Отчет по практике в Отеле «Советский»

Под планированием понимается систематический процесс качественного, количественного и временного определения будущих целей, средств и методов формирования, управления и развития предприятия. В процессе планирования принимается решение о том, каким должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь  этих целей.

Применительно к отелю «Советский» выделяют следующие основные этапы планирования.

Разделение  плана на главные и второстепенные блоки:

• сбор информации;
• разделение главных проблем на слагаемые;
• детализация второстепенных задач.

Приведение  всей работы (процессов) в количественную последовательность:

• какие виды работ должны быть завершены в первую очередь, какие по значимости могут решаться и позднее;
• какие виды деятельности могут осуществляться одновременно.

Фиксирование  потребности во времени (длительность проведения работ) для различных  задач:

• установить возможное время ожидания;
• определить временной промежуток, по стадиям выполнения работы;
• Включение результата в сетевой общий план:
• определить самый ранний срок выполнения работ;
• определить самый поздний допустимый срок окончания работ;
• наметить экстремальный путь решения проблемы.

Необходимость пошагового планирования связано с  тем, что каждый

рабочий день в отеле состоит из множества сложных относящихся друг  к другу  событий. Наибольшую значимость в отеле имеет планирование следующих видов работ:

• рекламных кампаний для отеля;
• ремонт зданий;
• мероприятий (банкетов, конференций);
• проведения недель фирменных блюд в отеле;
• программ уборки помещений отеля;
• работы персонала.

Единого метода планирования, который соответствовал бы  каждой ситуации не существует.

Стратегическое  планирование в отеле «Советский»  является оной из неотъемлемой частью планирования.

Главная задача стратегического планирования состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.

Стратегия разрабатывается  генеральным директором и  директорами  подразделений, а ее реализация предусматривает  включенность всех сотрудников всех уровней управления.

Цикл стратегического  планирования начинается с определения  миссии отеля и формировании его  целей. Миссия отеля «Советский»  заключается в предоставлении услуг  по размещению и обслуживанию с целью  создания прочного, длительного и взаимовыгодного сотрудничества с клиентами, сотрудниками, владельцами, акционерами и обществом.

Далее идет формирование цели организации. Цель формируется  в зависимости от картины сложившейся  на  данный период. Например,  одной  из целью отеля «Советский» является – увеличение в текущем году среднего коэффициента загрузки номерного фонда на 1,5% по сравнению с прошедшим годом.

Следующий этап стратегического планирования –  это проведение СВОТ – анализа, т.е  выявление сильных и слабых сторон, возможностей отеля и  угроз, которые могут возникнуть в процессе деятельности отеля.

Следующий этап – выбор стратегии. В отеле  «Советский» сформирована следующая  стратегия. Она называется стратегия  фокусирования, которая предполагает сосредоточение на одном из сегментов рынка (на определенной группе клиентов).

Следующая функция  управления – организационная. Она заключается в том, что обеспечивает создание реальных условий для достижений запланированных целей. Посредством этой функции определяется, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого их количества и какие для этого потребуются средства.

Существует  ряд принципов, которыми руководствуются  сотрудники отеля, (в частности руководители структурных подразделений) в процессе выполнения  организационной функции:

• определение и детализация целей отеля, которые были выявлены в ходе планирования;
• определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;
• поручение различных задач конкретным лицам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, т.е. каждый член группы должен знать, что он должен сделать и в какие сроки, а также того, кто им руководит;
• единство цели – каждый член отеля работает на общее благо, никто не должен работать против целей организации.

Далее идет функция - мотивация. Мотивация позволяет побуждать работников для выполнения более качественной работы, при этом она затрагивает внутриличностные причины. Я думаю, что процесс мотивации в отеле «Советский» используется очень грамотно, т.к. он позволяет учитывать не только внутриличностные причины, но и различные факторы внешней среды.

В отеле принято  каждый месяц выбирать лучшего сотрудника. Им может стать любой сотрудник  предприятия, выполнивший работу выходящую  за рамки его должностных обязанностей, превышающую по объему его обычные  обязанности или внесший предложение по совершенствованию рабочего процесса, которое привело к экономии ресурсов или увеличению выручки. В качестве вознаграждения Лучшему сотруднику месяца вручается премия и Почетная грамота, а информация вывешивается на доске объявлений. Следующий шаг – это выбор Героя дня. Звание Героя дня может получить любой сотрудник компании, совершивший что-либо экстраординарное (разрешение ситуации, угрожающей жизни людей, предотвращение крупного ущерба компании и т. д.). В качестве вознаграждения Герою дня вручается премия, почетная грамота и делается соответствующая запись в трудовой книжке. Так же в отеле существует карьерный рост сотрудников, что является одним из составных элементов мотивирования сотрудников.

Все функции  управления, используемые в отеле  «Советский» невозможно было бы представить без функции контроля. Процесс контроля на предприятии заключатся в том, что позволяет соизмерять (сопоставлять) фактически достигнутые результаты с запланированными. Контроль за всеми процессами в отеле осуществляет генеральный директор и руководители отделов и подразделений. Именно они на основании данных о фактически достигнутых результатах планируют дальнейшую деятельность отеля и осуществляют контроль за ней, а так же разрабатывают мероприятия по улучшению эффективности деятельности предприятия.

4.2. Вид организационной структуры управления предприятием.

Кадровый  состав предприятия.

Отель «Советский»  имеет сложную организационную  структуру . Тип организационной  структуры – линейный. Линейная организационная структура  характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий все функции управления.

Во главе  отеля стоят: генеральный директор и его заместитель. Генеральный  директор является посредником между  владельцем предприятия и управленческим персоналом, с одной стороны, и гостями, с другой. На генеральном директоре  лежит решение огромного числа  задач, например, принятие ориентированных  на выбранный сегмент рынка  решений, направленных на удовлетворение потребностей клиентов, определение общих направлений политики отеля в рамках поставленных целей и задач, в том числе проведение финансовой политики, к которой могут быть отнесены такие вопросы, как определение лимитов расходов на содержание персонала, вопросы закупочной политики, в частности ориентацию на определенных поставщиков. 

Заместитель генерального директора играет более  заметную роль, поскольку ответственен за принятие оперативных решений  и в связи с этим постоянно  находится на предприятии. Он имеет более тесный контакт с клиентами, т. к. постоянно обязан решать возникающие вопросы, связанные с удовлетворением потребностей клиентов.

Далее идут руководители структурных подразделений (или  руководители среднего уровня управления), которые обеспечивают реализацию политики предприятия, разработанную высшим руководством, и несут ответственность за доведение приказов, указаний, инструкций, детальных заданий до подразделений, а так же за их своевременное выполнение. Линейные руководители представлены младшими начальниками. Это руководители, находящиеся непосредственно над работниками. Например, главный бухгалтер, старший консьерж, старший столяр, старший электрик.

Коммерческий  директор осуществляет контроль за всей финансовой группой, которая включает в себя: главного бухгалтера, бухгалтера отеля, старшего бухгалтера, бухгалтера ресторана, экономиста, бухгалтера-калькулятора, кассира и бухгалтера-опрератора. Так же в обязанности коммерческого директора входит контроль за всеми финансовыми потоками в отеле, планирование расходов, и разработка мероприятий по их снижению.

Далее идет кадровая служба во главе с директором по персоналу. Кадровая служба состоит  из трех человек: директора по персоналу, менеджера по подбору персонала  и секретаря кадровой службы. Эта служба занимается управлением, подбором, расстановкой кадров, разрабатывает программы совершенствования внутрипроизводственных отношений, а так же программы льгот для служащих, осуществляет контроль за заработной платой рабочих и окладами служащих, повышением квалификации, взаимоотношениями  между членами коллектива и системами учета кадров в целях эффективного удовлетворения запросов отеля. Плюс ко всему кадровая служба разрабатывает план по обучению сотрудников в рамках отеля, координирует и несет полную ответственность за осуществление обучения.

Директор  по персоналу устанавливает и  поддерживает контакты как с внутренними, так и с внешними источниками  комплектования кадров, необходимых  для отеля, поддерживает прочные  внутренние контакты со всеми отделами отеля, а так же с руководством подразделений и коллегами других гостиниц и отелей, с местными государственными агенствами, с бюро по трудоустройству, деловыми предприятиями и учебными заведениями.

Кадровая  служба проводит различные конкурсы на лучшего сотрудника месяца, герой дня, поздравляют сотрудников отеля с днями рождениями и праздниками с вручением памятных подарков. Например,  во время прохождения практики, между сотрудниками отеля проходил конкурс на лучшее название нового зала отеля и тот кто придумает наиболее оригинальное название получит высокую премию и почетную грамоту. Я думаю, что все эти мероприятия мотивируют сотрудников для выполнения наиболее качественной работы, что ведет к достижению целей  предприятия.

Подбор персонала осуществляет менеджер по подбору персонала. Суть его работы состоит в том, чтобы с учетом требований к кандидату на имеющуюся вакансию привлечь подходящих квалифицированных работников. Процесс подбора персонала начинается с выбора критериев оценки личности и работы претендентов. Критерии включают нормы поведения и характеристику профессиональных навыков. Следующий этап подбора – это экспертная оценка, базирующаяся на проведении тестов, решении задач и выполнении упражнений. После тестирования следует наблюдение, т.е. приглашение претендентов и проведение интервью. Затем, если кандидат успешно прошел все испытания его берут на работу. Для начала он проходит испытательный срок 3 месяца – сотрудники рядовых должностей и 6 месяцев – руководящих, новому сотруднику выдают форму, пропуск и знакомят с правилами и историей отеля, эти правила указаны в брошюре, которая тоже выдается при поступлении на работу. Далее  нового сотрудника знакомят с должностной инструкцией и его непосредственными  обязанностями на рабочем месте.

Одной из важнейших  функций отдела кадров является обеспечение  и развитие сотрудников. Обеспечение  персонала – это дополнительная денежная и социальная помощь, которую  предлагает отель работнику за качественно  выполненную работу. Это своего рода социальная услуга работнику со стороны владельца гостиницы. К обеспечению персонала отеля относится: возможность питания, подарки на дни рождения и юбилеи, рабочая одежда, врач на предприятии и забота о здоровье, служебный транспорт, места для парковки, организация праздников и экскурсий. Также обеспечение персонала включат в себя все платежи, премии, которые руководитель выплачивает сверх заработной платы. Таким образом, обеспечение выполняет социальную функцию, которая возникает из ответственности руководства отеля за своих сотрудников, оно содействует интеграции работников и привязанности к предприятию и повышает имидж отеля.

Развитие  персонала также выполняет подобные функции, хотя имеет цель усилить  мотивацию через повышение квалификации, что весьма важно как для сотрудника, так и для отеля. Благодаря последовательному развитию персонала отеля работники готовятся к выполнению в будущем более высоких требований. Поэтому развитие персонала носит характер внутрифирменных инвестиций. Развитие персонала отеля состоит из производственных мероприятий по образованию и переподготовке кадров, а так же планирование карьеры.  Производственное обучение включает в себя профессиональное обучение, которое происходит на рабочем месте и финансируется отелем, а переподготовка дает общие знания, которые выходят за рамки узкопрофессиональных. Производственные мероприятия по образованию дополняют внешние мероприятия, например курсы, которые сотрудники отеля могут посещать за собственные средства или с помощью финансовой  поддержки владельца отеля. Профессиональное образование играет большую роль, т. к. оно является основой для работы в отеле. Поэтому сотрудники периодически повышают свою квалификацию на различных курсах, например, их направляют на курсы для специалистов гостиниц по рассмотрению претензий, по правильному резервированию по телефону или через компьютер. Годовой план обучения составляется отделом кадров совместно с отделом, для которого готовится, и состоит из следующих элементов: