Гостиничное предприятие как часть сферы услуг

Деловые совещания классифицируются по назначению (вырабатывающие и принимающие решения, разъясняющие и уточняющие текущие  задачи по реализации ранее принятых решений, подводящие итоги и дающие оценку принятым решениям), периодичности проведения (разовые, регулярные, периодические), количеству участников (узкий состав — до 5, расширенный — до 20, представительный — более 20 человек), стабильности состава (фиксированный, с приглашенными по списку, комбинированный).

Организация делового совещания включает в себя его подготовку, проведение, подведение итогов и принятие решений.

Переговоры  предназначены для достижения соглашения между различными сторонами, имеющими совпадающие либо противоположные  интересы. Они состоят из выступлений  и ответных выступлений, вопросов и  ответов, возражений и документов.

Деловые переговоры ведутся:

для получения  информации по предложениям и запросам без подписания контракта.

согласования  и подписания контракта.

Организационная сторона деловых совещаний и  переговоров согласуется с генеральным  директором гостиницы. Он регулярно  проводит оперативные совещания  с приглашением руководящего состава, на которых подводятся итоги деятельности предприятия и отдельных служб, разрабатываются и уточняются планы  на ближайшую перспективу. Темами обсуждения могут быть прогнозы заполняемости гостиницы, обучение персонала, отношения с владельцами гостиницы, планы маркетинга и сбыта и др. Оперативные совещания по вопросам деятельности различных структурных единиц проводят руководители управлений, служб, отделов.

При возникновении особых ситуаций проводятся срочные совещания.

Принимаемые на совещаниях решения  доводятся до персонала через  руководителей структурных подразделений. Решения могут носить устный и  письменный характер. Письменные решения оформляются приказом за подписью генерального директора, В приказе четко устанавливается перечень мероприятий, сроки их проведения, круг ответственных лиц. Приказ может содержать инструкции по выполнению тех или иных работ или оказанию услуг.

Договоры (соглашения) от имени предприятия  подписываются генеральным директором. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (соглашений) могут быть переданы иным должностным лицам гостиницы, что оформляется приказом генерального директора.

Проекты договоров (соглашений) и документов по их реализации до представления  генеральному директору подлежат согласованию с соответствующими заинтересованными руководителями отдельных подразделений и служб предприятия. Их визируют руководитель юридической службы (помощник генерального директора по юридическим вопросам), финансовый директор гостиницы (главный бухгалтер).

Подписываемые договоры (соглашения) содержат:

наименование;

преамбулу (вводную часть), в которой могут  указываться основные цели;

дату, место  подписания, наименование сторон;

предмет правового регулирования; права и обязанности сторон;

Ответственность сторон;

Основания прекращения и приостановления  их действия;

порядок разрешения споров;

срок  и условия вступления в силу;

срок  действия;

Наименование  должностей, фамилии, имени, отчества уполномоченных лиц, подписывающих договор (соглашение);

подписи сторон на всех экземплярах договоров (соглашений), удостоверенных печатью.

Приложения  к договорам (соглашениям) обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

3.8. Управление персоналом

Структура службы управления персоналом зависит  от многих факторов и условий, в том числе от ситуации, сложившейся на рынке труда.

Функции службы управления персоналом:

ведение первичной документации по учету труда и его оплаты;

анализ состава  и использования трудовых ресурсов;

контроль  и оценка деятельности персонала;

отбор и расстановка  персонала на рабочих местах в  соответствии со специализацией и уровнем  квалификации персонала;

набор персонала;

создание  системы мотивации и стимулирования персонала;

создание системы развития (повышения  квалификации) персонала.

В соответствии с этими функциями  структура службы управления персоналом может состоять из структурных единиц или отдельных менеджеров, которые  выполняют работы по направлениям:

1. формирование политики управления персоналом;
2. планирование трудовых ресурсов;
3. развитие и адаптация персонала;
4. управление деловой карьерой;
5. мотивация и стимулирование;
6. оценка результативности труда;
7. ведение кадровой документации (личных дел сотрудников, трудовых, медицинских книжек, оформление приема, увольнения сотрудников, поощрений и наказаний, ведение графиков отпусков, оформление больничных листов).

«Унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  утверждены постановлением Госкомитета  РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1. К этим документам относят:

по учету кадров — № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника  на работу», № Т-2 «Личная карточка работника», № Т-3 «Штатное расписание»  и др.;

по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — № Т-12 «Табель  учета использования рабочего времени  и расчета заработной платы», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-54 «Лицевой счет», № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» и др.

3.9. Формирование профессиональной  культуры. Стандарты организации

Профессиональная  культура — это система качеств, обеспечивающая уровень трудовой, профессиональной деятельности и определяющая отношение человека к труду. При этом общая культура определяется осознанием социальной значимости своего труда и профессии, готовности эффективно и качественно решать возникающие производственные задачи, совершенствовать профессиональные навыки и квалификацию, т.е. собственно профессиональную культуру, предполагающую специальные знания, умения и навыки.

Основы  как профессиональной, так и общей  культуры специалистов закладываются их всесторонней подготовкой, которая включает:

фундаментальные методологические, мировоззренческие  и гуманитарные знания;

теоретическую и практическую подготовку по специальности;

формирование  навыков самостоятельной творческой и практической деятельности.

Формирование  профессиональной культуры работников гостиницы предполагает:

социальную  ориентированность бизнеса;

создание  нормальных условий труда;

соблюдение  трудовой, материальной, договорной, финансовой дисциплины;

Соблюдение  требований нормативных документов;

работу  по формированию трудового коллектива;

создание  благоприятного морально-психологического климата

управление  деловой карьерой работников;

соблюдение  социальных гарантий и создание системы  социальных льгот;

возможности личностного самовыражения;

Применение  современных технологий менеджмента  и маркетинга;

разработку  и внедрение инноваций.

Главное правило  для сотрудника гостиницы, приводящее к профессиональному успеху, — жить и работать, основываясь на соблюдении морально-нравственных принципов, быть не просто инициативным, а творческим человеком, уметь сопереживать и делать добро другим людям.

В современных условиях важным является способность решать сложные задачи, исходя из принципов гуманизма и умения мыслить масштабно, инновационно, т. е. за своими успехами и достижениями предприятия видеть благополучие общества и тех людей, с которыми приходится общаться в процессе производства и оказания гостиничных и других услуг в соответствии с принятыми стандартами.

Стандартизация и сертификация в сфере туристско-экскурсионого обслуживания и классификации гостиниц достигается путем сочетания строительных и санитарных норм, правил пожарной безопасности, требований национальных стандартов.

Стандарты гостиничного обслуживания в отличие от классификационных требований к гостиницам различных категорий должным разрабатываться с учетом потребностей основного контингента проживающих и учитывать специфику деятельности конкретно гостиничного предприятия. Стандарты гостиницы разрабатываются ее сотрудниками с привлечением сторонних специалистов, в том числе из консалтинговых компаний. При условии вхождения предприятия в международную или национальную гостиничную цепь гостиница обязана соблюдать стандарты данного объединения.

Стандарты включают информацию о гостинице  и ее организационной структуре, правила внутреннего трудового  распорядка, охраны труда и техники  безопасности. Они устанавливают  процедуры обслуживания и правила технологических операций, действий, отдельных приемов при выполнении производственных процессов. Стандарты обслуживания содержат также правила служебного этикета, т.е. поведения персонала на рабочих местах.

Персонал  гостиницы должен создавать атмосферу  гостеприимства. В «Квалификационных  требованиях к основным должностям работников туристской индустрии» содержится перечень навыков и знаний, требуемых  для выполнения должностных обязанностей. В частности, менеджеру гостиницы  необходимы знания по теории межличностного общения, основ конфликтологии, психологии и этики поведения с гостями, умение учитывать местные обычаи, потребности и ожидания клиентов, жалобы, теорию мотивации и иерархии ценностей с учетом психологических особенностей, традиций, менталитета клиентов.

Персонал  гостиницы постоянно находится  в процессе коммуникаций с клиентами, друг с другом, руководителями, представителями различных организаций. Коммуникативная сторона общения — это процесс обмена информацией и ее понимание. При этом важно знать и соблюдать этикет, или правила поведения, принятые в обществе. Различают следующие виды этикета: общегражданский, дипломатический, придворный, воинский, деловой (профессиональный). Сотрудники гостиницы должны знать и уметь применять на практике все виды этикета, так как потребителями гостиничных услуг могут быть представители разных национальностей, социальных групп, профессий и различного материального достатка.

Вопрос  о повторяемости клиентуры очень  важен для современных гостиниц. Некоторые гостиницы Великобритании, наряду с официальной оценкой  гостиницы по ее категории, имеют систему оценки по проценту гостеприимства или внимательности персонала. Клиенты могут предпочесть трехзвездочную гостиницу с 75 % внимательности четырехзвездочной гостинице с 60 % внимательности. Клиент выбирает ту гостиницу, где он чувствует заботу и внимание к себе. При общении гости особое вни мание обращают на вежливость, тактичность, выдержанности персонала.

Если  к сотруднику обращается гость, он должен встать. Необходимо первым приветствовать гостя, не допуская фамильярности, знать правила обращения с гостями разных национальностей, избегать разговоров по телефону в присутствии гостя.

Персонал  гостиницы обязан строго соблюдать  правила личной гигиены, чистоту одежды, ее соответствие должности и времени года. В гостиницах персонал, как правило, имеет форменную одежду, дифференцированную по службам, со служебными значками.

Общество предъявляет  достаточно жесткие требования к  внешнему виду человека. Внешний облик — важнейшая составляющая имиджа, который оказывает огромное влияние на любую деятельность, создает положительную репутацию, внушает доверие и уважение. В полной мере это относится и к сотрудникам гостиницы. Желательно, чтобы они выглядели здоровыми, красивыми, опрятными.

В гостиницах стандарты с требованиями к внешнему виду создаются для сотрудников-мужчин и сотрудников-женщин. Прическа должна быть аккуратной, модной, волосы — чистыми, ухоженными. Макияж у женщин должен быть неброским, некоторые гостиницы регламентируют цвет губной помады, лака для ногтей. Для всех сотрудников регламентируют ароматы парфюмерии, количество ювелирных украшений.

Не  следует причесываться, чистить  ногти, приводить в порядок костюм на рабочем месте. Необходимо следить за темпом и тоном речи, жестами, не забывать, что не только на внешний вид, но и на манеры обращают внимание окружающие.

В гостинице есть правила, которые  должны соблюдаться беспрекословно. Так, уборка проводится только в отсутствие гостя, его пожелание ускорить или отложить уборку обязательно для выполнения. В случае болезни гостя уборка проводится только с по разрешения. В гостинице нельзя громко разговаривать, смеяться, шуметь. Горничные, уборщики, сантехники, электрики, столяры, подсобные рабочие, кухонные работники должны пользоваться только служебными лифтом и входом. Особое внимание персонал гостиницы должен уделять пожилым и больным людям, лицам с ограниченными физическими возможностями детям.

Все гостиничные работники имеют  официальные и неофициальные обязанности. Официальные изложены в должностных инструкциях. К неофициальным можно отнести необходимость для подчиненных соблюдать границу между собой и руководителем, не принимать серьезных решений без предварительной консультации с ним, даже если эти решения полностью входят в их компетенцию.

В условиях глобализации и развития международного туризма  ширятся деловые связи с зарубежными странами, многие компании становятся транснациональными, увеличиваются потоки международных путешественников. Каждая страна имеет свои обычаи, правила, запреты. Незнание культурной среды снижает шансы предприятия на успех, особенно если это предприятие относится к сфере услуг.