Современные подходы к автоматизации делопроизводства

По окончании  делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (то есть, в основном, в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные  правила предусматривают составление  описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность. В описи документов постоянного срока хранения указывается № дела, заголовок документа, дата документа и количества листов. Документы внутри дела также могут быть пронумерованы.

Опись подписывается  составителем описи и лицом, ответственным за архив, одобряется экспертной комиссией и утверждается руководителем организации. В случае передачи документов на государственное хранение, по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном мире документ многофункционален. Его главное  назначение – запечатлеть, зафиксировать  информацию, чтобы ее можно было передать на расстояние и использовать во времени.

Поэтому первая задача в  делопроизводстве, на решение которой  был использован персональный компьютер, - это создание документов, то есть фиксация информации.

Созданный документ надо передать адресату. Компьютер становится средством коммуникации. Для передачи документов внутри организации компьютеры связывают между собой – создаются локальные сети; появляются средства передачи документов по телефонным линиям связи, позволяющие быстро переслать документ в другую страну или даже часть света. Поэтому вторая задача делопроизводства, которую решает персональный компьютер, - передача документа на расстояние.

Полученные документы  обрабатываются, их необходимо зарегистрировать и проконтролировать исполнение. Регистрация и контроль исполнения – третья задача, решаемая специальным программным обеспечением.

И, наконец, четвертая  задача – сохранение и быстрый  поиск информации, то есть организация  хранения документов и информационно-справочная работа. Компактность хранения, быстрый  поиск необходимого документа, создание подборок документов по заданной тематике – все это достигается путем создания электронного архива.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Глушаков С.В., Сурядный А.С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров. – М.:ООО «Издательство АСТ», 2002. – 500 с.
2. Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности: экзаменационные ответы. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001.т – 288 с.
3. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. – М.: «Проспект», 1999. – 80 с.