Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Norton Utilities представляет из себя интегрированный набор программ (модулей), обеспечивающих диагностику и обслуживание компьютера. Norton System Doctor, работая в фоновом режиме, отслеживает состояние компьютера и периодически проводит его диагностику, включая проверку на наличие вирусов, выдавая рекомендации и запуская при необходимости соответствующие программы.

Наиболее  часто используемые: Norton Disk Doctor — для диагностики неисправностей жесткого диска или дискет и Speed Disk — для оптимизации размещения файлов и каталогов на жестком диске компьютера.

Русская версия Norton Utilities включает также и другие программы, позволяющие восстанавливать работу и осуществлять диагностику компьютера:

• Rescue Disk — для создания аварийных дискет, позволяющих восстановить работу компьютера в случае серьезных сбоев;
• Image — для создания «образа» жесткого диска, путем копирования его наиболее важных участков (эта информация используется при восстановлении системы);
• Disk Editor — для просмотра и исправления информации жесткого диска на физическом уровне;
• UnErase Wizard — для восстановления потерянных или стертых файлов;
• Space Wizard — для выявления ненужных файлов и освобождения места на жестком диске;
• Norton File Compare — для сравнения двух версий одного и того же файла;
• Norton Registry Tracker — для отслеживания всех изменений, которые работающие или устанавливаемые на компьютер программы вносят в основные конфигурационные файлы операционной системы;
• Norton Registry Editor — для редактирования реестра Windows;
• Norton Diagnostics — для диагностики аппаратных средств компьютера;
• System Information — для получения подробной информации о компьютере, включая использование памяти, жесткого диска и соединение с Internet;
• при наличии модема LiveUpdate позволяет обновлять базу данных о известных вирусах и получать обновления и исправления программы.

Наиболее актуальная функция программы Norton Uninstaller — InstallGuard. Эта функция позволяет отслеживать весь процесс инсталляции (установки) новой программы на компьютер с созданием резервной копии всех перезаписываемых (изменяемых) файлов и записей в системном реестре. В случае, если после установки новой программы компьютер начинает работать неустойчиво, дает сбои и «зависает», либо данная программа не нужна, команда Undo Install позволяет отменить инсталляцию и вернуть компьютер в прежнее состояние.

К другим функциям Norton Uninstall относится возможность удалять программы с компьютера, перемещать на другой диск (папку), копировать на другой компьютер или архивировать. Перечисленные операции в Windows или Windows NT невозможно выполнить простым удалением, перемещением или копированием папок с той или иной программой. Это связано с тем, что при установке многие программы записывают необходимые для их работы файлы в разные папки, включая системные папки Windows, а также заносят сведения о местоположении файлов в системный реестр и другие файлы настройки (ini. файлы). Программа Norton Uninstall отслеживает местоположение всех необходимых для работы программы файлов и вносит, при необходимости, исправления в системный реестр и другие файлы.

Norton Uninstall также позволяет находить редко используемые или одинаковые файлы, находящиеся в разных папках, и избавляться от них, освобождая место на жестком диске.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота — значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Антивирусная защита документов в электронной форме

Сохранность документов в электронной форме не может быть обеспечена без использования специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные  программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют лечение зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

1. нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);
2. дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
3. документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дискетах, а в небольших фирмах им чаще всего является секретарь, должен первым делом, получив дискету, запустить антивирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Простейший  способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети, — программно (на уровне BIOS) отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия — сотрудники не будут устанавливать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям рабочего времени.

Если вам приносят документы на дискетах или вы работаете с электронной почтой — вы не застрахованы от заражения вирусом. Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известные отечественные программы: фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doctor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных — Norton Anti Virus фирмы Symantec.

Рис. 5 Окно программы Dr.Web for Windows

Максимальную  защиту от вирусов, переносимых на загрузочных секторах дискет, обеспечивают антивирусные программы, включающие в себя резидентный монитор — программу, автоматически запускаемую в момент включения компьютера и отслеживающую все обращения к дискам и файлам (AntiViral Toolkit Pro 3.0; Norton AntiVirus 4.0). Эти программы обнаруживают вирусы в момент обращения к дискете и позволяют сразу же их удалять или лечить зараженные файлы. Даже если сотрудник вставил зараженную вирусом дискету в компьютер и не запустил антивирусную программу, все равно вирус будет сразу же обнаружен и обезврежен.

Для максимальной безопасности компьютера рекомендуется периодически запускать антивирусную программу для проверки всех дисков компьютера либо только тех, в которые помещаются вновь поступающие документы. Такая проверка может запускаться как вручную, так и автоматически. Команда запуска AntiViral Toolkit Pro для этого помещается в папку Автозагрузка. Параметры проверки при этом задаются заранее заданной конфигурацией и параметрами командной строки. Компьютер в этом случае проверяется каждый раз при включении. Аналогичная программа — Norton AntiVirus включает в себя модуль Schedule, позволяющий запускать программу с заданной периодичностью в удобное пользователю время.

В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

• чтобы не допустить заражения компьютера вирусами, в фоновом режиме должна все время работать антивирусная программа;
• каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;
• сохраняйте результаты своей работы на сменном носителе;
• периодически выполняйте дефрагментацию жесткого диска (Defrag из комплекта Windows или Speed Disk из Norton Utilities) и ежемесячно запускайте программы диагностики, обнаружения и устранения неполадок;
• для освобождения места на жестком диске пользуйтесь специальными программами.

Архивное хранение документов на компьютере

Особенностью  электронного хранения является направление документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о  документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации — в зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы, информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, в зависимости от объема данных — типа Zip drive (100Mb), Jaz drive (1000Mb), CD-Record (650Mb — однократность записи гарантирует от случайного или умышленного стирания информации), магнитооптические библиотеки. Эти устройства, имея несколько меньшую скорость доступа к данным, по сравнению с жестким диском компьютера, тем не менее позволяют осуществлять поиск необходимой информации просто вставив диск с документами за соответствующий год (годы) в соответствующее устройство (дисковод) компьютера.

Особенно  актуальным перенос информации на сменные носители становится в организациях с большим объемом документооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнитооптика и тому подобные).

Документы, откладывающиеся  в делопроизводстве организации, учреждения, фирмы, имеют различную ценность, в зависимости от которой устанавливаются и различные сроки их хранения. Определение ценности документов и установление сроков их хранение называется экспертизой ценности документов. Документы, имеющие историческое, хозяйственное, практическое значение, имеют постоянный срок хранения. В фирме это небольшая часть документов — 1-2%. Сроки хранения, относящиеся к традиционному бумажному делопроизводству, действительны и для электронных архивов. Особенность электронного хранения — легкость изготовления копий документов, что позволяет все документы с постоянным сроком хранения немедленно после завершения делопроизводством копировать для архива с изготовлением страховых копий на сменных носителях. Однако для документов постоянного срока хранения, например, организационных документов, приказов по основной деятельности и так далее, долговременного — приказов по личному составу и тому подобное, пока что оставляются на хранение и оригиналы документов на бумажной основе.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной и определяются специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными).

В качестве места  для хранения документов обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производится автоматически. В небольших организациях это производится вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком  диске документов за определенный период, производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. Обязательным условием является проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы  используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

Однако документы  постоянного и долговременного  сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению — составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих операций необходимым является указание в регистрационной карточке исполненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия — для исходящих документов, когда подлинник отправляется по почте).