Формальные и неформальные структуры, их особенности и задачи менеджера по их исправлению

      Помимо  того, что модель демонстрирует, как из процесса управления (делегирования заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, она показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Поэтому, даже если формальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленных ею целей.⁷

     Причиной  возникновения неформальной группы в формальной организации является неизбежная ограниченность формальной организации, которая не может охватить и регулировать все процессы функционирования социальной организации. Если люди вступают в формальные организации для осуществления целей организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода или ими руководят соображения престижа, то принадлежность к неформальной группе может дать людям психологические выгоды не менее важные для них, чем получаемая зарплата.

     Возникновение неформальной организации является следствием естественного стремления человека к объединению с другими  людьми, формированию устойчивых форм взаимодействия с людьми.

     Возникновение неформальной организации также  связано с формированием среды взаимодействия членов организации. Группы возникают в организации и функционируют как обособленные структурные подразделения в связи с тем, что в результате разделения труда выделяются отдельные специализированные функции, требующие для своего выполнения определенной совокупности людей, обладающих определенной квалификацией, имеющих определенную профессию и готовых в системе совместной деятельности выполнять определенную работу. Аналогичная ситуация наблюдается при формировании групп, призванных решать целевые задачи. Выполнение должностных обязанностей уже требует определенного взаимодействия. Однако всегда ли в полной мере при этом удовлетворяется потребность всех членов организации в общении или потребность в признании? Очевидно, что нет. Ясно, что здесь важной является оценка не только руководителя и тех членов организации, взаимодействие с которыми обусловлено выполнением должностных обязанностей.

     Самой первой причиной вступления в неформальную группу является удовлетворение потребности в чувстве принадлежности. Люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Возможность принадлежать к группе, поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишает людей возможностей социальных контактов. Поэтому люди часто вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.

     В идеальном варианте подчиненные  должны иметь возможность без  всякого стеснения обращаться к  своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если этого не происходит, то начальнику следует внимательно  разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. Многие люди считают, что их начальник в формальной организации плохо о них подумает, если они будут спрашивать его, как им выполнить определенную работу, а другие боятся критики. Более того, в каждой организации есть множество неписаных правил, которые касаются мелких процедурных вопросов, как, например: какой продолжительности должен быть перерыв на кофе, каково отношение начальника к болтовне и шуткам, как следует одеваться, чтобы заслужить всеобщее одобрение, а также, насколько все эти правила обязательны. В этих и других ситуациях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег. Например, новый рабочий, занятый в производстве, скорее попросит другого рабочего объяснить ему, как произвести ту или иную операцию. Это приводит к тому, что новые рабочие тоже стремятся участвовать в уже сформировавшейся социальной группе, где есть опытные рабочие. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий — необходимое руководство к действию.

     Потребность в защите является важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень  редко можно говорить о существовании  реальной физической опасности на рабочих местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые собирались в пивных и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций защищают друг друга от причиняющих им вред правил. Эта защитная функция приобретает еще более важное значение, когда начальству не доверяют.

     Необходимость в общении возникает потому, что  люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает  их работу. И все же во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации — слухам. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации.

     Люди  часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. Они могут ходить вместе обедать, обсуждать свои рабочие и личные дела во время перерывов на кофе, или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находится на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может удовлетворить их потребность в принадлежности, компетентности, защите, уважении и др.

     Некоторые руководители считают, что неформальная группа — это результат неэффективного управления, однако возникновение данных групп явление естественное и весьма распространенное, — они есть в каждой организации.

     Неформальные  группы несут в себе как отрицательное, так и положительное влияние  на деятельность формальной организации.

     Неформальные  группы могут вести себя непродуктивно, и это будет мешать достижению формальных целей. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, приводящие к возникновению отрицательного отношения к руководству. Принятые группой нормы могут привести к тому, что продуктивность организации будет ниже той, что определена руководством. Тенденция к сопротивлению всяким переменам и тенденция к сохранению укоренившихся стереотипов могут задерживать необходимую модернизацию производства. Однако такое контрпродуктивное поведение часто является реакцией на отношение начальства к этой группе. Правильно или нет, но члены группы считают, что к ним относятся несправедливо, и отвечают так, как ответил бы любой человек на то, что ему кажется несправедливым.

     Такие случаи отрицательной реакции иногда мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Поскольку для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации. Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций.

     Не  находя способов эффективного взаимодействия с неформальными организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться. Даже если руководство и разрушит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая, у которой, возможно, сложится заведомо отрицательное отношение к руководству.⁸

1.4. Задачи менеджера при управлении неформальными группами.

     Влияние неформальной организации можно  контролировать, но менеджер должен иметь  представление о базовой мотивации  функционирования неформальной группы. Для разработки стратегии поведения важно понять, что неформальная организация рождается из взаимодействия.

     Менеджер  должен знать, что неформальные группы возникают практически всегда, если существует такая возможность. Часто, эти группы являются своего рода оппозицией руководству организации, пытаясь противодействовать принудительным тенденциям в организации. Если, например, управление предписывает нормы производства, которые группа считает несправедливыми, то у группы появляется возможность требовать меньшую норму и изменить применяемые стандарты управления.

     Стоит обратить особое внимание на то, что  неформальные группы сильно влияют на эффективность организации, и могут  даже ниспровергать ее цели. Однако роль неформальной группы не ограничена только противостоянием. Воздействие неформальной группы на большую формальную группу зависит от норм, которые эта неформальная группа устанавливает. То есть, неформальная группа может даже сделать формальную организацию более эффективной.

     Менеджеру необходимо понимать, что норма — это негласное соглашение среди членов группы на предмет того, как они должны себя вести. С точки зрения формальной группы, нормы подразделяются на положительные, отрицательные и нейтральные. Другими словами, это нормы, которые поддерживают организацию, затрудняют ее работу или не имеют никакого влияния на ее цели.

     Поэтому менеджеру необходимы:

• понимание динамики группы;
• способность вызывать изменения в нормах неформальных групп так, чтобы они помогали достигать цели организации.⁹

     Чтобы предотвратить различные негативные проявления со стороны неформальной группы, менеджер должен следить за психологическим климатом в коллективе. Межличностные отношения, сложившиеся в коллективе, во многом определяют работоспособность организации. Для администрации будет полезна объективная информация о взаимоотношениях между подчиненными и руководителями. Эффективный способ сбора подобной информации — различные психологические тесты.

     Например, опросник Лири можно использовать для психологической диагностики межличностных отношений и выявления нарушения отношений в группе, а результата опросника можно использовать для психокоррекции. Тест Томаса поможет HR-менеджеру изучить поведение сотрудников в конфликтных ситуациях и готовность к сотрудничеству.

     Опросник Басса-Дарки предоставит Вам качественную и количественную характеристику агрессии и враждебности.

     Таким образом, менеджеры по персоналу, как  минимум должны знать о причинах поведения неформальных групп и особенностях этих групп.

     Но при рациональном и умелом руководстве неформальные группы, воздействуя на формальную структуру, помогают гуманизировать труд, приспособить организацию труда  к потребностям и пожеланиям человека. Это повышает удовлетворенность трудом и эффективность деятельности, снижая текучесть кадров, сокращая прогулы и т.п. Руководитель должен уметь правильно ставить диагноз, т.е. определять функциональное назначение неформальной группы и вырабатывать адекватные действия по устранению дисфункциональных объединений или изменению характера их деятельности, а для сплоченных неформальных групп, содействующих достижению целей организации, создавать благоприятные условия.

     Руководитель имеет  возможность даже управлять динамикой  неформальных групп, комплексно воздействуя  на формальные и неформальные структуры, т.к. они неразрывно связаны. Для  этого необходимо:

• преодолеть в себе негативное, пренебрежительное отношение к неформальным группам, если оно есть; признать неформальную группу и работать с ней, принимая во внимание, что разрушение неформальной группы может сделать нежизнеспособной и формальную организацию, нанести ущерб рабочей группе в целом;
• внимательно учитывать мнения членов и особенно лидеров неформальной группы, поощряя тех, кто помогает достижению целей организации; избегать противостояния формальных и неформальных лидеров;
• учитывать, как влияют принимаемые решения на неформальные группы, не допускать негативных последствий такого влияния;
• в процесс принятия важных решений обязательно включать членов неформальной группы и в первую очередь - ее лидера. Это устранит или ослабит сопротивление таких групп принятым решениям;
• систематически обеспечивать участников неформальных групп достоверной информацией, тем самым, снимая возможность распространения различных слухов, ведущих к деструктивному поведению организации в целом.