Разработка предложений по совершенствованию управления отделом продаж «Сети туристических агентств Роза Ветров

• постоянное повышение квалификации;
• проверка знаний;
• посещение семинаров, выставок
• участие в рекламных турах (чтобы дать информацию о стране или об отеле, необходимо там побывать).

Ошибки в отделе продаж возникают из-за того, что реализацией  тура занимается весь отдел, вследствие этого искажается информация.

Сначала заявка попадает на ресепшн (по факсу), либо на электронный адрес одного из менеджеров продаж. Если есть возможность забронировать, то менеджер бронирует, если что-то неясно, то менеджер связывается с главным менеджером. Главный менеджер согласовывается с партнерами.   Далее заявка отправляется на  подтверждение тура. Подтверждением тура занимаются помощники менеджеров. И только после этого ответ приходит турагентству по факсу или по электронной почте. Больше подтверждений отправляется по факсу, это значительно медленнее, чем по электронной почте, снижается скорость работы отдела продаж.

 

 

 

   

 

Рис.9  Процесс обработки заявки в ООО «Роза Ветров»

                                

Турагентства могут  быстрее получить ответ от другого  туроператора, и, соответственно, аннулировать заявку в компании «Роза Ветров».

Если же турагентство связывается с туроператором, чтобы узнать ответ на заявку, то часто попадает на менеджера, который не владеет ситуацией. На выяснение затрачивается дополнительное время.

Для того, чтобы качественнее и быстрее выполнялась работа необходимо, чтобы реализацией тура занимался один человек, в крайнем случае, два.

При анализе работы отдела продаж видно, что главный менеджер сильно загружен. Главный менеджер связывается с партнерами, поставщиками услуг, контролирует обработку заявок, составляет план продаж на сезон.

   Для решения этой проблемы необходимо добавить в штат двух новых сотрудников.

     Работа отдела продаж зависит от мотивации сотрудников. 

Мотивация – это создание таких условий, при которых персонал будет добиваться поставленных перед ними плановых показателей. На трудовую мотивацию влияют различные стимулы: система экономических нормативов и льгот, уровень заработной платы и справедливость распределения доходов, условия и содержательность труда, отношения в семье, коллективе, признание со стороны окружающих и карьерные соображения, творческий порыв и интересная работа, желание самоутвердиться и постоянный риск, жесткие внешние команды и внутренняя культура и т.п.

    Все инструменты мотивации традиционно делят на две группы – материальная и нематериальная мотивация. Материальная мотивация, ее обычно называют вознаграждение, состоит из фиксированной и переменной частей. Фиксированная часть вознаграждения складывается из оклада (суммы денег, выплачиваемой регулярно за выполнение сотрудником индивидуального норматива и соблюдение технологии работы) и социального пакета (набора услуг, оплачиваемых компанией). Переменная часть вознаграждения начисляется за достижение целей – объема продаж. Существуют разные способы начисления переменной части. Самые популярные: процент от достигнутого объема продаж или премиальная часть, рассчитываемая как доля оклада за достижение объема продаж. Есть еще один инструмент материальной мотивации. Назовем его «бонус». Это разовая выплата за достижение разовых специальных целей. Как правило, сумма бонуса не велика, но значима. Методы нематериальной мотивации крайне разнообразны.

 

В настоящее время  мотивации сотрудников не уделяется  должного внимания.

Используются следующие  стимулирующие виды мотивации:

• нематериальные: предоставление возможности выбрать продолжительность и время отпуска;
• материальные: бонусы за перевыполнение плана продаж.

Но существующий план продаж (по прибыли и по количеству туристов) завышен, выполнение плана  нереально.

Очень часто в компании используются штрафы:

    -  за опоздание  на работу:

10 минут – 3 $;

30 минут – 5 $;

свыше 30 минут – 10 $;

• за использование технических средств для личных целей;
• за прогул;
• за курение и распитие спиртных напитков на рабочем месте.

Из-за низкого уровня мотивации возникает нежелание  сотрудников участвовать в принятии управленческих решений. К числу  таких решений можно отнести, например, целесообразность открытия нового турнаправления, организация  работы с новым поставщиком услуг.

Условия труда и организация  рабочего места так же влияют на работу компании.

В летнее время невозможно находиться в офисе, так как отсутствуют  кондиционеры. Это приводит к усталости, раздражительности сотрудников  и к частым простудным заболеваниям (открыты окна в офисе). Естественно, снижается работоспособность сотрудников.

Так же сказывается на здоровье и отсутствие столовой. За короткий обеденный перерыв (30 минут) невозможно успеть дойти до ближайшего пункта питания (кафе, ресторан), поэтому  сотрудники питаются неполноценно.

Устаревшая материально-техническая  база тормозит работу всей компании. Здесь  имеется в виду физический и моральный  износ оргтехники.

   Влияние информационных  технологий на работу фирмы  огромно, так как напрямую связано  с повышением эффективности работы как каждого менеджера в отдельности, так и компании в целом. Использование компьютерных сетей, интернета и интернет-технологий, коллцентров, программных продуктов сквозной автоматизации всех бизнесс-процессов и т.п. сегодня не просто вопрос лидерства и создания преимущества, но и выживания на рынке в ближайшем будущем.

Все отделы турфирмы взаимодействуют  с помощью внутренней локальной  сети, кроме ресепшн. В связи с  тем, что в возникают технические  неполадки, связь часто прерывается, что ухудшает взаимодействие между отделами.

Отдел продаж взаимодействует  с ресепшн, отделом маркетинга, бухгалтерией.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.10 Взаимодействие отделов.

 

Так как на ресепшн  нет компьютера, взаимодействие происходит в устной форме, часто искажается информация и замедляет работу отдела продаж.

Для улучшения работы отдела продаж необходимо произвести совершенствование рекламной компании и модернизировать сайт.

Сайт – мощный инструмент для стимулирования продаж. В любое  время можно зайти на сайт и посмотреть предложения. Но важно не только создать сайт, но и постоянно его обновлять, иначе эффективность использования сильно упадет.

    Вот, например, поиск на сайте компании «Роза Ветров», разработанный компанией «Мегатек», очень сложный и неудобный в использовании. Он постоянно перезагружается, и для того, чтобы достигнуть конечного результата, необходимо потратить немало сил и времени.

    Безусловно, сайт  с поисковиками и возможностью on-line бронирования – это новый уровень общения между туроператором и турагентствами. Но, к системе бронирования туроператора нужно иметь отдельный пароль и чтобы его получить, турагентство должно связаться с туроператором. Таким образом, турагентство тратит на получение пароля как минимум час.

    Сайт может  быть эффективным для работы компании, представлять новый виртуальный офис, где должны быть показаны разные подразделения компании. Важно построить систему взаимодействия разных отделов, обеспечить эффективную работу и возможность развития сайта.

Проанализировав деятельность отдела продаж ООО «Роза Ветров», было выявлено, что для совершенствования отдела продаж необходимо:

- более рационально использовать информационно коммуникационные  ресурсы;

• модернизировать систему продвижений;
• совершенствовать мотивацию сотрудников;
• изменить организационную структуру;
• совершенствовать взаимодействие между отделами;
• совершенствовать систему развития персонала,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.11. Этапы решения проблем отдела продаж

 

2.5. Разработка  предложений по  совершенствованию управления отделом продаж  ООО « Роза Ветров»

Проанализировав работу отдела продаж ООО « Роза Ветров» были выявлены недостатки. На основе анализа разработаны предложения по совершенствованию работы отдела продаж:

1. Совершенствования системы развития персонала.

В компании должны проводиться  постоянные тренинги на знание информации (об отелях, ценах), о правилах поведения  с туристами, о работе с программой «Мастер-тур». Сотрудники должны принимать  участие в рекламных турах, семинарах.

2. Изменение организационной структуры.

За каждым направлением должен прикреплен старший, который «отчитывался»  перед главным менеджером, поэтому  необходимо добавить в штат хотя бы двух главных менеджеров по направлениям (Греция,ОАЭ). Это значительно упростит и улучшит работу отдела продаж.

Изменения в организационной структуре  компании ООО «Роза Ветров» представлены на рис.12.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

<p class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439" style=" margin-left: 9pt; ma