Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ И РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ

 

Кафедра экономики и менеджмента

 

 

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

Документационное обеспечение управления персоналом в

системе государственной службы

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

                                                                                         Студент  группы         

 

 

Научный руководитель:

 

 

Рецензент:

 

 

Заведующий(ая) кафедрой:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Волгоград, 2003 г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                             4

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ                                                                                8

           1.1. Основные понятия в области  создания документов                                  10

           1.2. Нормативная база подготовки и оформления документов                        17

           2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ                                                                                                               28

           2.1. Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом  31

           2.2. Классификация документации используемой в управлении персоналом

                                                                                                                                           33

           2.3. Информационно-документальные потоки в организации                         34

           2.4. Подготовка, издание распорядительных документов                                36

           2.5. Классификатор документации                                                                     44

           2.6. Стандартизация и технология обработки документов                               45

           2.7. Регламентация подготовки и оформления  документов в организации    47

           2.8. Документирование управленческой  деятельности                                    50

           2.9. Организационно-распорядительная документация                                    52

           2.10. Оформление документов                                                                            54

           2.11. Недостатки в работе службы документационного обеспечения             управления персоналом                                                                                                  56

           2.12. Регистрация документов                                                                             57

           2.13. Контроль за исполнением документов                                                      57

           2.14. Систематизация и хранение документов                                                   58

           3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ. ВНУТРИУЧРЕЖДЕНЧЕСКАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ                                                                                          60

           3.1. Учет количества и качества  документов организации. Сокращение  объема документооборота                                                                                              60

           3.2. Средства регулирования документопотоков                                              69

           3.3. Информационные системы в управлении документооборотом               70

           3.4. Внутриорганизационная система  информации                                          72

           3.5. Принципы автоматизации делопроизводства                                             76

          3.6. Электронная цифровая подпись                                                                    83

          3.7. Документооборот  Кировского районного управления  г.Волгограда Пенсионного Фонда  РФ                                                                                                  84

          ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                      87

          ЛИТЕРАТУРА                                                                                                       92

          ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Управление людьми представляет собой компонент управления любой организацией, наряду с управлением материальными и природными ресурсами. Однако по своим характеристикам люди существенно отличаются от любых других используемых организациями ресурсов, а следовательно, требуют особых методов управления. Специфика человеческих ресурсов состоит в следующем.

Во-первых, люди наделены интеллектом, их реакции на внешние воздействия (управление) – эмоционально осмысленные, а не механические, и значит, процесс взаимодействия между организацией и сотрудником является двусторонним.

Во-вторых, люди способны к постоянному совершенствованию и развитию, в том числе, и к совершенствованию своих профессиональных навыков.

В-третьих, трудовая жизнь человека продолжается 30-50 лет в современном обществе, соответственно отношения человека и организации могут носить долговременный характер.

В-четвертых, в отличие от материальных и природных ресурсов, люди приходят (в большинстве случаев) в организацию осознано, с определенными целями и ожидают от организации помощи (предоставления возможности) в реализации этих целей. Удовлетворенность сотрудника взаимодействием с организацией является таким же необходимым условием продолжения этого взаимодействия, как и удовлетворенность организации.

По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства, а, следовательно, обеспечить рост производства в целом.

Нельзя сказать, что эффективность производства зависит исключительно от эффективного управления персоналом. Существует множество иных факторов, оказывающих влияние на эту величину, однако тенденции развития производственного потенциала в странах с эффективной экономикой показывают, что управлению персоналом в системе управления предприятием уделяется первостепенное значение. Это обусловлено тем, что в современных условиях глобальной конкуренции и стремительного движения НТП, когда продукция, технологии, операционные методы и даже организационные структуры устаревают с небывалой скоростью - основным источником конкурентоспособности и долгосрочного процветания любой организации (компании, предприятия) становятся знания и навыки ее сотрудников, их лояльность к организации, их мотивация к высокопроизводительному труду и т.д. Иными словами, в основе процветания предприятия в современной экономике лежит адекватная современным условиям система управления персоналом. Логика развития НТП привела к переосмыслению человеческого фактора в обеспечении конкурентоспособности, признанию того, что компетентность и активность сотрудников становятся важнейшими факторами эффективности, которая выражается не только и не столько в прибыльности и стабильности положения предприятия, а скорее в ее готовности своевременно адаптироваться к изменяющейся внешней среде, непрерывно производить “человеческий капитал” высокого качества и интегрировать усилия персонала для достижения целей организации.

Таким образом, предприятие для того, чтобы сохранить или повысить эффективность деятельности, должно непрерывно воспроизводить человеческие ресурсы, то есть улучшать количественный и качественный состав персонала, его структуру.  По мере развития и усложнения рыночных отношений и усиления конкуренции именно эффективное управление персоналом обеспечивает устойчивое преимущество в современной экономике.

Сам сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации.

Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют, поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. Все это свидетельствует об актуальности данной темы и ее недостаточной разработанности.

Предметом настоящего исследования является процесс документирования (документационного обеспечения) управления персоналом современного российского  предприятия.

Цель данной работы: раскрыть роль и значение документационного обеспечения управления  в системе управления предприятием, а также выявить пути оптимизации этого процесса в современных условиях российских предприятий.

Для достижения цели в работе решаются следующие задачи:

1. Раскрывается сущность, значение и структура документационного обеспечения предприятия.
2. Обосновывается роль и значение службы документационного обеспечения управления в механизме управления.
3. Раскрываются критерии организационно-распорядительной деятельности.
4. Выявляются основные этапы и технологии документирования.
5. Анализируется современное состояние документационного обеспечения управления отечественных организаций.

Источниковой базой данной работы послужили:

• Опубликованные результаты исследований, посвященных проблемам документационного обеспечения управления персоналом.
• Работы отечественных и зарубежных авторов в области кадрового менеджмента.
• Материалы дискретных исследований по данной проблематике, опубликованные в 1998-2002 годах в журналах: «Человек и труд», «Проблемы теории и практики управления», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Нормативные акты для кадровика», «Справочник по управлению персоналом», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика».

Структура данной дипломной работы включает в себя введение, три главы, заключение, список использованных источников, литературы, приложения.

 

1. ПРИНЦИПЫ И ПРИЕМЫ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

          Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы. В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – отделы человеческих ресурсов. С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются – обучение и развитие персонала, создание системы компенсации, развития карьеры, коммуникации, подбор, расстановка кадров, документирование процесса управления, информационное обеспечение управленческой деятельности. Эффективность функционирования отделов человеческих ресурсов в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней.

 Цикл воспроизводства человеческих ресурсов включает в себя несколько стадий: стадию формирования кадрового потенциала, использования человеческих ресурсов, улучшения кадрового потенциала и др. Формирование кадрового потенциала является первой и пожалуй наиболее важной стадией цикла воспроизводства, поскольку она определяет временные, стоимостные и другие параметры цикла. Российские предприятия, в целях повышения своей конкурентоспособности, больше внимания уделяют работе с  персоналом, поскольку в условиях, сложившихся в настоящее время на отечественном рынке, у них нет  возможностей для  масштабных инвестиций.

Однако зачастую, на практике деятельность в этой области ограничивается отдельными элементами процесса формирования кадрового потенциала. Не отработаны методы, нет взаимосвязи между элементами.  Это объясняется  прежде всего следующими  причинами: отсутствием понимания у большинства руководителей взаимосвязи высокого кадрового потенциала и эффективности работы предприятия, сегодняшним положением на рынке труда, где большое количество относительно дешевой рабочей силы позволяет в любой момент набрать новых работников, так как предприятия не испытывают необходимости в высококвалифицированных специалистах и т.п. Проблема формирования кадрового потенциала предприятия как этапа воспроизводства достаточно нова для отечественной управленческой науки и практики.  Среди российских авторов следует выделить работы авторов Травина В.В. и Дятлова В.А. [40], Маслова Е.В. [23], в которых процесс формирования кадрового потенциала предприятия описан достаточно полно и комплексно, а также работы М.И.Магуры [21], Г.В.Щекина [49], В.Полякова и Ю.Яновской [30], С.В.Шекшни [48], В.В.Гуленко [14], В.Р.Веснина [7], в которых  представлены конкретные пути и методы формирования кадрового потенциала. Тем не менее в исследованиях по данной проблематике существует множество пробелов. Можно отметить, в частности – отсутствие устоявшейся  терминологии, понимания цикла воспроизводства человеческих ресурсов как единого процесса, единых подходов к трактовке понятия и составляющим цикла, недостаточное внимание к исследованию проблемы влияния качественного и количественного состава персонала предприятия на эффективность производства и т. п.