Формальные и неформальные структуры, их особенности и задачи менеджера по их исправлению

     Оптимальное сочетание  формальных и неформальных структур в организации способствует групповой сплоченности, что превращает группу из простой суммы ее отдельных членов в нечто интегральное - коллективный субъект, обладающий более высокими возможностями в реализации целей и всей организации, и каждого работника.

     Сплоченность можно  характеризовать как привлекательность группы для каждого ее члена, желание оставаться в ее составе, высокий уровень сотрудничества и групповых коммуникаций на основе принципов взаимной поддержки и солидарности.

     Как известно, под  коллективом понимается устойчивое объединение людей, стремящихся к общей цели, совместно работающих и обладающих групповой сплоченностью. Коллектив потенциально является эффективнейшим мотиватором труда, фактором поддержки индивидуальных усилий и воодушевления работников, мощной творческой средой, способствующей раскрытию индивидуальных дарований и способностей. Сама принадлежность к коллективу может приносить человеку удовольствие. 

     Ценность коллектива для менеджера определяется тем, что

• коллективом лучше решаются крупные и комплексные задачи;
• коллектив - действенный регулятор поведения сотрудников;
• коллективная деятельность ослабляет стрессовые ситуации;
• в коллективе растет инновационная способность группы;
• в коллективе успешнее решаются проблемы;
• коллектив стабилизирует культуру организации, позволяя быстро интегрировать новых сотрудников.

     При решении сложных  задач результаты коллективной деятельности намного превосходят простую  сумму индивидуальных достижений, поскольку  группа способна принимать более  рискованные решения, чем решения  ее отдельных членов. Этот феномен объясняется учеными по-разному. Одни полагают, что в группе имеет место конформистское давление, суть которого в том, что отдельные члены группы не осмеливаются высказывать свои взгляды, если они расходятся с позициями лидеров и большинства, боятся критиковать их. Другие ученые отмечают, что при интенсивном групповом общении завышается чувство "мы", которое ослабляет восприятие риска и ведет к завышенной оценке своих возможностей, происходит "заражение смелостью", тем более что групповые неудачи малозаметны и воспринимаются менее остро, чем индивидуальные. Существует и такое распространенное мнение, чаще всего ошибочное, что при групповых решениях ответственность ложится на многих людей, а личная ответственность невелика. Некоторые объясняют феномен группового риска влиянием лидеров, особенно формальных руководителей, считающих необходимым обязательно внушать оптимизм и уверенность в достижении цели.¹⁰

2. Формальные и неформальные структуры  на примере предприятия ОАО  «Омега»

2.1. Формальные группы ОАО «Омега»

     Формальная  организация ОАО «Омега» может быть описана в виде системы подразделений групп и рабочих мест. Рабочее место отдельного работника в горизонтальной функциональной структуре называется функцией, в вертикальной властной структуре - статусом.

        Назначение формальных групп по отношению к организации  в целом состоит в выполнении конкретных задач и достижении определенных целей.

     Формальная  организация ОАО «Омега» стремится  к стиранию личностных характеристик  людей и использования их в сугубо функциональных целях, личные характеристики стоят на втором плане. Главные задачи формальной организации ОАО «Омега» – наиболее рационально организовать выполнение целей и задач.

     Каждая формальная роль содержит описание процедур и процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации; формальное название должности и ее место среди других должностей организации; поощрения, награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации. В группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в организации могут создаваться и временные формальные группы для реализации конкретной задачи. 
 

     Рис.2 формальная структура предприятия  ОАО «Омега» 

     Рассмотрим  формальную структуру предприятия  ОАО «Омега» на рисунке 2. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему.

     Примеры формальных групп на предприятии  ОАО «Омега» — отдел маркетинга, продаж, закупок, производственные цеха, финансовый отдел и т.п.

     Более подробно рассмотрим отдел маркетинга. Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом коммерческого директора. Директор назначает начальника отдела. В составе отдела маркетинга, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела маркетинга.

     Организация в целом сможет эффективно выполнить  свои глобальные задачи только при  условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга.

2.2. Неформальные группы ОАО «Омега»

     Формальная  организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она  становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

     В организации ОАО «Омега» неформальная группа проявляется в двух разновидностях.

     В первой из них неформализованные служебные отношения несут функциональное содержание и существуют параллельно с формальной организацией, дополняя ее. Примером может служить система деловых связей между работниками, сложившаяся стихийно в дополнение к существующей структуре управления.

     Во втором случае межличностные связи возникают в силу взаимного притяжения, симпатий, общих взглядов на жизнь, привычек, увлечений, вне связи с функциональной необходимостью. Это товарищеские отношения, клубы по интересам и т.п.

     Люди  хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. Неформальные группы  имеют свои неписаные правила  и нормы поведения. В них существует определенное распределение ролей и определен статус каждого входящего в группу.

     Сотрудники  в основном заняты общением с коллегами  из своего отдела, что и влечет создание неформальных групп «по отделам».

     Я же приведу лишь 2 примера неформальных групп в отделе продаж.

     Отдел продаж состоит из 9 сотрудников. Неформальная группа №1 (назовем ее так) состоит из 4 девушек в возрасте от 20 до 25 лет, с одинаковыми интересами и примерно одинаковыми чертами характера. Настроены позитивно. Лидером группы является девушка с хорошим чувством юмора, добродушная, отзывчивая, веселая и в целом, интересная натура, которая постоянно что-то придумывает.

     Группа  № 2 состоит из 5 человек, двое из которых юноши и трое девушек. Третья девушка имеющая в своем владении автомобиль. Чертами ее характера являются наглость, упрямство, иногда даже хамство по отношению к другим сотрудникам отдела; она является неформальным лидером данной группы. Остальные члены группы буквально тянуться за ней, потакая всем ее прихотям.

     Из-за сильных отличий лидеров двух групп, в отделе часто возникают конфликтные ситуации, которые мешают работать и портят атмосферу в коллективе.

     Проанализируем некоторые другие неформальные организации в ОАО «Омега»:

     Принадлежность. На предприятии ОАО «Омега» люди в основном неформально чаще общаются с теми же, с кем работают каждый день, так как у них много общего. Например, сотруднику из отдела бухгалтерии интересно общаться со своими коллегами, а также коллегами из финансово-экономического отдела. Им лучше понимать друг друга, так как разговаривают на едином профессиональном сленге (например, юридический документ называется «рыба»).

     Помощь. Когда новичок приходит на работу в отдел бухгалтерии, главный  бухгалтер объясняет ему задания, в течение выполнения своей работы сотрудник постоянно не спрашивает главного бухгалтера, он консультируется у своих коллег. Выполненную работу проверяет главный бухгалтер и спрашивает у нового сотрудника, что было непонятно и комфортно ли сотруднику в новом коллективе. Тем самым, выполняя свою работу и задавая вопросы своим коллегам, новый сотрудник привыкает к новому коллективу.

     Время перерыва на чай официально не прописано, но сотрудники отдела маркетинга всегда пьют чай в одно и то же время – с девяти до полдесятого.

     Общение. Каждый человек проводит значительную часть своей жизни на работе, поэтому общение является одной из самых важных характеристик психологического комфорта человека. Отличительной чертой предприятия ОАО «Омега» являются династии работников. Люди поколениями работают на ОАО «Омега» и конечно же общаются в неформальной обстановке о своих и своих детей успехах.

     Тесное  общение и симпатия. Каждый из сотрудников  работает в соей бригаде или в  кабинете с коллегами по своему делу (например, бухгалтер работает в  кабинете бухгалтерии с другими бухгалтерами). Конечно же, сотрудники тесно общаются неформально (в столовой, на перерывах) и обсуждают свои проблемы и успехи, советуются, обсуждают заработную плату и многое другое. Со временем, многие коллеги становятся хорошими друзьями, так как они помогают друг другу и работают для достижения единой цели.

     Являясь членом определенной неформальной группы, сотрудник работает в рамках организации. Преданность группе может перерасти  в преданность организации, которая  проявится в результатах деятельности сотрудника на благо организации.

     Руководители  понимают, что вне зависимости от их воли неформальные группы существуют, с ними бесполезно бороться, с ними нужно считаться, искать способы эффективного взаимодействия, использовать их сильные стороны для достижения целей организации.

     Потенциальные достоинства неформальной группы:

• делает более эффективной организацию в целом;
• облегчает управленческую нагрузку на менеджмент;
• помогает заполнить пробелы в возможностях менеджера;
• улучшает коммуникации;
• служит «клапаном» для эмоций работников, способствует уменьшению стрессов;
• способствует повышению удовлетворенности трудом и стабильности рабочих групп;
• побуждает менеджеров к более тщательному, взвешенному и гибкому планированию;
• способствует сотрудничеству и кооперации.

     Возможные проблемы, связанные с деятельностью неформальной группы:

• способствует появлению нежелательных слухов;
• создает благоприятную атмосферу для формирования нежелательных установок;
• затрудняет осуществление перемен, закрепляет укоренившиеся стереотипы;
• может инициировать конфликты;
• негативно воздействует на поведение и самооценку некоторых работников;
• может ослаблять мотивацию и удовлетворенность трудом.

     Итак, неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

2.3. Положительные и отрицательные стороны.

     Неформальные группы в данной организации имеет следующие положительные стороны:

     1. Руководство предприятия считает, что неформальные группы могут помочь формальной организации в достижении ее целей;

     2. Перед тем, как принять какое-либо управленческое решение подавляющее большинство просчитывают возможность отрицательного воздействия на неформальные группы и принимают решения в соответствии с этим;

     3. На предприятии существуют клубы руководящих работников, для них проводятся  конференции и собрания по различным вопросам. К руководителям “среднего звена” отношение начальства несколько “мягче”, чем к остальной части персонала предприятия.