Отчет по практике на примере АО "Казпочта"

по компоненту «процессы» – 57,7%; по компоненту «прозрачность» – 70%.

      В рамках работ по совершенствованию системы корпоративного управления к 2015 году планируется повысить процент соответствия системы корпоративного управления Компании лучшим мировым практикам до 75%.

     Следуя лучшим мировым практикам корпоративного управления, в Компании разработан и утвержден Кодекс корпоративного управления, в котором отражены принципы корпоративного управления, которым Компания следует в процессе своей деятельности.

    Целью кодекса является совершенствование и систематизация корпоративного управления Компании, обеспечение большей прозрачности управления и подтверждение неизменной готовности Компании следовать стандартам надлежащего корпоративного управления.   Работники Компании проходят тестирование на знание положений Кодекса с целью их практического применения. Компания ежегодно готовит отчет, в котором отражается выполнение мероприятий по следованию принципам корпоративного управления.

 

     Критерии отбора новых членов Совета директоров, независимых директоров и членов комитетов.

     Избрание новых членов Совета директоров осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством, в соответствии с официальной, строгой и транспарентной процедурой. Членом Совета директоров не может быть избрано лицо:

- имеющее непогашенную или не снятую в установленном законом порядке судимость;

- не имеющее высшего образования;

- ранее являвшийся председателем совета директоров, первым руководителем (председателем правления), заместителем руководителя, главным бухгалтером

другого юридического лица в  период не более чем за один год до принятия решения о принудительной ликвидации, или принудительном выкупе акций, или консервации другого юридического лица, признанного банкротом в установленном порядке;

- у которого было отозвано  согласие на назначение (избрание) на должность руководящего работника в период нахождения данного лица в должности руководящего работника в иной финансовой организации.

       Кандидаты в члены Совета директоров и члены Совета директоров должны обладать соответствующим опытом работы, знаниями, квалификацией, позитивными достижениями и безупречной репутацией в деловой и отраслевой среде, необходимыми для выполнения его обязанностей и организации эффективной работы всего Совета директоров в интересах Единственного акционера и Компании.  Член Совета директоров Компании не может входить в состав более чем пяти советов директоров (наблюдательных советов) других организаций.

     Согласно требованиям Закона Республики Казахстан «Об акционерных обществах» в Совет директоров также избираются независимые директора, которых должно быть не менее одной трети числа членов Совета директоров.

 

     Служба внутреннего аудита

    Служба внутреннего аудита обеспечивает организацию и осуществление внутреннего аудита в Компании, непосредственно подчинена и подотчетна Совету директоров. Миссия службы заключается в оказании необходимого содействия Совету директоров и Правлению в выполнении их обязанностей по достижению стратегических целей Компании. Основная цель службы – представление Совету директоров независимой и объективной информации, предназначенной для обеспечения эффективного управления Компанией путем привнесения системного подхода в совершенствование систем управления рисками, внутреннего контроля и корпоративного управления.

    В соответствии с возложенными на нее задачами служба выполняет следующие функции:

• проводит оценку адекватности и эффективности системы внутреннего контроля в Компании;

• проводит оценку полноты  применения и эффективности методологии оценки рисков и процедур управления рисками в Компании;

• проводит оценку по внедрению  и соблюдению принятых принципов корпоративного управления, соответствующих этических стандартов и ценностей Компании и др.

      Работники Службы внутреннего аудита назначаются  Советом директоров Компании. Курирует деятельность Службы Комитет по аудиту. На регулярной основе проводятся встречи Службы внутреннего аудита с членами Комитета по аудиту по вопросам деятельности СВА. Отчет СВА на ежеквартальной основе предоставляется Комитету по аудиту, Совету директоров.  Годовой аудиторский план СВА разрабатывается на основе стратегического плана, карты рисков, карты областей аудита, а также в соответствии с внутренними требованиями и требованиями надзорных органов, с учетом рекомендаций Комитета по аудиту и Совета директоров Компании и является риск-ориентированным.

     Работа аудиторов специализирована по видам деятельности: финансовые услуги, почтовые услуги, информационные технологии и учет и отчетность. Для каждого работника разработан индивидуальный план обучения, план развития карьеры. Внедрены механизмы, направленные на регулярное повышение качества работы службы. Разработан и утвержден Стратегический план аудита на 2012-2014 годы. Советом директоров утверждены ключевые показатели деятельности руководителя службы и ее работников (KPI). Улучшился показатель соответствия международным стандартам корпоративного управления в области внутреннего аудита.

     По результатам диагностики системы корпоративного управления, проведенной международной аудиторской компанией KPMG, показатели соответствия  лучшей мировой практике внутреннего аудита составили:в 2009 г. – 21%, в 2010 г. – 61%, в 2011 г. – 73%. Среди национальных компаний по рейтингу СВА АО «Казпочта» занимает 3 место (после АО «КТЖ» и АО «Казахтелеком»).

     В соответствии с рекомендациями КПМГ в отчетном году проведены следующие мероприятия:

• Советом директоров был  пересмотрен годовой аудиторский план на 2011г, направленный на оценку деятельности, подтвержденной в текущий момент более высокому риску;

• утверждены Правила оценки деятельности и премирования (KPI) для СВА;

• разработана стратегия  подбора персонала в СВА, учитывающая необходимый оптимальный набор навыков работников. Аудиторским комитетом одобрена программа обучения (развития) работников СВА;

• практикуется получение  отзывов от объектов аудита по итогам аудиторских проверок.

      По рекомендации Комитета по аудиту служба усилила взаимодействие с Правлением. Также Служба внутреннего аудита участвует в рабочих совещаниях Компании, в качестве наблюдателя принимает участие в заседаниях Правления и Комитета по рискам.

    В 2011 году аудиторской проверке подверглись департаменты почтовых услуг, финансовых услуг, управления кадровой политики, тарифной политики

и процесса ценообразования, бухгалтерского учета и отчетности, казначейских операций, трансфер-агентской деятельности и автоматизации ведения бухгалтерского учета. По результатам аудиторских проверок Службой внутреннего аудита представлено 73 существенных рекомендации, направленные на повышение эффективности и надежности системы внутреннего контроля.

       Служба внутреннего аудита на ежеквартальной основе осуществляет мониторинг исполнения рекомендаций по результатам всех предыдущих проверок, а также мониторинг рекомендаций внешнего аудитора.

 

Управление конфликтами

«Деловые круги должны поддерживать и уважать защиту провозглашенных на международном уровне прав человека и не должны быть причастны к нарушениям прав человека».    Десять принципов Глобального договора Совершенствуя систему корпоративного управления, Компания уделяет значительное внимание вопросам урегулирования корпоративных конфликтов и конфликтов интересов.

   Компания формализовала процедуры, направленные на предотвращение конфликта интересов у членов исполнительных органов и других работников Компании. Еще в 2010 году были утверждены Правила о регулировании корпоративных конфликтов и конфликтов интересов в АО «Казпочта», которые определяют понятие конфликта интересов, общий перечень возможных ситуаций конфликта интересов, а также закрепляют процедуру их урегулирования.

    В соответствии с данными правилами все должностные лица и работники Компании обязаны воздерживаться от действий, которые приведут или потенциально способны привести к возникновению конфликта интересов, воздерживаться от принятия решений по вопросам, в которых существует конфликт интересов, раскрывать вышестоящему должностному лицу/ работнику или органу информацию о любом реальном или потенциальном конфликте интересов, а также обеспечивать учет информации о своих аффилиированных лицах.

   В Компании назначен омбудсмен, обязанности которого исполняет Корпоративный секретарь. В функции омбудсмена входит: организация работы по актуализации внутренних документов, предоставление заключений, отслеживание корпоративных конфликтов, участие в содействии развития каналов связи, урегулирование конфликтов интересов (в части вопросов разграничения компетенции) и рассмотрение процедур нарушения принципов, закрепленных в Кодексе деловой этики. 

    В Компании действует механизм для сбора и конфиденциального рассмотрения сведений о нарушении положений Кодекса деловой этики и политик Компании, направленных на реализацию его положений. Данный механизм формализован в Политике по работе с сообщениями о возможных или известных фактах мошенничества, злоупотреблений и других

противозаконных действий.

     Для урегулирования трудовых отношений, соблюдения прав работников, создания условий социальной защищенности работников и членов их семей АО

«Казпочта» заключен Коллективный договор между РОО «Профсоюз работников связи Казахстана», ОЮЛ «Ассоциация профсоюзов работников информатизации и связи».

 

    Управление качеством

     Основными приоритетными целями и задачами повышения качества услуг являются доступность, скорость, безопасность, обратная связь с клиентами, удовлетворение потребностей клиентов, поддержание в рабочем состоянии сертифицированной системы менеджмента качества на требование МС ИСО 9001:2008, сертификация международной почты в рамках Международного бюро Всемирного почтового союза, модернизация материально-технической базы, повышение и укрепление имиджевой политики, повышение квалификации персонала и контроля.

    Доступность услуг. Проведены мероприятия по открытию дополнительных производственных объектов для обеспечения доступности услуг населению страны. Установлены системы самообслуживания клиентов на основе инфокиосков и пунктов самообслуживания (терминалов) по почтовым услугам, терминалов самообслуживания по финансовым услугам.

   Скорость. Обеспечено выполнение целей в области качества по услугам, в том числе мониторинг скорости обслуживания 1 клиента, при приеме письма, посылки, перевода, платежа и т.д. Обеспечено выполнение установленных нормативов качества прохождения почтовых отправлений: письменная корреспонденция, посылочная почта, периодика, EMS-отправления. Проведена оптимизация магистральных, внутриобластных и внутрирайонных маршрутов

перевозки почты, увеличена  существующая частота перевозки почты по определенным маршрутам.

    В рамках стратегического регионального проекта ВПС «Улучшение качества службы» проводится работа по присоединению к Глобальной системе мониторинга, а также планируется проведение мероприятий по пересмотру и установлению контрольных сроков по письменной корреспонденции.

Безопасность. Реализован план профилактических работ по недопущению хищений, краж. Осуществляется взаимодействие с Группой действий по почтовой безопасности Регионального содружества в области связи (ГДПБ РСС). Поставлено специальное оборудование, в том числе рентген-телевизионное, и программные продукты для безопасности почтовых отправлений и финансовых услуг.

    Обратная связь с клиентом. Внедрена обратная связь с клиентом, проведено

анкетирование на сайте, в  ОПС, РУПС Компании. На постоянной основе осуществляется мониторинг обращений, поступающих на блог Министра информатизации и связи, блог Премьер-министра Республики Казахстан, блог Председателя Правления АО «Казпочта», «горячую линию» АО «Самрук-Қазына», в колл-центр, отдел рекламаций и т.д. Актуализируется и обновляется на постоянной основе информация на веб-сайте Компании об оказываемых услугах.

   Удовлетворение потребностей клиентов. Улучшена и актуализирована база почтовых индексов. Оптимизированы контрольные сроки перечисления почтовых денежных переводов между автоматизированными и неавтоматизированными ОПС (с внедрением ПО «Colvir-3» сроки прохождения

переводов между автоматизированными ОПС и неавтоматизированными ОПС сократились на 3 дня). Введена должность менеджер счета в ОПС для предоставления услуг расчетно-кассового обслуживания юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также по сопровождению счетов клиентов по проекту «Интернет-банкинг».  На сайте Компании введены депозитный калькулятор и кредитный калькулятор. Усовершенствованы упаковочный материал и тара. Внедрена дополнительная услуга SMS-уведомлений о поступлении (доставке) посылочной почты и иных отправлений, денежных переводов, а также уведомление по электронной почте по желанию клиента (пилотный проект решено протестировать на EMS- отправлениях с последующим применением ко всем РПО).

    На сайте Компании установлен электронный тарификатор на почтовые услуги. Ускорена доставка периодических изданий, на постоянной основе осуществляется оповещение клиентов о невыходе номеров газет и журналов. Проведены работы по автоматизации формирования бланков информационными системами без необходимости их заполнения клиентами. Поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента качества, сертификации международной  почты в рамках МБ ВПС. Разработаны стандарты качества обслуживания клиентов АО «Казпочта», осуществляется мониторинг за их выполнением.

   Модернизация материально-технической базы. Проведена реконструкция зданий, выполнен текущий и капитальный ремонт. Произведена своевременная поверка весов и других контрольно-измерительных приборов. Внедрены принципы «Мерчендайзинга» по управлению оформлением клиентской зоны обслуживания производственных объектов, реализованы пилотные проекты в ряде крупных ОПС, в том числе проект «Зона VIP-обслуживания». Проведены мониторинг и оптимизация, обновление почтовых ящиков, обеспечена необходимая частота выемки письменной корреспонденции из почтовых ящиков.