Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Октября 2012 в 14:18, реферат
Сегодня компьютер позволил кардинально реформировать сферу управления и теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.
ВВЕДЕНИЕ
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Текстовые редакторы
Программы подготовки презентаций и табличные процессоры
Прочие программы офисного назначения
СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ И ТЕХНИКА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Создание текста на компьютере
Набор текста на компьютере
Базовые функции редактирования текста на компьютере
Основные методы форматирования текстовых документов на компьютере
Оформление абзацев документа на компьютере
Создание индивидуального документа
Создание документов с помощью трафаретных текстов
Работа с «большими» документами
Хранение документов в электронной форме
Размещение документа на компьютере
Автоматизированные системы регистрации документов
Требования к системе электронного документооборота
Обеспечение сохранности документов в электронной форме
Антивирусная защита документов в электронной форме
Архивное хранение документов на компьютере
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа производить форматирование двумя способами:
Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров. Стандартными параметрами символьного оформления являются:
Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов. Разрядка - операция увеличение межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.
Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши [Enter] на клавиатуре при наборе текста. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной системы подготовки текстовых документов, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задания:
Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка.
Следует отличать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзацев позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца - для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа. Абзац с «выступом» - это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой.
Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.
Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сторон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста. Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, то есть существует два способа применения параметров абзацного оформления:
Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов. Стиль - описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество стилей - особенно в офисной среде - заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей.
Верстка страниц многостраничного документа.. Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки.
Под закладкой (bookmark), или меткой, понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:
Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания.
Подстрочные примечания оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание и в начале самого примечания. Перекрестная ссылка - это текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте.
Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно находится над текстом документа, и нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.
Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:
В управленческой деятельности встречаются ситуации, когда требуется составить документ с индивидуальным текстом, отражающим сложившуюся нестандартную ситуацию.
Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, из-за трудно доступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические материалы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.
Недорогие банки данных могут представлять собой тематическую подборку документов на компакт-диске, системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и тому подобные. Они предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами и доступ к самой свежей информации через Интернет. Такими документами могут быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, Санкт-Петербург и тому подобные), тематические подборки - таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, налогообложение и бухгалтерский учет и тому подобные. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты, при необходимости - распечатать подобранные материалы.
Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам.
Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при журнальной системе регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был затруднен. При картотечной системе регистрации тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризированная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию.
Третий этап подготовки документа - сбор данных по конкретной ситуации. На этом этапе могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме. Один из наиболее распространенных методов сбора информации - это поиск в Интернете. Например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и тому подобное.
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедренные в него аудио, видео и другие компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и тому подобное.
Вставка объектов любого типа в документ производится командой «Объект» в меню «Вставка».
Процесс создания
трафаретных текстов был
Трафарет - заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом.
Разработка трафарета
включает: выявление типовой управленческ
Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, то есть не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.
Как правило,
типовой текст уже имеет
Помимо полностью
составленных текстов конкретных документов
большое распространение в
Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Важный этап настройки шаблона — создание собственного набора элементов (меню «Вставка», команда «Автотекст»). Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав условное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру и тому подобное.) и нажав «F3». При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица и любой другой объект. Word 2000 включает в себя специальную панель инструментов «Автотекст» и заранее созданный набор наиболее часто встречающихся выражений, сгруппированный по темам: приветствие, прощание, подпись, указания. Word 2000 имеет также функцию автозавершения для автоматического ввода элементов автотекста. Достаточно набрать несколько первых букв и заложенное в память машины выражение появится на экране в виде «всплывающей подсказки». Достаточно нажать «Enter» и текст будет вставлен в документ. Особенно удобна функция «Автозаполнения» для вставки длинных названий и устойчивых словосочетаний. Эта возможность не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Информация о работе Современные подходы к автоматизации делопроизводства