Штрих-кодирование

В России если уж пытаться автоматизировать заказ, то надо приложить массу усилий для обработки многочисленных исключений, число которых заметно превышает правила.

1.6. Организация сбора, передачи, обработки и выдачи информации

2. Проектирование элементов автоматизированной системы учета, управления и анализа товарного движения и документооборота

2.1. Разработка технического задания по проектированию системы

Техническое задание (ТЗ) – документ, юридически определяющий предмет разработки, а также сопутствующие требования и условия. Формируется разработчиком и после утверждения заказчиком является основанием для разработки. Разработка технического задания на проектирование осуществляется в соответствии с ГОСТ 34.602-89.

Техническое задание должно:

             максимально подробно раскрывать суть и задачи производимых работ;

             устанавливать принципы взаимодействия программных модулей между собой;

             устанавливать принципы «человеко-машинного диалога»;

             описывать задачи функциональных элементов;

             определять правила программирования и фиксировать технологические ограничения;

             определять методику тестирования и оценки проводимых работ;

             давать определение техническим и специальным терминам.

Техническое задание является основополагающим документом всего проекта, регламентирующим взаимоотношения между заказчиком и разработчиком.

Общие сведения о проекте

Проект «Автоматизация товарного учета в торговой сети ООО «Брянское мясо»» предназначен для автоматизации оформления и учета поступающего товара, отслеживания его движения и последующего анализа продаж, подготовки отчетной документации и частичного введения безбумажной технологии. Позволяет  вносить и получать конкретную информацию в рамках своих должностных обязанностей в общую систему, обрабатывать ее, изменять, удалять, а также обеспечивает хранение и быстрый поиск необходимой информации.

Основания для разработки

Основанием для разработки является задание на выполнение дипломного проекта по специальности 071900 - «Информационные системы в экономике»  Брянского государственного технического университета.

Назначение разработки

Функциональное назначение: система предназначена для обеспечения автоматизированной работы работников магазинов по выполнению основных функций, связанных с учетом товаров, их оформлением, отслеживанием движения, анализом продаж и подготовки требуемой нормативной документации.

Эксплуатационное назначение: данная разработка будет использоваться для создания единой информационной системы товарного учета и электронного документооборота с переходом на схему самообслуживания в условиях торговой сети ООО «Брянское Мясо».

Требования к разработке

2.2. Разработка постановки и алгоритма решения комплекса задач

Стандартная автоматизированная система магазина состоит из двух частей: подсистемы обслуживания покупателей (front-office) и подсистемы складского учета (back-office). Эти части взаимодействуют между собой, передавая, друг другу информацию посредством файлов обмена данными.

Подсистема обслуживания покупателей устанавливается непосредственно в торговом зале и состоит из одного или нескольких рабочих мест продавцов-кассиров. Каждое рабочее место оснащено персональным компьютером, к которому подключен кассовый аппарат или фискальный регистратор. Помимо этого, к компьютеру может быть подключено дополнительное торговое оборудование: сканер штриховых кодов, дисплей покупателя, считыватель магнитных карт, электронные весы. Без дополнительного оборудования можно обойтись, но его наличие существенно ускоряет и облегчает работу продавцов.

Подсистема обслуживания покупателей должна выполнять следующие основные функции:

       Загружать и догружает остатки товаров из подсистемы складского учета.             

       Загружать из подсистемы складского учета список дисконтных карт для предоставления персональных скидок покупателям, а также список кредитных карт для безналичных видов оплаты.             

       Регистрировать продажу товаров и оказание услуг, с последующей печатью кассового чека на кассовом аппарате или фискальном регистраторе (при наличной оплате). При безналичной оплате продажа по конкретной кредитной карте регистрируется в базе данных без печати кассового чека. Список продаваемых товаров и оказываемых услуг может формироваться любым способом: либо ручным выбором из общего списка товаров и услуг, либо с использованием сканера штриховых кодов, если используется штриховое кодирование товаров. Включаемые в список покупки товары контролируются на их наличие по остаткам, загруженным из подсистемы складского учета.             

       Регистрировать возврат товаров покупателем с печатью кассового чека на возврат.             

       Оформлять акты внесения наличных денег в кассу, а также акты изъятия наличных денег из кассы.             

       Закрывать кассовые смены с последующей передачей результатов продаж в подсистему складского учета. В подсистему складского учета передаются данные о проданных товарах и оказанных услугах, предоставленных скидках (в том числе по дисконтным картам), а также видах оплаты (наличный, безналичный расчет по кредитным картам).             

       Формировать необходимые отчеты.

Подсистема складского учета устанавливается в офисе магазина и состоит из одного или нескольких рабочих мест, каждое из которых представляет собой обычный офисный компьютер. В подсистему должен быть включен хотя бы один принтер для печати документов.

Если в магазине используется штриховое кодирование товаров, тогда подсистема складского учета может содержать дополнительное торговое оборудование: принтеры для печати этикеток, электронные весы с возможностью печати этикеток, сканеры штриховых кодов и т. д.

Основными функциями складской подсистемы должны являться:

                     Обработка различных справочников (номенклатура товаров и услуг, контрагенты, сотрудники, дисконтные карты, кредитные карты и т. д.).

                     Оформление складских документов (поступление товаров от поставщиков, внутреннее перемещение товаров между складами, акты списания и т. д.).             

                     Оформление финансовых документов (платежные поручения, кассовые ордера, выписки банков).             

                     Формирование и выгрузка файлов для передачи данных в подсистему обслуживания покупателей (списков дисконтных и кредитных карт, остатков товаров).             

                     Загрузка результатов продаж из подсистемы обслуживания покупателей.             

                     Формирование необходимых отчетов (по остаткам товаров, по движению товаров, по взаиморасчетам с контрагентами и т. д.).

Как правило, вышеперечисленные функции автоматизированной системы "закрывают" собой все основные потребности владельцев и менеджеров магазинов в получении информации, необходимой для эффективного управления бизнесом. Ведь достоверная и исчерпывающая информация о состоянии дел на предприятии, поступающая фактически в режиме реального времени, – это и есть одна из главных ценностей, создаваемых автоматизированной системой учета и управления.

В настоящее время любой грамотный менеджер должен уметь анализировать такую информацию и на ее основе принимать наиболее оптимальные управленческие решения. В противном случае, если управление ассортиментной политикой, отношениями с поставщиками, объемами закупок, складскими запасами и т.п. ведется на основе "интуиции", "прошлого опыта" и "записей из тетрадочек", то риск провалов существенно возрастает. Еще несколько лет назад такие риски, может, и были еще оправданы, – сегодня же они многократно возросли.

2.3. Техническое и программное обеспечение реализации комплекса задач

2.3.1. POS-терминалы

POS - терминал это гибкая и многофункциональная система, позволяющая подключить широкий спектр кассовой периферии: чековые принтеры, сканеры штрих-кода, кассовые клавиатуры, дисплеи и т д. POS - терминал надежен в эксплуатации, прост в управлении. Он может быть укомплектован различными вариантами мониторов, клавиатур, сканеров, принтеров в зависимости от типа торговой точки и требований рабочего места.

Любой POS - терминал состоит из следующих функциональных модулей:

             системный блок;

             принтер чеков (фискальный регистратор);

             монитор покупателя, монитор кассира;

             сканер штрих-кода;

             кассовая клавиатура;

             считыватель магнитных карт и т.д.

Все модули, исключая системный блок, относятся к кассовой периферии.

Современный POS - терминал имеет привлекательный дизайн, что немаловажно для успешной деятельности магазина. Компактность, эргономичность и модульная конструкция позволяет организовать рабочее место кассира так, чтобы по максимуму освободить пространство на кассовом столе и использовать его для продуктов, чтобы уменьшить количество движения кассира от клавиатуры к принтеру и денежному ящику, а также, чтобы избежать преждевременной усталости кассира от неудобной посадки.

На мониторе отображаются данные о продажах. Самым популярным на сегодняшний день является 9'' CRT монитор. Всю больше востребованы LCD мониторы. Есть возможность комплектации сенсорным монитором. Он упрощает ввод данных. Клавиатура POS-терминала может быть укомплектована считывателем магнитных карт. Сканер штрих-кода может быть ручным и встраиваемым, многоплоскостным и биоптическим. Фискальный регистратор - это принтер чеков с фискальной памятью. Фискальная память может быть установлена в системном блоке, это делает ремонт более техническим сложным, приводит к тому, что весь POS-терминал нужно снять на время ремонта, в тоже время намного проще заменить фискальный регистратор. [8]

Использование в магазинах, особенно больших форматов, POS-терминалов в качестве кассы является практически аксиомой. Огромный ассортимент товаров предполагает товарный учет, без которого невозможно контролировать товародвижение, вовремя заказывать товар, отслеживать остатки, проводить инвентаризацию и т.д. К тому же кассе необходимо собирать и быстро передавать на анализ огромное количество статистической информации о продажах. С такой задачей может справиться только POS-терминал, подключенный к локальной сети торгового предприятия.

За все время существования POS-терминалов на российском рынке технически они кардинально не изменялись. Это объясняется тем, что POS-терминал в отличие от персонального компьютера затрачивает значительные ресурсы на поддержание работы периферийного оборудования, количество и возможности которого остаются неизменными на протяжении многих лет.

Требования

Требования заказчиков к POS-терминалам можно разделить на четыре группы: надежность, функциональность, эргономика и внешний вид. Лишь первое требование является константой, остальные со временем претерпевают те или иные изменения.

В соответствии с российским законодательством, предприниматели могут использовать только те POS-терминалы, которые внесены в Государственный реестр по ККМ.

Функциональность POS-терминалов напрямую зависит от используемого программного обеспечения (кассовая программа). Кассовая программа должно поддерживать все торговые процессы: все операции по приему денег, возврату, сторнирование, различные виды оплаты и т.п. Очень важна в настоящее время и возможность введения маркетинговых программ: скидки, бонусы, проведение промоушн-акций и т.п. Все чаще на кассовых узлах происходит не только оплата покупок, но и прием кредитных карт, услуг операторов сотовой связи, коммунальных платежей и т.п. Важны и общие требования: по максимуму оградить ПО от несанкционированных действий кассира (аннулирование чеков, воровство денег из кассовых ящиков). Таким образом, требование к функциональности будет только увеличиваться. При покупке POS-терминала клиент может выбрать программное обеспечение из тех, которые предлагает поставщик аппаратной части и сертифицирован с ней. ПО для учета товародвижения (торговой системы, back-office) может быть любым, главное, чтобы оно интегрировалось с кассовой программой (front-office). По словам системных интеграторов, они не сталкивались с ситуацией, при которой клиента устраивала аппаратная часть POS-терминала, но не устраивала кассовая программа.

И, наконец, дизайн и эргономика POS-терминала, а также расположение его составляющих на рабочих поверхностях кассового бокса. С приходом на российский рынок западных операторов используется несколько видов посадки кассиров: фронтальная, классическая, работа стоя (в частности, в магазинах строительных материалов, в гипермаркетах). Многие ретейлоры предпочитают использовать посадку кассира лицом к покупателю (front facing). При такой посадке клиенты отдают предпочтение клавиатуре совмещенной с дисплеем оператора в единый блок — это упрощает его размещение на кассовом боксе. Денежные ящики с открывающимся верхом (специалисты называют их «роялями») при фронтальной посадке еще редко используют, но такая тенденция существует. Все движется к тому, чтобы максимально уменьшить пространство с боку от кассира. Специализация магазина (food, non-food) также играет большую роль, так как отсюда рождаются требования к дизайну (так, промтоварные магазины много внимания уделяют внешнему виду POS-терминала).