Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Упрощает  создание документа наличие в  шаблоне полей-списков раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения.

Разработка и создание сложных шаблонов, как правило, производится совместно лицом, ответственным за делопроизводство или соответствующим специалистом (юристом, кадровиком, бухгалтером, менеджером и тому подобными), и сотрудником отдела информатизации (программистом). В небольших организациях, где все обязанности по документационному обеспечению возложены на секретаря-референта же выполняет создание шаблонов документов.

Шаблоны могут содержать текстовые  поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить переменную информацию. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания. Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу.

Создание шаблонов рационально  строить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и тому подобное. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Работа с «большими» документами

Под «большим»  документом в системе подготовке текстовых документов понимается документ, имеющий не только большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различного рода статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и прочее.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне иерархии находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя.

Для эффективной  работы с «большими» документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

• создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например, повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;
• просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;
• создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

Создание  «большого» документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков.

Документ  можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты.

Большинство текстовых  процессоров поддерживает концепцию составного документа — контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти «ложные задачи.

Данные, вставленные  в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. При добавлении объекта в документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или вниз по странице, объект перемещается вместе с ним.

Хранение документов в электронной форме

С переходом  делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Кроме документов, изначально существующих в электронном виде — созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще больше обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.

Хранение  документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл должен получить свое имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами.

Так как документ может быть создан различными программами, каждая из которых по своему записывает документ, не говоря уже о том, что документ может быть текстовым, графическим, аудио-визуальным и тому подобным, то для указания на тип файла и на программу, с помощью которой следует работать с документом, используется так называемое расширение (часть имени файла, следующая за точкой) до трех знаков. Например, текстовый редактор MS Word сохраняет файлы, присваивая им расширение doc, редактор «Блокнот» (Notepad) присваивает файлам расширение txt, Write — wri и тому подобные.

В используемой до недавнего времени операционной системе типа DOS (disk operating system) приняты имена файлов с длиной до восьми знаков. Современные операционные системы типа Windows позволяют использовать в имени файла до 250 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.

Однако в  случае использования длинного имени  старыми приложениями (программами), ориентированными на DOS, эти имена сокращаются до стандартных 8 знаков. Поскольку файлы с длинными именами могут иметь повторяющуюся начальную часть, в имени в формате DOS сохраняются только первые шесть знаков, а последующая часть заменяется тильдой (знак в виде волнистой черты ~) и номером файла. Кроме того, программы, рассчитанные на использование в DOS, могут вообще не прочитать длинное имя файла, записанное русскими буквами. Поэтому в случае, если документ передается на компьютер, работающий под управлением DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS — 8.3 (то есть 8 латинских букв имени и 3 знака расширения).

Размещение документа на компьютере

Создаваемый документ необходимо сохранить в  памяти компьютера — записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего  необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом образуется многоуровневая иерархическая структура папок.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника — «Документы Петрова», «Документы Смирнова». Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее  простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, то есть группировка документов по их видам.

Начинаться  название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и тому подобное). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве; вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы) и тому подобное. В отличие от традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка может производиться в несколько уровней. Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку.

Если во вкладке «Сервис» -> «Параметры» на закладке «Сохранение» установлена опция «Предлагать заполнение свойств документа», то при первом сохранении будет предложено заполнить вкладку «Свойства» документа с полями: название документа, его тема, ключевые слова, заметки и другим. При этом в. соответствующих полях автоматически проставляется автор документа и название организации. В системах автоматизированного делопроизводства заполнение аналогичной вкладки свойств документа является обязательным при его сохранении. Эти сведения в дальнейшем могут быть использованы для поиска документа. В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договора», «переписка с фирмой Т», «типовые соглашения» и тому подобное. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы данных.

Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и тому подобное), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений — пароль не вводится. Если все сотрудники должны иметь возможность ознакомления с документами, находящимися в папке, но только некоторые — возможность добавлять и исправлять документы, — может не устанавливаться пароль для чтения, но быть установлен пароль для полного доступа.

Следующий этап — установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера. Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы — в последнем случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором они работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которым установлен доступ, должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как если вы включаете компьютер в тот момент, когда сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), это приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому  в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы, рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от нескольких до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников.

Документы в  процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Автоматизированные системы  регистрации документов

Нормальная работа отдела, подразделения, организации возможна только тогда, когда необходимая  информация, любой документ могут  быть быстро найдены. Ни один требующий  ответа документ не должен остаться без  исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто. А это может быть достигнуто только учетом всех документов путем их регистрации и организацией контроля за их исполнением.

Все документы организации, существующие как в бумажной, так  и в электронной форме, подлежат регистрации. Поскольку сегодня регистрация как бумажных, так и существующих в электронной форме документов производится в компьютере, современные автоматизированные системы регистрации документов позволяют связать файл документа с его регистрационной карточкой в базе данных о документах организации, учреждения, фирмы. Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию с обязательным заполнением пользователем регистрационной карточка уже при первом сохранении документа. При этом сохранение документа происходит одновременно с его регистрацией.

Регистрация документов определяется ГОСТом как «фиксация факта создание либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

До начала 1970-х гг. в учреждениях регистрация осуществлялась путем записи сведений о документе в специальный журнал. Такая система приводила к многократной регистрации документа в различных структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документе, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправлен.