Современные подходы к автоматизации делопроизводства

На смену журнальной пришла карточная система регистрации, когда на каждый документ, под, копирку  заполнялось от 2 до 5 экземпляров  регистрационной карточки. В информационно-справочной картотеке карточки располагают по алфавиту корреспондентов, либо по вопросам деятельности или по какому-либо другому используемому в организации поисковому признаку (например, географическому). Эта картотека позволяет быстрее находить нужные документы. Для документов, находящихся на контроле, создается контрольная картотека, в которой карточки расположены по срокам исполнения документов. Такая система более удобна, чем журнальная и до сих пор еще используется в учреждениях, но ее недостатком является необходимость ведения сразу нескольких картотек, которые при большом документообороте требуют значительных площадей для своего размещения, и составления карточек в необходимом количестве экземпляров. Ручные картотеки имеют и ограниченные возможности поиска документов.

Компьютерные технологии позволяют использовать электронный  вариант картотек — базы данных.

В простейшем варианте база данных — это та же картотека, только находящаяся в памяти компьютера и позволяющая искать документ или группу документов по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации: автору документа, исполнителю, теме, дате получения или составления документа, его номеру и т.п.

В нормативно-методической литературе основным принципом организации  регистрации документов всегда считалась однократность, которая достигалась только путем централизованной обработки и регистрации документов в канцелярии и заполнении нескольких карточек под копирку. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализованно по месту получения (отправки) документов с передачей информации о регистрируемых документах в центральную базу данных. Это особенно актуально, когда документы поступают и отправляются по факсимильной связи или электронной почте непосредственно из подразделений.

Регистрация проводится путем заполнения регистрационной  карточки на экране компьютера и перенесения  регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении  документа.

Существует целый ряд готовых программ, предназначенных для регистрации документов и осуществления контроля исполнения и работающих как в DOS, так и в Windows. Однако для крупных организаций, особенно применяющих децентрализованную регистрацию с использованием локальной сети, система регистрации может быть достаточно легко разработана в индивидуальном порядке на базе программ — систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access.

При внедрении автоматизированной системы регистрации и контроля можно столкнуться с сопротивлением сотрудников организации, недовольных усилением контроля за своей деятельностью и дополнительными трудозатратами на регистрацию документов. Однако уже через несколько месяцев после внедрения автоматизированной системы регистрации сокращается время на поиск документов и значительно улучшается исполнительская дисциплина в организации, на предприятии, в фирме.

Особенно заметный эффект внедрение  системы дает в небольших, но быстро растущих организациях, которые чаще сталкиваются с проблемами организации  документооборота и управления в целом.

Требования к системе электронного документооборота

Рассмотрим общие требования к  системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Система электронного документооборота должна поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность должна определяться только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем. Например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Одним из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе, является надежность хранения документов в электронной форме.

Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ);
• антивирусной защиты.

Первая  задача — это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для ее решения служат устройства, которые так и называются «источник бесперебойного питания» (ИБП). В своей основе ИБП представляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети.

Например, одна из наиболее распространенных моделей — Back UPS фирмы АРС. В случае выхода напряжения за пределы установленного значения (как правило, ниже 197 V или выше 254 V) происходит автоматическое переключение на питание от аккумулятора. Поскольку время переключения составляет 2 - 5 миллисекунд, то компьютер как бы «не замечает» этого и продолжает работать.

Время работы компьютера от аккумулятора ИБП зависит от потребляемой компьютером мощности и емкости самого ИБП. Поэтому при выборе ИБП необходимо учитывать как потребляемую мощность компьютера, так и необходимое время работы от батарей. ИБП должен обеспечивать время работы, достаточное для возобновления электропитания в сети или для корректного завершения всех работающих программ.

Современные ИБП часто комплектуются программным обеспечением, позволяющим даже в отсутствие пользователя при перебоях в электропитании корректно завершить работу всех программ. Однако на практике такое программное обеспечение применяется только в больших организациях для поддержки круглосуточно работающих серверов, тем более что для обмена данными между ИБП и компьютером используется специальный кабель и занимается коммуникационный порт.

В случае, если в помещении офиса не наблюдается  перебоев в электропитании, а на компьютерах не выполняется критически важных программ (например, типичный офис, в котором используются программы типа MS Word и Excel), потребности в источниках бесперебойного питания может вообще не быть. Достаточно установить режим автоматического сохранения и даже в случае непредвиденных обстоятельств максимум неприятностей — это потеря последних 5 - 10 минут работы (Команда «Сервис» -> «Параметры», -> «Сохранение» -> «Автосохранение каждые 10 минут» — для MS Word, или «Сервис» -> «Автосохранение» — для MS Excel). Другое простейшее средство обеспечения сохранности документов в MS Word — установить автоматическое создание резервной копии («Сервис» -> «Параметры» -> «Сохранение» -> «Всегда создавать резервную копию»).

Вторая  задача — это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, что обеспечивает восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске и тому подобном). Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации  резервного копирования включает в  себя:

1. выбор оптимального устройства, на которое будет производиться резервное копирование;
2. организация процедуры периодического копирования.

Для обеспечения восстановления работоспособности компьютера имеет  смысл сделать полную копию содержимого жесткого диска после установки всего программного обеспечения. В сочетании с наличием специального загрузочного диска для каждого компьютера (rescue disk) это позволит в случае каких-либо сбоев быстро восстановить работоспособность системы. В дальнейшем производится копирование только создаваемых документов и пополняемых баз данных.

Если в  маленькой фирме всего несколько  отдельно стоящих компьютеров, то достаточно установить правило, что каждый сотрудник в конце дня копирует созданные за день документы на дискету (для новых компьютеров — на Zip). Другой вариант для маленьких фирм — сотрудник, назначенный ответственным за резервное копирование, не реже 1 раза в неделю (периодичность копирования зависит от объема и важности создаваемых документов) в конце дня или перед началом работы обходит все компьютеры фирмы с переносным устройством типа Zip и копирует все документы, созданные или измененные за период с предыдущего копирования. Дискеты с резервными копиями документов должны храниться в надежном месте, защищенном от воздействия магнитных полей, тепла и прямого солнечного света (лучше всего в сейфе). Периодически необходимо производить проверку сохранности носителей путем выборочного чтения файлов, а также специальными программами типа Norton Disk Doctor.

Если в  организации имеется файл-сервер, на котором размещаются все документы, то резервное копирование осуществляется централизованно путем периодического копирования папок с документами с жесткого диска сервера на сменный носитель. Такая процедура может осуществляться автоматически с заданной периодичностью. Как правило, файл-серверы стандартно оснащаются средствами резервного копирования,

При наличии  локальной сети копирование может  осуществляться на один сменный носитель, но поскольку такое копирование интенсивно загружает сеть, то копирование, как правило, производится в конце рабочего дня.

В зависимости  от интенсивности создания и модификации документов в организации копирование может проводиться ежедневно или 1 раз в неделю, например по пятницам.

Периодичность копирования устанавливается с  учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5 - 15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

При проведении страхового копирования файлов необходимо включать опцию проверки записи. В этом случае скопированные файлы будут сравниваться с исходными, что даст дополнительную гарантию их сохранности. Это предупредит ситуацию, когда именно в тот момент, когда потребуется восстановить документ, выяснится, что необходимый вам файл, который считается записанным на внешний носитель, также не читается. Если вы не являетесь обладателем накопителя, который автоматически производит верификацию во время записи, проверьте, включена ли в настройках ПО опция проверки записи. Это вдвое увеличит время резервного копирования, но так вы обеспечите максимальную сохранность данных. Чтобы убедиться в корректности записанной информации, восстановите на диск несколько произвольных файлов, записанных в начале, середине и конце носителя.

Третья  задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и тому подобное. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Вот несколько  программ, позволяющих избежать проблем при работе компьютера:

1. Norton CrachGuard;
2. Norton Utilities;
3. Norton Uninstaller.

Norton CrachGuard является наиболее простой в использовании, но одной из самых нужных программ. Эта программа автоматически запускается при включении компьютера и работает в фоновом режиме.

В этом случае нажатие кнопки «Fix Program» позволяет активизировать «зависшую» программу и сохранить данные или документ, с которым ведется работа. Кнопка «Close Program» позволяет закрыть программу, давшую сбой, не прибегая к перезагрузке компьютера.