю нанимателя следующие  документы:

1. заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;
2. собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;
3. паспорт;
4. трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
5. страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случая, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;
6. свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;
7. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
8. документ об образовании;
9. сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» гражданин, поступающий на государственную гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя в числе других документов заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы.

Этот документ составляется кандидатом, поступающим  на службу, и приобщается к личному  делу работника наряду со служебным  контрактом.

Заявление с просьбой о поступлении на гражданскую  службу и замещении должности  государственной гражданской службы собственноручно пишется кандидатом в произвольной форме. Часто кадровые подразделения государственных  органов используют трафаретную  форму со следующей структурой текста: адресат (должность, фамилия и инициалы представителя нанимателя), автор (фамилия и инициалы кандидата-гражданина, его паспортные данные и адрес проживания), заголовок документа (заявление), текст (должность и структурное подразделение, вид служебного контракта, время начала работы), подпись кандидата и дата составления заявления.

На заявлении  обычно оформляется согласие руководителя структурного подразделения государственного органа, в которое поступает кандидат, резолюции его руководителя (о согласии) и представителя нанимателя (« в приказ»).

Заявление по аналогичной  форме оформляются государственным  гражданским служащим при переводе его на иную должность государственной  гражданской службы, в случаях  других перемещений государственного гражданского служащего.

Кроме заявления  с просьбой о поступлении на государственную  гражданскую службу и замещении  должности гражданской службы Федеральный  закон от 27.01.2004 № 79-ФЗ предусматривает  представление гражданином, поступающим  на государственную службу, собственноручно  им заполненной и подписанной анкеты государственного гражданского служащего установленной формы.⁵³

Это основной документ в составе личного дела работника, который составляется на бланке и  содержит основные сведения о работнике. Ранее на государственной службе использовалась анкета, именуемая личным листком по учету кадров, форма, которой не устанавливалась нормативными правовыми актами в качестве унифицированного документа.

В анкете государственного гражданского служащего указываются:

• фамилия, имя, отчество, сведения о месте и времени рождения (по данным паспорта или иного удостоверения личности);
• сведения об образовании, в том числе - наименование учебного заведения, продолжительность обучения и полученная специальность (на основании свидетельства, диплома, удостоверения);
• данные о наличии ученых степеней и званий (на основании дипломов ВАК и Минобразования России);
• сведения об изобретениях и научных работах;
• перечень занимаемых должностей с начала трудовой деятельности (по трудовой книжке); 
• сведения о военной обязанности и воинском учете (заполняются на основании военного билета);
• данные о семейном положении, составе семьи, месте жительства, адресе регистрации (на основании паспортных данных).

Все отрицательные  ответы в пунктах анкеты даются в  виде отрицания обстоятельства, например: «Отношение к воинской службе - не военнообязанный»; «Ученая степень, звание - не имею».

В анкете также  могут содержаться дополнительные персональные данные гражданина (кроме  данных о частной жизни, политических и религиозных убеждениях), необходимые  для решения вопросов о допуске  работника к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, или осуществлению  определенных видов деятельности, установленной  законом.

При первоначальном отборе кандидатов на работу для заочного знакомства с основными анкетными  данными будущего государственного гражданского служащего используются краткие  «справки-объективки» или, как их еще называют, «резюме». Которые составляются в произвольной форме и включают основные персональные данные гражданина, сведения о его профессиональных, деловых и личных качествах, опыте работы, а также рекомендации и контактные телефоны рекомендующих лиц.

Прием на работу оформляется  «Приказом (распоряжением) о приеме гражданского служащего  на работу» (унифицированная форма  Т-1).⁵⁴

Подлинник приказа  о приеме на работу остается на хранение в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию, для оформления лицевого счета и начисления зарплаты, а  другая копия подшивается в личное дело.

Кроме анкеты государственного гражданского служащего и трудовой книжки подробные персональные данные государственных гражданских служащих содержатся в статистической форме  учета – личной  карточке государственного (муниципального) служащего. (Унифицированная форма № Т-2ГС) 

Личная карточка заполняется после подписания руководителем  организации приказа о приеме гражданина на службу. Она заполняется  кадровыми работниками в одном  экземпляре, от руки (разборчиво) или  на пишущей машинке.

Записи в личные карточки вносятся и подписываются  специалистами кадровой службы с  указанием их должности, инициалов  и фамилии, а также подписываются  государственными гражданскими служащими, сведения о которых отражаются в  карточках.

При увольнении служащего в личной карточке указывается  дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки запрещено присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве раздельно.

Форма Т-2ГС ведется  на всех государственных гражданских  служащих государственного органа и  включает следующие разделы.

В заголовке карточки указывается полное наименование государственного органа, ее код по ОКПО и код карточки по ОКУД, а также помещаются табельный номер государственного гражданского служащего, начальная буква его фамилии (в графе «Алфавит»), вид работы и пол, идентификационный номер налогоплательщика, номер свидетельства государственного пенсионного страхования.

Первый  раздел «Общие сведения»  включает общие сведения о государственном гражданском служащем, которые заполняются по данным паспорта, документов об образовании, трудовой книжки, документов ЗАГС и других. В первом разделе, состоящем из двенадцати пунктов, указывают дату и номер служебного контракта, фамилию, имя, отчество, дату, место рождения и гражданство государственного гражданского служащего, а также владение им иностранными языками, образование с указанием образовательного учреждения и полученной квалификации, ученую степень, сведения  о квалификации и наличии специальных знаний, общем стаже работы и стаже государственной (муниципальной) службы, семейном положении, составе семьи, паспортные данные и адрес места жительства по данным регистрации в паспортной службе органов внутренних дел.

Второй  раздел «Сведения о воинском учете» включает сведения о воинском учете и заполняется на основании военного билета или приписного свидетельства государственного гражданского служащего.

Третий  раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» включает сведения о дате приема на государственную службу, структурном подразделении, должности, окладе и установленных государственному гражданскому служащему надбавках к окладу. Последующие сведения отражают данные о переводе на другую работу с обязательным указанием реквизитов соответствующего организационно-распорядительного акта.

Четвертый раздел «Присвоение квалификационного  разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания»  содержит данные о присвоении государственному гражданскому служащему классного чина с указанием реквизитов соответствующего правового акта.

В пятом  разделе «Аттестация» содержатся данные о прохождении государственным гражданским служащим аттестации (дата аттестации, номер протокола заседания аттестационной комиссии, реквизиты приказа организации об утверждении итогов аттестации).

В шестой раздел «Повышение квалификации» помещается информация о повышении государственным гражданским служащим квалификации (даты и виды повышения квалификации, наименования учебных учреждений, реквизиты документов о повышении квалификации).

В седьмой  раздел «Профессиональная переподготовка» записываются аналогичные данные, относящиеся к профессиональной переподготовке государственного гражданского служащего.

Восьмой раздел «Государственные и ведомственные  награды и почетные звания» включает сведения о поощрениях, наградах и почетных званиях (наименования наград, почетных званий, виды поощрения, реквизиты соответствующих организационно-распорядительных актов).

Девятый раздел «Отпуск» предназначен для информации обо всех видах отпусков, предоставляемых государственному гражданскому служащему (виды отпусков, даты их начала и окончания и продолжительность).

В десятый  раздел «Социальные льготы» вносятся сведения о социальных льготах, на которые государственный гражданский служащий имеет право в соответствии с законодательством, указываются реквизиты документа, дающего право на льготы.

Одиннадцатый  раздел «Дополнительные сведения» предназначен для внесения сведений о государственных гражданских служащих, не получивших отражение в первом разделе (учет работающих инвалидов, обучение в учебных заведениях, совместительство и др.).

Двенадцатый раздел «Основание прекращения служебного контракта (увольнения)»  заполняется при увольнении государственного гражданского служащего, в него записываются основания прекращения служебного контракта (увольнения) и реквизиты соответствующих организационно-распорядительных актов. Формы личных карточек готовятся на формате А3, и заполняется с лицевой и оборотной стороны листа.

При поступлении  на службу с гражданином заключается служебный контракт.

Служебный контракт - соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим о прохождении гражданской службы и замещении должности гражданской службы. Служебным контрактом устанавливаются права и обязанности сторон. Его примерная форма утверждена Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159.⁵⁵

Служебный контракт как документ, регулирующий служебные  отношения государственного служащего  с представителем нанимателя, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» ⁵⁶ пришел на смену письменному трудовому договору, которым ранее в соответствии с трудовым кодексом Российской Федерации⁵⁷ регулировались отношения работника и работодателя в государственных органах.

Согласно указанному Федеральному закону служебный контракт заключается на основе организационно-распорядительного  акта государственного органа (приказа, распоряжения) о назначении на должность  гражданской службы.

Служебный контракт может быть заключен: