Современные подходы к автоматизации делопроизводства

МИНИСТЕРСТВО  ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ ВОДНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

________________________________________________________________________________

Кафедра информационных систем в экономике

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

на тему «Современные подходы к автоматизации делопроизводства»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент     факультета вечерне-заочного обучения

группа ЭУ-2

Кузнецова С.И.

 

Проверил преподаватель    Мальцева И.И.

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2002 

 

ВВЕДЕНИЕ

Развитие  человечества во многом связано с  развитием документа как средства запечатления информации. От наскальных росписей он приходит к клинописным табличкам, изготавливает папирус, пергамент и, наконец, бумагу. Для массового размножения документов появляется типография.

Однако механизация  изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX века под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, ее изобретателя), принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Параллельно во 2-й половине XX века появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 году, весил 30 тонн и имел площадь 200 м². В 1968 году во всем мире насчитывалось лишь 30 тысяч компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини-компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять примитивные расчеты.

С конца 1960-х годов на базе больших ЭВМ (мэйнфреймов [mainframe]), примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС, начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия. АСУ-контроль, АСУ-кадры и другие активно внедрялись в сферу управления.

Затем появились персональные компьютеры, которые быстро получили распространение в сфере управления, в первую очередь в качестве текстовых редакторов — своеобразной электронной пишущей машинки с практически неограниченным объемом памяти. С начала 1990-х годов, с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get — Что вы видите — то получите), другими словами — что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса.

Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.

 

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Текстовые редакторы

Редакторы документов (текстовые редакторы) — наиболее широко используемый вид офисных программ. Делопроизводство с использованием текстовых редакторов заметно облегчается, особенно по сравнению с традиционным рутинным использованием пишущих машинок. Редакторы документов позволяют использовать различные шрифты, их начертания, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, включают рисунки, нумеруют страницы и сноски. Самые мощные редакторы, такие как MS Word, позволяют проверять правописание, набирать тексты в несколько столбцов, вставлять таблицы, диаграммы, строить оглавления и предметные указатели и многое другое.

В настоящее  время самым распространенным текстовым редактором является MS Word, хотя на старых машинах используется сравнительно простой, но компактный редактор Лексикон.

Все эти редакторы  работают в режиме WYSIWYG, То есть «What You See Is What You Get» (это означает примерно следующее: «Что вы видите, то и получите). Иными словами, на экране показывается вид реального документа, который будет выглядеть также и будучи распечатанным на бумаге.

Текстовый редактор Лексикон. Текстовый редактор Лексикон предназначен для обработки несложных документов с текстом на русском и английском языках. Лексикон обеспечивает следующие функции редактирования текстов:

• просмотр и корректировку текста;
• автоматическое форматирование текста;
• автоматическое разбиение текста на страницы;
• перенос фрагментов текста из одного места в другое;
• создание оглавления разделов документа;
• одновременное редактирование нескольких документов.

Последующие версии имеют некоторые отличия, в частности:

• возможность печати на 24-точечных матричных и на лазерном принтере;
• поддержка работы с мониторами EGA, VGA и Hercules в графическом режиме;
• возможность работы с файлами неограниченной длины;
• шрифты для печати верхних и нижних индексов, греческих букв и математических символов;
• просмотр результатов печати на экране;
• набор текста в несколько колонок.

Особенностями Лексикона, отличающих его от других текстовых редакторов, являются:

• многооконность (Лексикон имеет 10 окон, в каждом из которых может находиться независимый текст, что позволяет выполнять комплексную обработку сложной системы документации или совокупности программных модулей);
• макропоследовательность (макроклавиши) - программирование макрокоманд позволяет определить часто используемые текстовые конструкции или последовательности команд путем одного нажатия клавиши;
• калькулятор (встроенный экранный калькулятор позволяет производить вычисления с числами по разным основаниям, вычислять арифметические выражения, использовать элементарные функции).

Текстовый редактор Word Pad позволяет создавать и редактировать достаточно длинные тексты.

Рис. 1 Окно программы Word Pad

В нем предусмотрена  как возможность работы с уже  существующими файлами, так и  возможность создания новых текстов. Word Pad в состоянии открывать текстовые файлы различных форматов, а также сохранять документы в этих форматах. Для каждого из доступных форматов файлов можно задать свой собственный режим переноса текста и указать управляющие элементы, которые должны присутствовать на экране.

Редактор Word Pad не допускает параллельную работу с несколькими файлами: одновременно можно открыть только один файл. Содержимое открытого файла выводится в окне редактора. При этом в заголовке окна редактора будет показано имя открытого файла. Имена четырех открытых последними файлов выводятся в конце меню Файл. Любой из этих файлов можно быстро открыть, выполнив щелчок в меню Файл на его имени. После запуска редактора можно сразу приступать к вводу текста нового документа.

Microsoft Word — мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.рсх, *.bmp и так далее, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно также автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Рис. 2 Окно программы Microsoft Word

Программы подготовки презентаций и табличные процессоры

Программы подготовки презентаций. Собственно говоря, презентации еще не столь популярны в нашей стране, как за рубежом, и тем не менее, грамотно организованная презентация может быть весьма эффективным средством продвижения на рынке товаров или услуг, производимых предприятием. Эти программы могут использоваться для проведения рекламных акций, собраний акционеров, на заседаниях совета директоров и так далее.

Программа подготовки презентаций оформление слайдов, стендов с помощью диаграмм, надписей, рисунков, причем слайды, распечатанные на обычном струйном принтере, могут быть показаны аудитории через проектор или кодоскоп, или же на мониторе большого размера.

Такие программы  позволяют подбирать соответствующее звуковое сопровождение, вводить элементы анимации и тому подобное. Среди наиболее распространенных программ для подготовки презентаций можно назвать MS PowerPoint, Freelance Graphics (Lotus), Charisma (Micrografs) и другие.

Табличные процессоры — программы, обеспечивающие создание и изменение таблиц. При работе с этим процессором на экран выводится прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов, на пересечении которых получаются клетки (ячейки). В этих клеткам могут находиться числа, текст, формулы и так далее.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 Окно программы Microsoft Excel

Большинство табличных процессоров позволяют  не только работать с таблицами, но и строить графики, диаграммы, производить весьма сложные вычисления, могут работать с базами данных, а также подстраиваться под запросы пользователя (путем создания самим пользователем микропрограмм — макросов). Наиболее популярны следующие табличные процессоры: MS Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3.

Табличные процессоры позволяют не только создавать, редактировать и выводить на печать собственно таблицы, они, как правило, обладают мощными вычислительными функциями: позволяют производить математические, логические, статистические, экономические и прочие расчеты.

Кроме того, такие  мощные процессоры, как MS Excel, могут строить всевозможные графики, диаграммы и тому подобное. Это особенно удобно в тех случаях, когда нужно наглядно представить значительные массивы информации, то есть на презентациях, в отчетах и аналогичных документах.

Табличные процессоры позволяют использовать информацию, не только созданную в них самих, но и в прочих программах пакета. Например, MS Excel позволяет осуществлять вставку данных из MS Word, экспорт/импорт данных в MS PowerPoint и так далее. Все это делает табличные процессоры очень удобными в делопроизводстве.

Прочие программы офисного назначения

Среди них  отметим:

• программы распознавания символов (FineReader фирмы Бит, Cunieform фирмы Cognitive Technologies и так далее). Эти программы применяются при использовании сканера и позволяют вводить сканированные тексты не в виде точек, что занимает очень большой объем памяти, а в виде символов ASCII-кода. Программы «понимают» тексты на разных языках, причем качество распознавания сильно зависит от качества отсканированного текста;
• программы-переводчики позволяют автоматически переводить тексты на разных языках с более-менее приемлемым качеством. Как правило, они не понимают фразовые глаголы, идиомы и фразеологизмы, переводя их дословно. Естественно, получается тарабарщина. Однако тексты деловой переписки, в том числе и из Интернета, переводятся ими неплохо. Наиболее известные переводчики: Сократ фирмы Арсеналъ, Stylus фирмы ЦроМТ и другие;
• программы-словари (Мультилекс фирмы МедиаЛингва, Контекст фирмы Информатик, Лингво фирмы Бит и так далее);
• программы-планировщики используются при необходимости составления плана работ для многих людей, координируют использование ресурсов и так далее. Используют мощные математические и статистические пакеты, позволяют автоматически планировать рабочий день с учетом вводимых изменений. Примеры планировщиков — MS Project, TimeLine фирмы Symantec и прочие.

 

СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ И ТЕХНИКА  СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Создание текста на компьютере

Текстовые редакторы  предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяет улучшить восприятие содержания. Однако использование в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания (не следует использовать более 2 - 3 шрифтов одновременно).

Для того чтобы  документы, передаваемые с компьютера на компьютер, выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты.

При установке  дополнительных шрифтов следует  обращать внимание на поддержку шрифтами так называемой кодировки «Unicode», так как старые шрифты, не поддерживающие этой кодировки, невозможно использовать в MS Office 97, MS Office 2000.