Основные принципы построения и функционирования логистической информационной системы в складском хозяйстве

На современном этапе развития информационной логистики ставится следующая задача: на базе повсеместного  внедрения информационных логистических  систем создать интегрированные  автоматизированные системы управления логистическим процессом и тем  самым обеспечить гибкое реагирование производства на потребности рынка, минимизировать издержки и получить дополнительные преимущества в конкурентной борьбе за покупателя.

В основе процесса управления материальным потоком лежит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Необходимым условием согласованной работы всех звеньев логистической цепи является наличие информационных систем, которые подобно центральной нервной системе, в состоянии быстро и экономично подвести нужный сигнал к нужной точке в нужный момент. Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность (снабжение, производство, транспорт, складское хозяйство, распределение и т.д.) и управлять ею исходя из принципов единого целого. На современном уровне развития общественного производства стало очевидно, что информация – это самостоятельный производственный фактор, потенциальные возможности которого открывают широкие перспективы для укрепления конкурентоспособности фирм. Потоки информации являются теми связующими нитями, на которые нанизываются все элементы логистической системы.

Информационная логистика организует поток данных, сопровождающий артериальные потоки, занимается созданием и управлением информационными системами, которые технически и программно обеспечивают передачу и обработку логистической информации. Предметом изучения информационной логистики являются особенности построения и функционирования информационных систем, обеспечивающих функционирование логистической системы. Целью информационной логистики является построение и эксплуатация информационных систем, обеспечивающих наличие:

1) нужной информации (для управления  материальным потоком);

2) в нужном месте;

3) в нужное время;

4) необходимого содержания (для  лица принимающего решение);

5) с минимальными затратами.

С помощью информационной логистики  и совершенствования на ее базе методов  планирования и управления в компаниях  ведущих промышленных стран происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией.

 

1.2 Функциональная и организационная  структура логистической информационной системы

 

Функциональная структура представлена в виде пирамиды. В основании функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями фирмы (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибуции готовой продукции фирмы, в частности, с деятельностью центров распределения. На уровне анализа логистические региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

Характеристики системных уровней  функциональной структуры логистической  информационной системы связаны  с достижением определенных стратегических и тактических целей фирмы и конкурентных преимуществ.

Организационная структура логистической  информационной системы может быть укрупненно сформирована из четырех  подсистем: управления процедурами  заказов, научных исследований и  связи, поддержки логистических решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой [6, c. 108].

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов ED1 [7, c. 30].

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней  и внутренней среды фирмы на процесс  логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

– интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;

– взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;

– стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;

– интеграции информационных технологий;

– подготовки или покупки технологических решений и использования посредников;

– адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;

– акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и  требований как внешней, так и  внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

1) косвенным рассмотрением на  основе общего анализа получаемой  информации, когда нет определенной  заданной цели;

2) прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью;

3) неформальным исследованием относительно  ограниченных и неструктурированных  данных;

4) формальным исследованием с  использованием заранее составленного плана, процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды фирмы на поведение логистической  системы логистический менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация или сведения о ценах на готовую продукцию конкурентов могут дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может быть использована транспортными подразделениями фирмы и т. д. Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, в частности, таким его аспектам, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической  информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

– базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений;

– критических факторов, определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений;

– политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;

– файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое  число экономико-математических моделей  и методов (в частности, прогнозирования  для поддержки решений, принимаемых  логистическим менеджментом). Все  эти модели и методы можно разделить на классы: оптимизационные, эвристические и имитационные. Оптимизационные модели принятия решений основаны на методах операционного исчисления: программирования, математической статистики, вариационного исчисления, оптимального управления, теории массового обслуживания, расписаний и т. д. В частности, для различных логистических функций можно указать следующие задачи:

– оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, грузопереработке;

– оптимальное размещение объектов в производстве, распределении, складировании;

– построение оптимальных логистических цепей, каналов, сетей;

– построение оптимальной организационной структуры логистической системы;

– оптимальная маршрутизация;

– определение оптимальной длительности составляющих логистических циклов;

– оптимизация процедур сбора, обработки и выполнения заказов;

– оптимизация параметров систем управления запасами;

– оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика и т. д.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные (диалоговые) процедуры информационной поддержки принятия решений логистическим менеджментом.

Четвертый элемент организационной  структуры логистической информационной системы - подсистема генерирования  выходных форм и отчетов [7, c. 32].

Система информационного обеспечения в логистике для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика данной системы состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы логистической организации. Исходя из этого возможны три способа ее организации: централизованный, децентрализованный и специализированный.

При централизованном способе организации  деятельность по информационному обеспечению  сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству организации через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такого способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации  подсистемы информационного обеспечения  специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управления информационными потоками в своей предметной области. Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком – дублирование однотипных задач и функций в разных подразделениях организации.

При специализированном способе в  организации отсутствуют подразделения  по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и  внедрения новой информационной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе (аутсорсинг). Это характерно для малых организаций, которые не могут иметь своих специалистов в области информационных технологий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации системы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком – сложность учета специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации системы информационного обеспечения зависит от многих факторов, прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Необходимо отметить, что система информационного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует внимания к своей организации - это понимают современные руководители. Поэтому любая малая организация имеет в своем составе информационные службы. Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, должна отвечать следующим требованиям:

– информационные потоки должны быть совместимыми в информационном отношении;

– внутренние взаимосвязи и взаимозависимости информационных потоков должны носить причинно-следственный характер;

– иерархическая соподчиненность информационных потоков должна быть четкой.

Формирование информационной системы  в логистике осуществляется по иерархическому принципу, причем в логистических  информационных системах нумерация уровней начинается с низшего. Такой принцип принят с целью обеспечить возможность наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость [2, c. 97].

В соответствии с такой структурной  декомпозицией в информационных системах в логистике выделяют три  уровня:

1. Первый уровень - это уровень  рабочего места (в широком смысле), например, места складирования, станка  для выполнения механической обработки, места или установки для помещения в тару и маркировки и др. На этом уровне осуществляется та или иная логистическая операция с управляемым материальным потоком, а именно его элемент (деталь, единичная упаковка, рабочий стол-спутник или какая-либо другая грузоединица) перемещается, перегружается, упаковывается, проходит ту или иную обработку.

2. Второй уровень - это уровень  производственного участка, цеха, склада и др., где происходят  процессы обработки, упаковки  и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места.

3. Третий уровень - это система  транспортирования и перемещения  грузоединиц во всей производственно-сбытовой  системе в целом от погрузки  сырья, материалов и компонентов  до доставки готовых изделий  потребителям и расчетов за  них.

Уровни производственно-сбытовой системы и руководства, которым  соответствуют свои уровни информационной системы, определяют функциональную и  эксплуатационную законченность информационных подсистем.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема. Здесь осуществляется логистическое управление общим материальным потоком с целью организовать производственно-сбытовую деятельность, направленную на наиболее эффективное удовлетворение потребностей рынка.

На втором уровне информационной системы представлены так называемые диспозитивные (disposite – размещать, распоряжаться) информационные подсистемы. Эти подсистемы детализируют планы, составленные на верхнем уровне, и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т. п., а также определяют способы действий этих подразделений.

На нижнем уровне информационных систем размещаются, так называемые, исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей, осуществляют также контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формируя первичную информацию с этих рабочих мест [2, c. 99].

Отметим, что планирующая, диспозитивная  и исполнительная подсистемы связаны  прямыми и обратными вертикальными  информационными потоками. Отдельные комплексы задач внутри указанных функциональных подсистем связаны горизонтальными информационными потоками.