Отчет о практике на предприятие «Икартайм» Р.Исаян

Категория “С” присваивается поставщику, с которым выстраиваются отношения. В отношении данного поставщика Общество проводит внешний аудит. По результатам аудита составляется отчет  с последующим принятием решения  о сотрудничестве.

Категория “D” присваивается поставщику если им регулярно нарушаются условия договора, в процессе входного контроля регулярно выявлялись количественные и качественные отклонения, а меры, включающие усиленный входной контроль и внешний аудит не принесли положительного результата.

 При  формировании перечня допущенных  поставщиков  место основного  поставщика отдается поставщику  категории “А”, в качестве  альтернативных поставщиков могут  выступать поставщики категории  “B”, в исключительных случаях – категории “C” (Приложение 7). 

На сегодняшний  день в компании «Икартайм» имеются постоянные поставщики, работа с которыми налажена уже годами. При этом предприятию предоставляются значительные скидки на закупку сырья как постоянным клиентам.

Изначально  поиск поставщиков происходил на выставках, которые постоянно проходят в России, Украине, Беларуси, Германии.

По вспомогательным  материалам поставщики периодически меняются. Их поиском и подбором занимается как отдел закупок, так и отдел  маркетинга. Изучается информация о  поставщиках для иных брендов  кофейного рынка таких как  «Индиан Арома», «Нескафе», «Якобс».

Общение с поставщиками в основном ведется  по средствам электронной переписки, звонков, а также стабильных встреч накануне нового календарного года.

 

4. Рассмотреть практику заключения договоров с поставщиками. В качестве примера описать один из договоров.

Основанием  для поставки товаров для филиала  является контракт на поставку товаров, по которому поставщик (исполнитель) обязуется  передать товары заказчику, а заказчик – исполнить оплату поставленных товаров.

Основаниями для заключения контракта являются заказ предприятия, принятый к исполнению поставщиком, либо победа поставщика (исполнителя) в конкурсе.

Выбор поставщика на предприятии осуществляется различными способами:

1) Процедура  запроса ценовых предложений,  при которой извещение о проведении  этой процедуры размещается предприятием  путем открытой публикации, либо  направляется непосредственно потенциальным  поставщикам, а победителем признается  поставщик, предложивший лучшие  условия по цене, либо лучшие  условия по установленным критериям  оценки ценовых предложений.

2) Процедура  оформления конкурентного листа,  при которой предприятие осуществляет  выбор поставщика посредством  сбора информации о цене за  единицу товара не менее чем  у двух поставщиков.

3) Процедура  закупки из одного источника.

После проведения основополагающего этапа, составляется перечень потенциальных поставщиков, удовлетворяющих первичным требованиям. Составленный перечень потенциальных  поставщиков анализируется на основании  следующих основных критериев:

- цена продукции;

- качество продукции;

- качество обслуживания покупателей;

- надежность поставок, в том числе  соблюдение графика поставок;

- географическое расположение поставщика;

- финансовая стабильность и финансовые  условия;

- конкурентные преимущества, а также  лидерство на рынке конкретной  продукции;

- соответствие поставок логистической  стратегии компании;

- уровень затрат на доставку  и хранение товара;

- возможность длительного партнерства  в бизнесе;

- информационная готовность;

- дополнительные услуги;

- порядок удовлетворения рекламаций  и др.

Затем, когда  поставщик сырья выбран, следует стадия обработки заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- оформление и отправка заказа;

- выполнение обязательств по оплате  заказа.

На стадии оформления и отправки заказа производятся следующие операции:

- подготовка заказа;

- проверка на наличие долгосрочных  договоров с поставщиком; 

- оформление или продление договора  с поставщиком; 

- оформление заказа;

- отправка заказа выбранному поставщику;

- регистрация отправки заказа.

При подготовке заказа на материал (товар), в его  позициях должны быть указаны: управление закупка поставщик логистика

- наименование материала; 

- дата отправления заказа;

- выбранные условия поставки.

Так же проводится проверка на наличие договора о долгосрочном сотрудничестве с выбранным поставщиком. На данном этапе проверяется наличие  договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиком. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура  заключения или продления.

Подготовленный, оформленный и согласованный  соответствующим образом заказ  отправляется выбранному поставщику с  помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

- традиционная почта; 

- факсимильная связь; 

- электронная почта; 

- личной доставкой представителем.

Выполнение  обязательств по оплате заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

- выполнение обязательств по оплате  заказа;

- отправление уведомления о выполнении  обязательств по оплате;

- получение уведомления о сроках  готовности к отгрузке.

Как только обязательства по оплате выполнены, предприятие с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление  о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Поставщик, при получении уведомления о  выполнении предприятием обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны  сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала или  товара), согласно условиям поставки по договору.

На стадии контроля выполнения условий договора по поставке материала производится отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки.

Поступление товара или материала. На данной стадии производятся следующие процедуры:

- организация приёма груза в  установленном месте; 

- сопоставление характеристик полученного  материала с заявленными предприятием.

- выставление претензий по факту  отступления от условий договора.

Контроль  счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого  бизнес - процесса.

Также используется и другой вариант проработки поставщиков. На первом этапе проводится знакомство с поставщиком, анализ его представленности как на рынке Беларуси, так и на рынках стран Европы и СНГ с целью анализа его стабильности. Поставщик делает коммерческое предложение, в котором указывает основные условия работы, а именно цены, отсрочку платежа, минимальный объем партии, скидки. На повторных переговорах, которые проводятся после рассмотрения коммерческого предложения присутствуют лица, принимающие решения (собственник, коммерческий директор) и составляется протокол ведения переговоров, в котором указываются достигнутые договоренности, но основании протокола составляется контракт, в котором прописываются все достигнутые условия. Пример контракта в Приложении 8.

В данном контракте рассмотрены и указаны  основные условия, в которых были заинтересованы обе стороны: общая  сумма контракта, валюта контракта, условия оплаты, качество продукции, условия поставки, пакет документов к каждой поставке, санкции, срок действия контракта.

 

5. Изложить порядок разработки и представления заказов на товары. Разработать заказ на два-три наименования товара.

 

Учет  материальных ценностей в компании «Икартайм» ведется в программе «1С:Бухгалтерия». Программа «1С Бухгалтерия» позволяет отделу закупок своевременно следить за остатками продукции и упаковки, программировать напоминания о необходимости своевременных заказов, анализировать среднемесячные расходы сырья и упаковки, формировать необходимые заказы с учетом остатков и сроков доставки. Также можно вносить в программу информацию о сбоях в поставках, в результате чего программа самостоятельно рассчитывает необходимый страховой запас по каждому виду продукции. Программа «1С Бухгалтерия» позволяет отслеживать остатки готовой продукции как на центральном складе, так и на региональных складах, в связи с чем специалисты отдела закупок могут своевременно подавать заказы на производство по производству определенного вида продукции и отгрузке в адрес региональных складов.

Расчет  заказа в программе осуществляется на основании следующих данных:

Дневное потребление(Qдн), натуральных единиц в день:

Расчет  оптимального размера заказа.

Рассчитывается  месячная потребность (Qмес) в ТМЦ:

  Принимает  месячную потребность как предварительный  оптимальный размер заказа.

 

 Где OLS – оптимальный размер партии, в натуральных единицах измерения.

 Для  корректировки размера заказа  производится расчет по условиям  поставки и целесообразности использования инвестиционного капитала.

  I Этап.  Расчет оптимального размера  заказа по параметру «Возможность  выполнения заявки».

 Одним  из условий определения размера  заказа является возможность  предприятия-поставщика принять и обработать заявку на наработку объема потребности ПРЕДПРИЯТИЕ за отчетный период. В связи с этим необходимо определить периодичность возможности обработки заявок на заказ.

 Где х – количество раз в месяц отгрузки заказанного объема потребности в ТМЦ.

. В случае  отсутствия отгрузки менее одного  раза в месяц используем следующую  формулу:

где х/12 - периодичность отгрузки заказанного  объема потребности в ТМЦ в течении планируемого года.

 

II Этап. Расчет оптимального размера  партии заказа по параметру  «Норма отгрузки и Кратность».

 Сравним  предварительно-полученную величину  оптимального заказа с условием  поставщиков мини-мальной нормой отгрузки:

- Если  оптимальный размер партии меньше  минимальной нормы отгрузки OLS’  < MinDL, то размер партии принимается равным этой партии, то есть OLS’=MinDL;

- Если  оптимальный размер партии больше  минимальной нормы отгрузки OLS’  > MinDL, то размер партии определяется по следующей формуле:

OLS” = MinDL + k * Кратность

 Где k – коэффициент кратности рассчитанный как:

 Если k равен дробному показателю, то k округляется до целого числа в большую сторону.

III Этап. Расчет оптимального размера  партии заказа по параметру  «Скидка».

 В  случае предоставления поставщиком  на приобретаемый объем скидки (Si) необходимо провести расчет целесообразности приобретения большей партии ТМЦ со скидкой (Qскидка). Для этого необходимо рассчитать:

   1. Разницу между первоначально  планируемым объемом и объемом,  в отношении которого предоставляется  скидка:

DQ = Qскидки - OLS”

 Где OLS” - количество оптимального объема партии ТМЦ, натуральные единицы измерения;

 Qскидки - количество закупаемой партии при которой предоставляется скидка, натуральные единицы измерения;

 2. Стоимость объема партии ТМЦ, при которой предоставляется скидка:

DСQскидки = СQскидки - СOLS’’, руб.

 Где

 СQскидки – стоимость партии при которой предоставляется скидка, в рублях, рассчитанная как произведение объема закупок на цену со скидкой.

 СOLS’’ - стоимость оптимальной партии закупок, на которое действие скидок еще не распространяется, руб.

3. Целесообразность  использования скидки.

 Для  этого необходимо произвести  сравнение затрат на замораживание оборотного капитала, привлекаемого для закупки большего, чем изначально запланировано, объема ТМЦ с величиной предоставляемой скидки по закупаемому объему продукции.

 Рассчитаем  затраты на замораживание оборотного  капитала, привлекаемого для закупки  объемов на которые предоставляется  скидка по формуле: