Лекции по "Информационным системам в экономике"

Постановка задачи – это описание задачи по определенным правилам, которое  дает исчерпывающее представление  о ее сущности, логике преобразования  информации для получения результата. На осонове постановки задачи программист должен представить логику ее решения и рекомендовать стандартные программные средства, пригодные для ее реализации. Постановка задачи ведется на стадии проектирования компьютерных информационных систем. Для постановки задачи используются сведения, необходимые и достаточные для полного представления ее логической и информационной сущности. При постановке задач пользователь прежде всего должен описать информационное обеспечение, алгоритмы их решения. Ошибки пользователя на этапе постановки задачи увеличиваетмя в сотни и даже тысячи раз по совим последствиям, если их обнаружат на конечных фазах создания или использования прикладного программного продукта. Причина заключается в том, что каждый из последующих участников создания прикладных программ не располагает информацией. Необходимой для исправления содержательных ошибок. Создание программного продукта может вестись и самим пользователем. Пользователь, как правило, приобретает и применяет готовые программные пакеты, по своим функциям удовлетворяющие его потребности, ориентированные на определенные виды деятельности. Нередко такое направление дополняется разработкой оригинальных прикладных программ. При описании постановки задачи обращается внимание на ее объемно-временные характеристики. Они отражают объемы входной и выходной информации, временные особенности поступления, обраюотки  вылачи информации. Для каждого виды входной и выходной информации дается описание всех элементов информации, участвующих в автоматизированной обработке. Описание строится в виде таблицы, в которой присутствую: наименование элемента информации (реквизита), его идентификатор и максимальная разрядность. Наименование реквизита должно соответствовать документу или вытекать из него. Идентификатор представляет собой условное обозначение, с помощью которого можно оперировать значением реквизита. Разрядность реквизита необходима для просчета объема занимаемой памяти.

9. Информационное обеспечение, его цели и задачи, структура ИО

Информационное обеспечение –  важнейшей элемент автоматизированных  информационных систем – предназначено  для отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта  и являющейся состояние управляемого объекта и являющейся оссновой для принятия управленческих решений. В теории автоматизированных систем обработки экономической информации ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например. Показатели бухгалтеского учета, финансово-кредитной деятельности, анализа и др.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации – варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

   В ходе проектирования  ИО, выполняемого совместно с  пользователями-экономистами, осуществляются  следующие работы:

- определяются состав показателей.  Необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

- разрабатываются различные классификаторы  и коды; изучается возможность  использования общегосударственных  классификаторов;

- выявляется возможность применения  унифицированной системы документации  для отражения показателей, проектируются  формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям  машинной обработки;

- ведется организации информационного  фонда; определяются состав базы  данных и его организация; проектируются  формы вывода результатов обработки.

Создание информационного обеспечения  осуществляется в тесной связи с  технологией автоматизированной обработки  и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование  персональных машин, ориентированных  на  конечного пользователя, несколько  меняют сложившиеся подходы к  проектированию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки  информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение компьютеров предусматривает  участие пользователя в процессе, решения  задачи машине, значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб при выполнении ими профессиональных обязанностей. Появляются возможности: формирования с помощью машины всевозможных сборников, докладов; ведения в машине справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные раюоты; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточной компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователем; организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.

При создании ИО автоматизированных информационных сетей выполняются  следующие работы:

1. определяется состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки
2. устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки
3. ведутся создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки
4. создаются различные формы ввода информации на ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных
5. рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации
6. создаются различные формы вывода информации (включая подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников).
7. Рарабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм-запросов
8. Создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПЭВМ (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине.
9. Прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов.
10. Создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты.

Создание Ио осуществляется в ходе составления технорабочего проекта и предусматривает составление инструкций пользователям по применению основных положений ИО в их практической деятельности, связанной с обработкой экономических задач на ПЭВМ. Это:

Инструкции по подготовке документов к машинной обработке и их кодированию;

Инструкции, по обработке экономической  задачи на ПЭВМ – вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировке  информации, загрузке в базу данных, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.

10. Классификаторы и коды. Характеристика локальных и отраслевых классификаторов. Единая система классификации и кодирования. Использование классификаторов в экономической работе. Штриховое кодирование, его виды и области применения.

Обработка экономических задач  заканчивается составлением на ЭВМ  различных  сводок, таблиц, ведомостей, в которых  информация сгруппирована  по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка  информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую  информацию в форме, удобной для  вода и обработки данных с помощью  вычислительной тезники. Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв.

Количественно-суммовые основания  показателей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровое. К таким признакам модно отнести, например, название учреждения. Фамилию  работающего, вид операции, которые  не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту  информацию убодной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации. Эти средства вклюяают целый ряд разнообразных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Систематизация экономической  информации вызывает необходимость  применения самых разнообразных  классификаторов:

1. общегосударственных, разрабатываемых в централизованном порядке и являющихся едиными для всей страны.
2. Отраслевых, единых для какой-то отрасли деятельности.
3. Локальных, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка.

Составление классификаторов выполняется  в два этапа: первый этап- классификация  информации, второй – кодирование.

Классификация осуществляется в такой  последовательности. Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления  группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований состоящий из отдельных строк – позиций, называется номенклатурой. Таким образом, можно отмеить, что классификация заключается в рсапределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков.

После составления классификации  выполняется следующий этап –  кодирование – процесс присвоения условного обозначения различными позициями номенклатуры. Код –  условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков. При машинной обработке предпочтение отдается информации, закодированной в цифровой форме, как наиболле удобной для автоматической группировки. После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применеие. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке. Во втором случае применения  кодов предусматривается хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

11. Понятие документа. Типовая и унифицированная система в документации

Пол документом понимается информационное сообщение не естественном языке  зафиксированной ручным или печатным способом  на бланке установленной  формы и имеющим юридическую  силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация (ОКУД). По ряду документов разработаны  единые унифицированные и стандартные  формы бланвок. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление  к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей. Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью уинифицированной для всех организаций. Что эе касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы. Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые прспосабливаются к действующим учетным методикам в данной отрасли.

 Требования к унифицированной  документации предписывают документам  иметь станлартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит слежующие характеристики документа и учитываемого объекта:

Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

Характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

Наименование документа;

Зона для проставления кодов  постоянных для документа реквизитов-признаков.

Содержательая часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а  также дату заполнения документа.

12. Особенности документальных форм ввода и вывода информации при компьютерной обработке.