Организация дошкольного воспитания

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например: 

                                                                                                             УТВЕРЖДАЮ                                                                         

Заведующая МДОУ «Детский сад № 00» 

                                                                                              Подпись                   А.В. Петрова                                                                         

            02.09.2004.

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: 

                                                                                                             УТВЕРЖДЕН  

                                                                             Протоколом собрания трудового коллектива                                                                                                

от 21.09.2004     № 5

Или                                                                                 

          УТВЕРЖДЕНА                                                         

        Приказом заведующей МДОУ «Детский сад № 00»                                                                                 

     от 18.10.2004.  № 56

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки (выше указанный пример).

Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение)

- содержание поручения (конкретные  действия)

- срок исполнения

- подпись руководителя и дату  подписания

например:

О.И. Рубцовой. Подготовить план мероприятий до 01.13.2004.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.        

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чём (о ком?)

Например:

В письме                                о сроках поставки продуктов  

           В приказе                              об увольнении Иванова И.И. 

         В положении                        о смотре-конкурсе

Чего (кого?)

3.

Например:

Акт                                                         списания продуктов  

     Протокол                                              общего собрания трудового коллектива 

     Правила                                                 техники безопасности  

     Должностная инструкция                 воспитателя

Текст документа является основным элементом любого документа.        

Тексты документов, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.         

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну

Заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).         

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение        

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например справка о зарплате.        

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

В соответствии с постановлением правительства от 21.021.2004  № 240 – П «О введении новых тарифов…..»         

В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ: 

     ПРЕДЛАГАЮ:        

Если автором является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от  третьего числа единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ: 

     РЕШИЛ:        

и в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ: 

     ПРИКАЗЫВАЕМ:        

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ: 

     ВЫСТУПИЛИ: 

     ПОСТАНОВИЛИ:        

Содержание выступлений – от третьего  лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа например:

«  детский сад осуществляет функции….,  в состав комиссии входит……, комиссия установила….»        

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.        

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.)

4.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.        

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Договор от 20.04.2000 № 21  на 5 л. в 2 экз.                 

               2.  Акт приёма работ от 15.06.2000  № 17 на 1л. в 3 экз.        

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку Приложение с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:                                                                         

                                                                                                                  Приложение №1 

                                                                   К приказу заведующей МДОУ «Детский сад № 45»                                                                                

От 01.12.2000.   № 34

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и её расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Заведующая        

МДОУ «Детский сад № 00»                       Подпись                        И.К.Градова        

Если документ составлен на бланке учреждения, то должность указывается сокращённо, например:

Заведующая                                                Подпись                             И.К.Градова         

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите «подпись» не указывается.         

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заведующая                                             Подпись                                   И.К. Градова        

Бухгалтер                                          Подпись                          И.К. Градова        

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии:                               Подпись                            А.Л.Мохова

Члены комиссии:                                           Подпись                            Е.Г.Васина 

                                                                        Подпись                            А.П.Дёмина 

                                                                        Подпись                            В.О.Мишина 

                                                                         Подпись                           Н.П.Яшина    

Согласование документа   состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО 

     Председатель профкома 

     Подпись                      О.И.Трофимов 

     03.02.2004.

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:                                

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания трудового коллектива

От 15.04.2000  № 4

Печать: заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных  соответствующими нормативными актами: удостоверяющих права

5.

лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

Отметка о заверении копии: необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Верно

Заведующая                                                      Подпись                                       И.К.Градова

09.09.2001

Для заверения более важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись»

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Устинов

342 256

или

Устинов Николай Иванович

342 256