Формальные и неформальные структуры, их особенности и задачи менеджера по их исправлению

 
 
 
 
 

     КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

     «Формальные и неформальные структуры, их особенности  и задачи менеджера по их исправлению» 
 
 
 
 
 
 
 

 

Введение

 

     Актуальность  темы курсового проекта обусловлена тем, что организация – это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Человек для достижения определённых целей старается формализовать межличностные отношения, заключив их в определённые правовые и организационные рамки, то есть, придать им форму. Таким образом, в коллективе возникают формальные отношения, которые помогают достижению поставленной перед организацией цели. В каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность. Чтобы справляться с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа, и какое место в ней занимает процесс руководства.

     Целью данного проекта является определить особенности формальной и неформальной структуры, и задачи менеджера их исправлению.

     Задачи:

• изучить особенности формальных и неформальных структур;
• определить задачи менеджера при управлении неформальными структурами;
• рассмотреть формальные и неформальные структуры на примере организации;
• выявить недостатки этих структур на рассматриваемой организации;
• предложить пути решения имеющихся недостатков.

Объект  исследования – ОАО «Омега».

Предмет исследования – процесс функционирования формальных и неформальных структур в организации.

     Использованы  методы: изучение теоретических источников, методы системного и статистического анализа, метод экономического и логического анализа.

     В процессе написания курсового проекта были использованы работы таких авторов как: Иванцевич Д.М., Поршнева А.Г., Травин В. В. и др., интернет.

     Структурно  работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические основы формирования  формальных и неформальных структур

1.1. Особенности формальных структур.

     Формальная  структура представлена организационной  схемой (структурой). Такая схема  содержит некоторую основную информацию об организационной структуре и  природе ее функционирования. Она  демонстрирует управленческую иерархию, начиная с руководителя: кто отчитывается перед кем и кто за что отвечает. Она показывает основное разделение работы: каким образом организация делится на отделы и другие подразделения. А также она показывает, какую именно работу осуществляет каждое подразделение, и каким образом эта работа входит в выполнение общей миссии корпорации. Формальные организации – имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

     Формальная группа имеет следующие особенности:

     А). Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;

     Б). Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе. В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям.¹

     К формальным группам относятся:

     1. Вертикальная (линейная) организация,  объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;

     2. Функциональная организация, в  соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;

     3. Штабная организация, характеризующаяся  наличием штаба советников, экспертов,  помощников, не включенных в систему  вертикальной организации. Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.²

     Формальная  организация – костяк административной структуры – представляет собой систему узаконенных безличных требований и стандартов поведения, формально заданных и жёстко закреплённых ролевых предписаний. Она напоминает пирамиду, горизонтальный срез которой характеризует систему требований функционального разделения труда, а вертикальный (иерархический) – отношение власти и субординации. Формальная организация может быть описана в виде системы подразделений, групп и рабочих мест. Рабочее место отдельного работника и отдельного структурного подразделения в формальной организации легко определяется позициями, которые они занимают в горизонтальном и вертикальном срезах. В одном случае такая позиция называется функцией, в другой – статусом. Система безличных требований фиксируется нормами и образцами поведения, которые представляют собой основные элементы культуры. Они фиксируются в ролевых предписаниях. Формальную организацию с полным правом следует отнести к числу наиболее древних социальных изобретений человечества, направленных на рационализацию управления и эффективность кооперированной деятельности. Поскольку её цель – сделать управление людьми эффективным, а поведение контролируемым и предсказуемым, в фундаменте такой организации лежит принцип максимального упрощения и стандартизации отношений. Это достигается формализацией ролевых предписаний, введением безличных стандартов и норм, регламентирующих деловое поведение в организации. Формальная структура образует каркас отношений в организации, придаёт их необходимую устойчивость, позволяя облегчить и рационализировать процесс достижения целей. Вместе с тем она порождает ряд неустранимых дисфункций, поэтому служит объектом критики. Формальные организационные структуры есть нечто большее, чем просто квадратики на схеме. Они устанавливают отношения власти и области ответственности за принятое решение и выполнение. Они устанавливают порядок прохождения информационных потоков для прямых и обратных связей управления. Даже при таких формализованных структурах в любой организации неизбежны споры о полномочиях и расстройства в коммуникациях. Но без таких структур эти проблемы могут серьезно осложнить протекание дела и отвлечь внимание управляющих от более важных и сложных вопросов. Структура и тип формальной организации стоятся руководством сознательно с помощью проектирования. Люди, вступая в формальную организацию, как правило, либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода, либо ими руководят соображения престижа, связанные с принадлежностью к этой организации. У них также имеются причины и для вступления в группы и неформальные организации, к которым относится чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность, но люди часто не осознают их. В идеальном варианте организации подчиненные должны иметь возможность без всякого стеснения обращаться к своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит, то начальнику следует внимательно разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают, что их начальник в формальной организации плохо о них подумает, если они будут спрашивать его, как им выполнить определенную работу.³

1.2. Особенности  неформальных структур.

     Неформальная  структура – вторая подсистема. Она базируется на других принципах и источниках социальной регуляции поведения. В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах саморегуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жёстко структурированной, вектор её направленности меняется. При этом её направленность может, как усиливать внешний организационный импульс, так и противостоять ему. Вся она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жёстко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придаёт гибкость организационному поведению. Если формальная организация опирается на жёсткую структуру отношений, зафиксированную в иерархии должностных функциональных позиций, то в неформальной организации подобная структура носит ситуационный характер. Жизнь неформальной группы, ее функционирование находится под влиянием трех факторов:

     1) характеристики членов группы;

     2) структурные характеристики группы;

     3) ситуационные характеристики.

     Все эти факторы не только находятся  во взаимодействии, взаимовлиянии, но и испытывают сильное обратное воздействие  со стороны функционирования группы, так как в результате жизнедеятельности  группы происходят изменения характеристик человека, изменяется построение группы, наблюдаются изменения в ее окружении.⁴

     К характеристикам членов группы, оказывающим  влияние на ее функционирование, относятся  личностные характеристики человека, а также способности, образование и жизненный опыт.

     Симпатии  и антипатии между людьми в  основном носят индивидуальную окраску  и подоплеку. На установление дружеских  отношений между людьми оказывают  значительное влияние следующие  моменты.

     1)Личностные характеристики взаимодействующих. Потенциально люди со схожими личностными характеристиками имеют большие шансы установить дружеские отношения, чем те, у кого личностные характеристики существенно различаются.

     2)Наличие территориальной близости в расположении этих людей. Чем ближе располагаются рабочие места членов группы, тем выше вероятность того, что они установят дружеские отношения. Это же относится к близости расположения их мест жительства.

     3)Частота встреч, а также ожидание того, что эти встречи будут происходить достаточно часто в будущем.

     4)Успешное функционирование группы. В целом успех ведет к развитию у людей положительного отношения друг к другу в большей степени, чем неуспешное функционирование группы.

     5)Наличие одной цели, которой подчинены действия всех членов группы. Если члены группы разобщены решением индивидуальных задач, взаимные симпатии и дружественность складываются реже, чем если они работают над решением общей для всех задачи.

     6)Широкое участие всех членов группы в принятии решения. Возможность оказывать влияние на общегрупповые процессы стимулирует развитие у членов группы положительного восприятия коллектива.

     Если  люди, испытывающие дружеские отношения  друг к другу, имеют высокую мотивацию  к трудовой деятельности, то наличие  взаимных симпатий и дружбы способствует существенному повышению результатов их труда и тем самым положительно влияет на функционирование группы в целом. Если же люди слабо мотивированы на работу, то результат будет совершенно противоположным. Они много времени будут проводить в бесполезных для работы разговорах, перекурах, чаепитиях и т.п., постоянно отвлекаться от работы, резко снижая результативность своего труда. При этом они могут отвлекать от работы других, создавая атмосферу безделья и расслабленности.⁵

     Особенности характеристики неформальных групп.

     1)Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Первым шагом к этому является установление и укрепление норм — групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. Чтобы укрепить соблюдение этих норм, группа может применять довольно жесткие санкции. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также может повлиять на мнение о руководителях и справедливости их решений.

     2)Сопротивление  переменам. Люди используют неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических перемен, которые могут произойти в их организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению к переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой техники, расширение производства и, следовательно, появление большой группы новых сотрудников может привести к распаду неформальной группы, либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Сопротивление будет возникать всякий раз, когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам или положительным эмоциям.

     3)Неформальные лидеры. Неформальные организации, так же, как и формальные организации, имеют своих лидеров. Неформальный лидер приобретает свое положение, добиваясь власти и применяя ее по отношению к членам группы. Неформальный лидер делает опору на признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого персонала формальной организации, очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной иерархии. Неформальный лидер имеет две первостепенные функции: помощь группе в достижении ее целей; поддержка и укрепление ее существования. Иногда эти функции выполняются разными людьми. Если это так, то в неформальной группе возникают два лидера: один для выполнения целей группы, другой — для социального взаимодействия.

     Необходимость в неформальной организации как  элементе социальной организации обусловлена  следующими факторами:

     • невозможность стандартизировать  всю совокупность отношений, возникающих на производстве по поводу трудовой деятельности;

     • неизбежность возникновения в организации  непредвиденных ситуаций, требующих  нестандартных решений;

     • необходимость отработки новых  стандартов поведения, которые первоначально  возникают именно в неформальной организации и лишь затем переносятся в формальную;

     • невозможность сведения отношений  между людьми только к деловым  задачам, поэтому всё многообразие неделовых отношений.⁶

1.3. Роль  неформальной структуры  в  процессе функционирования организации.

     Очень важно, чтобы руководители понимали, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. В Модели Хоманса (см. рис. 1.) под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств – положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

 
 
 

Рис. 1. Модель Хоманса