Штрих-кодирование

На рис. представлено среднее количественное и долевое соотношение товарных групп в общем ассортиментном перечне продуктов, продаваемых торговой в сети ООО «Брянское мясо».

Рис.  Количественные доли товарных групп в общем ассортименте

Но данные цифры не показывают долей этих групп, занимаемых в обороте предприятия. Проанализировав денежный оборот предприятия на количественное и денежное движение товарных групп, получаем совсем другую картину (см. рис. )

Рис.  Доли ассортиментных групп в обороте предприятия

Из данных диаграмм видно, что группы, количественные доли которых в ассортиментном перечне невелики, занимают большие доли в обороте, а, значит, и приносят больше прибыли.

В данном дипломном проекте решаются вопросы автоматизации товарного учета в магазинах ООО «Брянское мясо», автоматизации документооборота и введении безбумажной технологии, перехода магазинов с прилавочной формы торговли на систему самообслуживания, а также вопросы введения жесткого контроля за действиями сотрудников и покупателей посредством установки специализированных контролирующих систем.

1.2. Описание предметной области

Перед принятием решения о целесообразности и возможности совершенствования сложившейся системы сбора и обработки информации о поступающих и продаваемых товарах, а также о внутреннем документообороте необходимо проанализировать предметную область, имеющую отношение к поставленной задаче, выделить ту ее часть, которая подлежит реализации в рамках дипломной работы. Выделим набор объектов предметной области и выполним описание информационных потоков в системе.

Система документооборота представляет из себя последовательность подготовки различных форм документов на бумажном носителе (см. Приложение).

Типовая схема документооборота магазинов ООО “Брянское мясо” представлена на рис. .

Рис. 2 Типовая схема документооборота магазинов ООО “Брянское мясо”

Стартовое звено документооборота начинается с накладной (см. Приложение), которую приносит поставщик вместе с партией заказанного товара. Эта накладная обсчитывается зав. отделом, т.е. калькулируется общая сума накладной, а также делается торговая наценка согласно установленным нормам (на хлеб, мясо и молоко существует фиксированная гос. наценка).

В случае поступления брака в партии товара, для поставщика делается возвратная накладная: в поле “через кого” на обычной накладной пишется “возврат брака”.

Суммы по накладным записываются в Товарный отчет (см. Приложение), который делается еженедельно в понедельник директором магазина за период с воскресенья по воскресенье. Это приходный товарный отчет. По возвратным накладным таким же образом делается расходный товарный отчет. Каждый день кассир магазина подготавливает Отчет кассира (см. Приложение). За каждую неделю делается общий Отчет кассира-операциониста (см. Приложение), куда подкрепляются ежедневные Отчеты кассира.

Все накладные, Справка-отчет кассира-операциониста и Отчеты кассира сдаются вместе с товарным отчетом.

Товарные отчеты в понедельник директор магазина отвозит в главный офис ООО “Брянское мясо” в бухгалтерию, где бухгалтер готовит общий отчет по всем магазинам сети.

Для контроля прошедших за день через кассу сумм ежедневно снимаются показатели счетчиков контрольно-кассовых машин и оформляются в Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации. Данные отчеты предоставляются центральный офис еженедельно.

Приходный и расходный кассовые ордера оформляются по мере необходимости и также еженедельно предоставляются в бухгалтерию организации.

Товары с истекшим сроком годности (а также битые, испорченные и т.п.) оформляются Актом на порчу, бой, лом товаров (материалов). Этот акт также отвозится в головной офис.

Для контроля наличия товара в конце каждого месяца делается Инвентаризационная опись (см. Приложение), куда записывается наличие и товарные остатки товара в магазине.

Таким образом объектами предметной области выступают потоки данных, связанные со сбором и обработкой информации о поступлении товара, его движении, а также выручке магазина. Взаимосвязь перечисленных информационных потоков представлена на рис. 3.

Рис.3 Информационное взаимодействие структурных подразделений,

занятых в процессе сбора, обработки и анализа товарной информации

На подготовку каждого документа или отчета у работников, выполняющих функцию подготовки этого отчета, затрачивается определенное время. Временные затраты на подготовку внутренней документации приведены в таблице .

Табл.  Временные затраты работников на подготовку документации

После подготовки и сбора всей необходимой информации формируется товарный отчет, который директор магазина вместе с сопутствующей документацией отвозит в Центральный офис ООО «Брянское мясо» для дальнейшей его обработки специалистами бухгалтерии и экономического отдела для последующей передачи необходимой информация руководству предприятия для ее последующего анализа и принятия стратегических и оперативных решений.

Современный этап развития розничной торговли в России характеризуется ростом количества предприятий, использующих высокоэффективные формы обслуживания покупателей. Доля мелкооптовых и обычных продовольственных рынков в розничном товарообороте неуклонно снижается, а доля торговых предприятий других форматов, в том числе, торговых центров и розничных сетей увеличивается. По данным Госкомстата в феврале 2002 г. удельный вес торговых организаций в общем объеме оборота розничной торговли составлял 75%, а в феврале 2003 г. – 75,7%.

Особенно бурными темпами растет количество магазинов "западного" типа: минимаркетов, супермаркетов, гипермаркетов-дискаунтеров, моллов, бутиков и т.д. С ростом их количества ужесточается конкуренция, в условиях которой уже невозможно строить бизнес на высокой марже. Чтобы не замораживать деньги и не затоваривать складские площади, необходимо оптимизировать ассортимент, что практически невозможно сделать без автоматизированных торговых систем.

В настоящее время и зарубежные, и российские разработчики систем автоматизации розничной торговли предлагают широкий спектр решений, ориентированных, в первую очередь, на розничные сети и крупные торговые предприятия. Стоимость таких решений составляет десятки, а иногда и сотни тысяч долларов. В то же время, на долю магазинов со среднемесячным оборотом всего в 3,5 тыс. долл. приходится 60% всех торговых площадей, имеющихся на сегодня в России. Владельцы таких небольших магазинов просто не в состоянии инвестировать большие средства в создание автоматизированных систем на своих предприятиях. При этом, многие из них уже сейчас понимают, что без внедрения современных форм торговли сложно рассчитывать на победу в борьбе за покупателя. [6]

Повышенный спрос на сложные торговые системы в России объясняется тем, что у многих компаний отсутствует четкая маркетинговая стратегия. Так, розничная компания, у которой есть собственный распределительный центр, непременно занимается еще и оптом, а после появления Metro - обязательно открывает cash & carry. Для сравнения: в торговой системе DEWAS фирмы SuperData расходную накладную можно оформить только в случае возврата товара. Тамошние программисты не понимают, зачем розничной компании торговать еще и оптом, когда этим занимается другое предприятие, может быть через дорогу, в котором инсталлирована торговая система для опта.

Желание любых предприятий заниматься сразу всем характерно для развивающихся рынков. В такой ситуации предпринимательская премия столь высока, что нет смысла оттачивать технологию, надо столбить участки и получать высокий доход. Но приход на рынок профессионалов с эффективной технологией немедленно переворачивает рыночную ситуацию, и выживает только самая эффективная часть бизнеса, к чему и надо быть готовым.

Высокий уровень конкуренции предполагает расширение ассортимента дополнительных услуг и повышение уровня сервиса при отчетливой тенденции к снижению торговой наценки. Все это приводит к усиленной борьбе за "отладку" торговых технологий. Существенной частью этой борьбы являются и вложения в автоматизацию. Так, в Германии, по прогнозам Retail Technology Journal, в 2002 году инвестиции немецких операторов розничной торговли в информационные технологии составят 4,8 млрд. евро, что эквивалентно 1 проценту ВВП. При этом все большее число компаний признает необходимость внедрения систем, которые могли бы комплексно освещать ситуацию на предприятии торговли. Около 60 процентов немецких ритейлеров планируют в ближайшем будущем инсталляцию Extranet - внутренней торговой сети компании и ее партнеров, созданной по технологии, аналогичной Интернету. Анализ планируемых инвестиций в программное обеспечение показывает, что основной задачей западных ритейлеров по-прежнему остается оптимизация их торговой системы. Причем направление оптимизации - это не только снижение издержек всех видов, но и предоставление дополнительных услуг, в первую очередь персонализированных под каждого покупателя.

Вообще применение эффективной массовой системы обслуживания для качественного удовлетворения индивидуальных потребностей покупателей, возможное только при очень широком использовании информационных технологий, - наверное, и есть главное направление развития технологий торговли в настоящее время.

Структура вложений в IT также меняется в пользу программного обеспечения. И в силу его сложности, и в связи с тем, что все чаще и чаще торговые предприятия отказываются от использования собственных программ и заменяют их на типовые. Впрочем, несмотря на усилия предприятий торговли, далеко не всегда их информационная система представляет собой единое информационное пространство, которое позволяет проводить комплексный анализ баз данных магазина. Это зачастую относится и к крупным предприятиям. Кроме того, структура информационной системы большого предприятия редко бывает передовой, она к тому же еще обычно несет следы многочисленных реструктуризации. Именно поэтому опасно копировать технологические решения, применяемые в торговых системах ведущих предприятий, без очень внимательного анализа причин их использования. Кардинальная разница между торговыми системами, применяемыми в России по сравнению с Европой и Америкой, заключаются в тех целях, которые перед программами ставят коммерсанты. Если на Западе информационные системы помогают управлению, то у нас нередки случаи, когда программы используются для ведения учета, необходимого для контролирующих органов. [2]

На современном этапе развития, в условиях рыночной экономики, компании сталкиваются с жесткой конкуренцией. Для того чтобы быть успешными и конкурентоспособными необходимо иметь систему планирования, управления и контроля, которая давала бы менеджерам возможность ставить перед работниками конкретные, выраженные количественно и качественно цели, и контролировать их исполнение. Благополучие компании напрямую зависит от уровня организации системы планирования, так как без планирования деятельности компания не видит к чему она стремится и каким образом она должна достичь поставленные цели.

Единственным основанием для принятия управленческих решений являются объективные данные, которые находятся в актуальном состоянии, необходимом и достаточном объеме. Руководитель всегда должен знать, на сколько эффективно работает его компания, какие существуют факторы, оказывающие влияние на динамику продаж, каково соотношение доходов и расходов компании в определенный период. Необходим постоянный анализ хозяйственной деятельности, который дает возможность оценить изменения, выработать и реализовать эффективные меры для успешного ведения бизнеса в постоянно меняющейся рыночной среде. Так же управленческий учет дает возможность контроля как за результатами деятельности компании в целом, так и за отдельными структурными подразделениями.

Торговым организациям - независимо от того, работают ли они в сфере оптовой, мелкооптовой или розничной торговли, - необходимо вести непрерывный учет и контроль над товарно-денежными потоками. Без применения компьютерных технологий осуществить это нелегко.

Современные информационные технологии находят все более широкое применение в торговых фирмах. Особенно это заметно по магазинам, реализующих фасованные и штучные товары. Используемое на этих предприятиях специализированное оборудование - компьютерно-кассовые комплексы, сканеры штрих-кодов, дисплеи покупателей, терминалы сбора данных, а также соответствующее программное обеспечение - позволяет в полной мере автоматизировать процесс обслуживания покупателей.

Традиционно в России пальму первенства по автоматизации розничной торговли удерживают Москва и Санкт-Петербург. Регионы несколько отстают, но и среди них есть лидеры и аутсайдеры.

Кто заинтересован в автоматизации розничной торговли?

Руководитель. Такая автоматизация дает возможность руководителю иметь оперативную информацию о рентабельности отдельных торговых точек и предприятия в целом, анализировать объемы продаж и движение денежных средств. Более того, многие руководители решаются на автоматизацию именно для того, чтобы пресечь продажу "левого" товара и уменьшить вред, наносимый предприятию при недостачах на складах, торговых точках и при перевозках товара.