Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Для выделения  важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако если текст будет распечатываться на черно-белом принтере, следует иметь в виду, что некоторые цвета при распечатке дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста - использование  рамок. В Word для обрамления используется специальная панель инструментов «Границы и заливка».

Рис. 4 Окно команды «Границы и заливка» в меню «Формат»

Рамки удобно применять  для пояснений в организационных  документах, таких как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме, одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках - англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие словари, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

Набор текста на компьютере

При современном  уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура персонального компьютера (ПК) остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана дисплея - текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, то есть позиция ввода, отмечается специальным знаком - курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода - вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а, следовательно, увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша [Backspace] удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша [Delete] удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мягкий» указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы. Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жесткий» конец строки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши [Enter] для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте. Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, то есть ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

Базовые функции  редактирования текста на компьютере

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. К основным операциям редактирования принято относить следующие:

• добавление фрагмента текста;
• удаление фрагмента текста;
• перемещение фрагмента текста;
• копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (выделенная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента - один символ, максимальный - весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагающих принципов работы системы подготовки текстов. Различают строчные, прямоугольные выделенные фрагменты либо цепочки символов. Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо цветом, либо негативным изображением.

Для добавления одного или нескольких символов система подготовки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый курсор - в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если включен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов используются клавиши [Delete] или [Backspace]. При нажатии клавиши [Delete] удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши [Backspace] удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Технология удаления больших фрагментов текста предполагает предварительное выделение фрагмента для редактирования.

Удаление  может быть произведено двумя  способами:

• выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;
• выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов. Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования  информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

• предварительно копируемый текст должен быть выделен, а затем специальной командой «Копировать» системы подготовки текстов помещен во временный буфер хранения, при этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;
• текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;
• копия фрагмента извлекается из буфера и располагается начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для выполнения перемещения фрагмента текста с использованием временного буфера хранения технологические операции следующие:

• выделение нужного фрагмента;
• удаление в буфер временного хранения;
• перемещение курсора в нужное место документа;
• вставка содержимого буфера в документ.

Операция  поиска в среде программы обработки текста может выполняться следующим образом. Это может быть поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя системы подготовки текстового документа сводятся к следующей цепочке операций:

• задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);
• указывается направление поиска (вперед от текущей позиции курсора либо назад);
• система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента, при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

Другой вариант  поиска предполагает, что текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени.

Основные методы форматирования текстовых документов на компьютере

Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста: непосредственное оформление, когда форматирование применяется предварительно выделенному фрагменту через команды меню, и оформление с помощью стиля. Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования.

Различают три типа форматирования прозаических документов:

• символьное (или шрифтовое оформление);
• форматирование абзаца документа;
• оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.

Оформление  символов текста. Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт — комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание  шрифта или гарнитура — графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Размер  шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт - единица измерения, принятая в полиграфии. Кроме пункта используется питч (pitch) - количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р.

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные, или фиксированные, у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные, у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»).

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

• не используйте на одной странице много видов гарнитур, максимально рекомендуется 3 типа гарнитуры;
• страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;
• придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице;
• не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом.

При работе на ПК приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем именно идет речь - о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории.

Матричные шрифты. Еще недавно эта категория являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точечные» изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. Чем выше разрешающая способность устройства, тем выше и качество прорисовки контуров символов. Однако разрешение обычного монитора намного хуже, чем разрешение самого «слабого» принтера. По этой причине нельзя добиться полного соответствия изображения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект.

Свободно  масштабируемые шрифты. Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Масштабируемые шрифты обладают рядом значительных преимуществ по сравнению с растровыми. Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают большее разнообразие размеров.

Масштабируемые  шрифты могут использоваться как  для вывода текста на экран, так и  на принтер. Программа, выводящая изображение символа на принтер, может полностью использовать максимальное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати.