Лекции по "Информации"

Структурирование информации является определяющим при построении баз данных - наиболее эффективной  формы организации информации. Система  показателей и документы на бумажных и электронных носителях составляют основу информационного обеспечения  информационной системы предприятия.

 

11. Состав информационного  обеспечения.

Информационное обеспечение  представляет собой совокупность проектных  решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей  в АИС

Оно включает в себя совокупность единой системы показателей, базы данных, системы классификации и кодирования  информации, унифицированные системы  документации, схемы потоков информации — вариантов организации документооборота.

Задачи информационного  обеспечения:

•представление полной, достоверной  и своевременной информации для  принятия управленческих решений;

•полное отображение объекта  управления в системе показателей;

•обеспечение взаимной увязки отдельных задач;

•минимизация затрат на организацию  информационных процессов;

•.организация эффективного хранения и поиска данных;

•обеспечение своевременности  получения, обработки и выдачи информации пользователям.

 Информационное обеспечение  принято делить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для восприятия человеком, и внутримашинное - совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях (рис. 2).

Система показателей - совокупность взаимосвязанных показателей, используемых для решения задач информационной системы. Является основой для сбора  и обработки экономической информации, определяет содержание документов и  массивов.

Для однозначного описания данных, идентификации и эффективного поиска, с целью удобства сбора, передачи, обработки и использования информации применяют средства классификации  и кодирования.

Большая часть информации на предприятии закрепляется в документах. Унифицированная система документации — рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям и  содержащих информацию, необходимую  для оптимизации управления в  различных сферах человеческой деятельности.

Собранную информацию, в том  числе документированную, необходимо передавать тем пользователям, которым  она нужна.

Схемы информационных потоков  отражают маршруты движений информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

Более подробно рассмотрим системы  документации, классификацию и кодирование, базы данных как наиболее сложные  элементы информационного обеспечения.

 

12. Классификация,  системы классификации.

При значительных объемах  информацию необходимо упорядочить, «разложить по папкам», для удобства работы с  нею, быстрого поиска.

Классификация - деление множества  на подмножества, на группы в соответствии с выбранным признаком классификации, упорядочение.

Система классификации - совокупность правил, принципов, в соответствии с  которыми осуществляется классификация. Самые распространенные системы  классификации:

*Иерархическая - совокупность  всех объектов делится по выбранному  признаку на группы, затем каждая  группа делится на подгруппы  и т.д. Важным является выбор  системы признаков, применяемых  при классификации, они должны  быть логически связаны между  собой.

•Фасетная - объекты разбиваются на независимые группировки по различным признакам (фасетам), которые не зависят друг от друга.

 

13. Кодирование,  системы кодирования.

После классификаций производится кодирование - Присвоение условного  обозначения каждому объекту  совокупности.

Код является условным обозначением объекта. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми, штриховыми и т.д. При машинной обработке  предпочтение отдается цифровым кодам  как наиболее удобным для ЭВМ. Кодирование необходимо для однозначного обозначения объектов, для их быстрой  группировки, поиска, для удобной  работы с информацией.

Система кодирования - совокупность принципов кодирования. Наиболее распространенные системы кодирования:

•Порядковая - всем позициям присваиваются порядковые номера без их пропусков. Эта система кодирования не требует предварительной классификации и допускает добавление объектов только в конец, поэтому используется при кодировании небольших совокупностей объектов.

•Серийная ~ по выбранному признаку серийности совокупность делят на группы. За каждой группой закрепляется серия  кодов с учетом размера группы и резерва, в пределах которой  отдельным позициям присваиваются  коды по порядку. Например, номера счетов в бухгалтерском плане счетов.

•Позиционная (разрядная) - каждый разряд кода закрепляется за определенным признаком. Эта система кодирования  применяется при сложных иерархических  и при фасетных классификациях в соответствии с множеством признаков классификации для кодирования больших совокупностей. По такой системе кодирования составлен, например, номер счета в банке, состоящий из 20 знаков, где первые 5 разрядов обозначают код счета по банковскому плану счетов, 6-8 разряды - код вида валюты, 9 разряд- защитный ключ, 10-11 разряды - номер филиала, 12-13 разряды - номер подразделения, 14-20 разряды - номер счета.

Требования к кодам:

•должны охватывать все объекты, подлежащие кодированию, и давать им однозначное обозначение;

•должны быть единые во всей системе обработки информации;

•предоставлять возможность  добавления объектов кодирования без  изменения правил их обозначения;

•иметь максимальную информированность  при минимальной значности;

•должны позволять осуществлять автоматическую группировку, поиск, контроль данных;

•должны быть стабильные, не должны меняться, коды вн. бывших объектов новым объектам не присваиваются;

•коды одного массива должны иметь одинаковое количест. во знаков;

•удобство, простота.

После присвоения кодов создается  классификатор - систематизированный  свод наименований и их кодовых обозначений. При автоматизированной обработке  коды и классификаторы хранятся в  памяти ЭВМ. При составлении классификаторов  производится классификация информации и ее кодирование - присвоение кодов в соответствии с выбранной системой кодирования.

Классификаторы разрабатываются:

• общегосударственные - единые для всей страны;

• отраслевые - используются на предприятиях одной отрасли,

• региональные - используются в пределах региона,

•локальные - составляются и используются на предприятии.

Общегосударственные классификаторы начали создаваться в и~ стране в 1970-х годах. В составе общероссийских классификаторов важное место занимают:

• общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО);

•общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);

• совокупность     обозначений     административно-территориальных  объектов (СОАТО);

•общероссийский классификатор  видов экономической деятельности (ОКВЭД) и др.

К классификаторам относятся  планы бухгалтерских счетов, существуют классификаторы банков (коды БИК), налоговых  органов и т.д.

Локальные классификаторы на предприятиях особенно важны при  автоматизированной обработке информации. Чаще всего они вводятся в ЭВМ  и используются при составлении  документов. Например, это классификаторы подразделений, сотрудников, материальных ценностей (материалов, основных средств, видов готовой продукции), контрагентов (поставщиков, покупателей) и т.д. Классификаторы в автоматизированной информационной системе часто называют справочниками. Назначение справочников - облегчение заполнения первичных документов. При заполнении в документе реквизита, являющегося постоянной информацией, происходит обращение к справочнику. Если нужный реквизит есть в справочнике, он выбирается и заносится в документ, если отсутствует - его можно занести в справочник, не выходя из режима составления документа.

 

14. Унифицированные  системы документации и документооборот.

Классификаторы используются при составлении документов.

Входные и выходные документы  — утвержденные формы носителей  информации, имеющие юридическую  силу, являются основными носителями информации в информационной системе  предприятия. Документы можно классифицировать. По сфере деятельности:

•бухгалтерские;

•банковские;

•статистические;

•плановые;

•кадровые и т.д.

По порядку составления:

•первичные;

•сводные.

По способу заполнения:

•заполняемые вручную;

•заполняемые автоматизировано. По виду носителя информации:

•бумажные;

•картонные;

•электронные (на машинных носителях);

•пластиковые и т.д.

По отношению к объекту  управления:

•входящие;

•исходящие.

По отношению к информационной системе:

• входные;

•выходные.

Распространение автоматизированной обработки экономической информации потребовало унификации и стандартизации всей документации - разработки и использования стандартных и единых для всех предприятий форм документов. Система документации — совокупность документов, циркулирующих на объекте.

По ряду документов разработаны  единые унифицированные, стандартные  формы. Каждой разработанной форме  документа присвоен код в соответствии с Общегосударственным классификатором  управленческой документации (ОКУД). По организационно-распорядительной документации утвержден Постановлением Госстандарта ГОСТ Р 6-30-2003. Большая часть документации финансово-кредитных учреждений, а также первичных и отчетных документов бухгалтерского учета унифицированы. Их формы утверждаются Центральным банком РФ, Министерством финансов.

Унифицированная система  документации - рационально организованный комплекс взаимосвязанных форм документов, отвечающих единым правилам и требованиям  и содержащих информацию, необходимую  для оптимизации управления в  различных сферах человеческой деятельности.

Требования к документам:

•стандартная форма построения,

•приспособление к автоматизированной обработке и удобное восприятие человеком,

•минимизация показателей,

•исключение дублирования информации,

•включение всех необходимых  показателей,

•обслуживание всех звеньев  и видов хозяйственного руководства.

Применение унифицированной  системы документации обеспечивает:

•сокращение количества форм документов;

•использование единых форм документов;

•стандартизацию и единообразие оформления документов;

•употребление единой терминологии.

При наличии утвержденных, унифицированных форм документов, в  информационной системе предприятия  они должны использоваться. При отсутствии стандартных форм, на п/п должна быть разработана собственная форма документа с учетом всех стандартов и требований к документам. Такая форма утверждается руководителем предприятия.

Также руководитель утверждает формы бухгалтерских регистров  и систему организации документооборота. Регистры любой формы счетоводства являются способом организации и  хранения информационных массивов. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе РФ «О бухгалтерском учете» и Положении  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ.

При проектировании информационного  обеспечения информационной системы  предприятия обследуются все  применяемые на предприятии формы  документов, неунифицированные формы  по возможности заменяются унифицированными, разрабатываются собственные формы.

Большое значение придается  правильной организации документооборота - движения документа от момента  первой записи до сдачи в архив. При  проектировании информационной системы  разрабатываются графики документооборота и схемы информационных потоков.

Организация электронного документооборота - необходимость для предприятий, учреждений с большими объемами документооборота (п. 9.3). Для этого можно использовать текстовые редакторы, специализированные системы управления документооборотом, вычислительные сети.

Первичные учетные документы  оформляются и передаются в бухгалтерию  в соответствии с установленным  на предприятии графиком документооборота, который разрабатывается под  руководством главного бухгалтера и  утверждается руководителем.

График документооборота позволяет рационально распределить обязанности между работниками, вести точный учет, своевременно составлять отчетность. График документооборота отражает взаимосвязи между структурными подразделениями по поводу создания и сроков представления документов.