Внутренний и внешний контроль

Пересмотр стандартов требуется  тогда, когда обнаруживается, что  они стали нереальными, устарели, перестали соответствовать новым  условиям, то есть не все отклонения от стандартов нужно устранять. Иногда следует пересматривать и сами стандарты.

 

 

 

 

 

 

 

Общество живет  и развивается по определенным законам, поэтому существует объективная  необходимость контроля за соблюдением  и выполнением данных законов. Контроль это функция, которая присуща  всякому управлению; в переводе с  французского (controle) означает список, ведущийся  в двух экземплярах, пересмотр, проверка чего-либо. Контроль это проверка исполнения тех или иных хозяйственных решений  с целью установления их достоверности, законности и экономической целесообразности. Он способствует повышению эффективности  производственной и финансово-коммерческой деятельности звеньев экономики.

В условиях новых  форм организации и оплаты труда, деятельности субъектов хозяйствования с различной формой собственности  значительно возрастает роль контроля использования ресурсов и сохранности собственности.

В осуществлении  контроля важное место отводится  работникам учетной службы субъекта хозяйствования, так как именно они  проверяют действия отдельных должностных  лиц, вскрывают недостатки, нарушения  или злоупотребления в их деятельности, устанавливают причины нарушений  и виновных лиц. Являясь составной  частью функции управления, экономический  контроль направлен на решение стратегических задач, стоящих перед экономикой, он выполняет несколько функций: информационную, профилактическую, мобилизующую и воспитательную.

Информационная  функция заключается в том, что  информация, полученная в результате экономического контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта. Данная информация способствует объективному изучению состояния  дел контролируемого объекта, помогает выявить влияние факторов, способствующих росту эффективности производства.

Профилактическая  функция заключается в том, что  экономический контроль призван  не только выявить недостатки, хищения, злоупотребления, но и способствует их устранению и недопущению в  дальнейшей работе. Усиление профилактической функции контроля является объективной  необходимостью совершенствования  управления экономикой, обеспечения  динамичного и пропорционального  развития всех отраслей и производств, успешного достижения целей, стоящих  перед контролируемым объектом.

Мобилизующая функция  контроля заставляет субъекты хозяйствования ответственно выполнять свои обязательства. Предприятие должно обеспечить рациональное и целевое использование всех своих средств и ресурсов. Целевое  использование средств означает, что они должны расходоваться  в соответствии с конечной целью  функционирования данного предприятия, с планами, сметами и договорами. Рациональное использование средств  достижение наиболее высоких показателей  производства при наименьших затратах ресурсов и труда. Предприятие должно мобилизовать все имеющиеся у  него ресурсы для достижения поставленной цели и эффективного ведения производства.

Контроль выполняет  также важную воспитательную функцию; приобщая людей к управлению производством, он воспитывает у работников предприятий  потребность неукоснительного соблюдения законности и четкого исполнения своих обязанностей. Контроль, являясь  важным средством в борьбе с бесхозяйственностью, учит соблюдать дисциплину, воспитывает  сознательное отношение к труду  и собственности предприятия.

Перед контролем  стоят следующие основные задачи: укрепление законности и правопорядка, государственной и финансовой дисциплины; обеспечение сохранности принадлежащих  предприятию имущества, денежных средств  и т.д.; достижение целевого, экономного и рационального использования  всех средств, находящихся в распоряжении предприятия; выявление и использование  резервов роста и повышения эффективности  производства; выявление путей совершенствования  работы субъектов хозяйствования.

На микроэкономическом уровне, т.е. на уровне управления экономической  единицей, различают внешний контроль, осуществляемый внешними по отношению  к организации субъектами управления (органы государства, контрагенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, общественность), и внутренний контроль, осуществляемый субъектами самой организации (собственники, администрация, персонал). От эффективности внутреннего  контроля зависит эффективность  функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность  функционирования хозяйствующих субъектов  в совокупности - одно из условий  эффективности всего общественного  производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления. Система внутреннего  контроля должна ориентироваться на:

1. устойчивое положение  организации на рынках;

2. признание организации  субъектами рынка и общественностью; 

3. своевременную  адаптацию систем производства  и управления организации к  динамичной внешней. 

Концепция внутреннего  контроля является основополагающей для  эффективных действий любой хозяйственной  единицы.

Контроль в организации  занимается как стратегическими  проблемами, то есть каким образом  организация взаимодействует с  обстановкой, так и оперативными проблемами, то есть эффективной реализацией  планов, разработанных для достижения общих целей.

Контроль означает регулирование деятельности организации  таким образом, чтобы установленные  ею показатели оставались в приемлемых пределах. Без подобного регулирования  организации не смогут получать информацию о том, насколько успешно они  действуют с точки зрения их стратегических целей. Система контроля позволяет  сравнивать полученные ею показатели с запланированными. Контроль обеспечивает организацию механизмом корректировки  ее курса, если показатели отклоняются  от приемлемых пределов.

Контроль как  любое действие, предпринимаемое  руководством для наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может быть:

- превентивный: позволяет  предотвратить нежелательные события; 

- выявляющий: позволяет  выявлять и корректировать нежелательные  события, которые уже произошли; 

- директивный: позволяет  произойти желательным событиям  и стимулировать их.

 

КОНТРОЛЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ - одна из функций управления, без  которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции. К.у. призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития как отдельных  подразделений, так и всей фирмы. Поэтому К.у. выступает одним из главных инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы  и достижение ею намеченных целей  как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию К.у. входят: сбор, обработка и анализ информации о  фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и

анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим К.у. рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного  подразделения. Важной функцией К.у. является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции К.у. опирается в первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две  формы К.у. - финансовый и административный. Финансовый контроль осуществляется путем  получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям  деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций  и сроки представления отчетности могут быть различными. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Анализ этих показателей  осуществляется отдельно по каждому  центру ответственности, а также  по фирме в целом.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано  с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку  и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в  связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений  в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые  коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации  и оперативности К.у., т.е. перенесению  на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Таким образом, контроль можно  определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации. В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о  фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через рассмотренную функцию координации и регулирования.

Таким образом, место и  значение контроля определяются тем, что  он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган  управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

Контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния  производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное  их исполнение.

Прежде всего, выделим  два типа контроля - стратегический (или управленческий) и тактический (или административный).

Стратегический, или управленческий, контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан, естественно, со стратегическим планированием и  управлением.

Тактический, или административный, контроль призван систематически следить  за обеспечением выполнения текущих  задач, программ. планов.

Выделяют также предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

В литературе существует целый  ряд подходов к выделению форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов: контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов.

Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: производственный контроль: управление запасами; контроль качества: финансовый контроль.

Кроме того. выделяют и такие  виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий). Здесь присутствует как  функциональный, так и ресурсный  подход. Естественно, каждая методика при определенном подходе правомерна, но, на наш взгляд, они страдают некоторой  узостью, однобокостью. Поэтому, наряду с вышеуказанными типами контроля, на наш взгляд, следует выделить следующие формы контроля: финансовый, производственный, маркетинговый контроль и контроль качества.

Финансовый контроль является основой общего управленческого  контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения  финансовой отчетности по стандартным  формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности  организации - производство, маркетинг  и непосредственно само управление. Он включает в себя - бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных  показателей и отдачу инвестиций. Производственный контроль включает в  себя шесть функций:

1. Маршрутизация, то есть  последовательность операции.

2. Загрузка, то есть распределение  работ.

3. Производственные графики,  определяющие время, когда должна  производиться каждая операция.

4. Предварительная оценка  стоимости выполнения работы.

5. Диспетчирование - процесс  текущего упорядочения работы.

6. Отправка - завершающая  деятельность, в которой проверяется,  выполнены ли планы. Маркетинговый  контроль базируется на:

- анализе возможностей  сбыта;

- анализе доли рынка;

- анализе соотношения  между затратами на маркетинг  и сбытом,

- наблюдении за отношением  клиентов.

Контроль качества, включая  новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций  на рынке.

Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:

1. Установление норм (стандартов);

2. Измерение соответствия  выполнения этим нормам;

3. Коррекция отклонения  от норм и планов. Система контроля  организации, для того чтобы  быть эффективной, должна соответствовать  ряду требований:

1. Контроль должен быть  всеобъемлющим. Он не является  прерогативой какого-то отдельного  менеджера. Каждый менеджер должен  осуществлять контроль как неотъемлемую  часть своих должностных обязанностей, даже если этого ему не поручали.

2. Контроль не может  быть ни целенаправленным, ни  нейтральным.

Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролировать. Он должен быть операционным.

3. Контроль следует сосредоточить  на результатах. Контролировать  можно лишь измеряемые явления.  Контроль должен быть экономичным.  Суммарные затраты на него  не должны превышать достигаемых  с его помощью результатов.  Чем меньше требуется контроля, тем эффективней он является.